Tổng hợp đầy đủ và chính xác nhất các điều kiện khấu trừ thuế GTGT mới nhất theo quy định pháp luật hiện hành. Bao gồm hóa đơn, chứng từ, thanh toán và các lưu ý quan trọng.

Tóm tắt các ý chính

  • Hóa đơn hợp pháp là điều kiện tiên quyết: Doanh nghiệp cần có hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế GTGT (đối với hàng nhập khẩu hoặc nộp thuế thay cho phía nước ngoài) để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Hóa đơn điện tử tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP là bắt buộc.
  • Thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch lớn: Các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng hoặc ví điện tử, với nội dung chuyển khoản ghi rõ thông tin hóa đơn, hợp đồng để đảm bảo tính hợp lệ.
  • Phục vụ hoạt động chịu thuế GTGT: Thuế GTGT đầu vào chỉ được khấu trừ khi hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT. Nếu sử dụng cho cả hoạt động chịu và không chịu thuế, cần hạch toán riêng hoặc khấu trừ theo tỷ lệ doanh thu.
  • Trường hợp đặc thù cần lưu ý: Đối với hàng xuất khẩu, cần hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và tờ khai hải quan. Đối với tài sản cố định, thuế GTGT của ô tô dưới 9 chỗ có giá trị vượt 1,6 tỷ đồng không được khấu trừ phần vượt.
  • Kiểm tra và lưu trữ cẩn thận: Doanh nghiệp phải kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử, đối chiếu chứng từ, kê khai đúng hạn và lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán.
  • Không khấu trừ trong các trường hợp sai quy định: Hóa đơn sai quy định, không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (cho hóa đơn từ 20 triệu đồng), hoặc hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động không chịu thuế GTGT sẽ không được khấu trừ

Việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào là một nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng tài chính và tối ưu hóa chi phí. Tuy nhiên, các quy định liên quan lại thường xuyên được cập nhật, đòi hỏi kế toán phải nắm vững để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ tổng hợp và làm rõ các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào mới nhất áp dụng cho năm 2025, giúp bạn tuân thủ đúng và đủ quy định pháp luật.

Căn cứ pháp lý:

I. Điều kiện chung để khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời các điều kiện cốt lõi sau đây theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.

1. Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Phải có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào. Hiện nay, hóa đơn được sử dụng chủ yếu là hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

  • Đối với hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu: Phải có chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu.
  • Đối với trường hợp nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài: Phải có chứng từ nộp thuế GTGT theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
  • Trường hợp đặc biệt như sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng cần tuân thủ đúng quy định.

2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Điều kiện này áp dụng cho các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được chấp nhận bao gồm: chuyển khoản qua ngân hàng, thanh toán qua ví điện tử được cấp phép, chuyển khoản từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán.

Lưu ý quan trọng: Nội dung chuyển khoản cần ghi rõ thông tin thanh toán cho hóa đơn, hợp đồng nào để đảm bảo tính hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra.

3. Hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động chịu thuế GTGT

Đây là nguyên tắc cơ bản: Thuế GTGT đầu vào chỉ được khấu trừ khi hàng hóa, dịch vụ mua vào được sử dụng cho mục đích sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT.

Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được sử dụng đồng thời cho cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế, doanh nghiệp phải thực hiện hạch toán riêng. Nếu không hạch toán riêng được, thuế đầu vào sẽ được khấu trừ theo tỷ lệ (%) doanh thu chịu thuế GTGT so với tổng doanh thu.

II. Quy định khấu trừ thuế GTGT trong một số trường hợp đặc thù

Ngoài các điều kiện chung, pháp luật cũng có những quy định riêng cho các trường hợp đặc biệt mà doanh nghiệp cần nắm rõ.

1. Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ngoài 2 điều kiện về hóa đơn và thanh toán, doanh nghiệp xuất khẩu cần có thêm:

  • Hợp đồng ký kết với bên mua ở nước ngoài.
  • Hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng đối với khu phi thuế quan).
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng.
  • Tờ khai hải quan đã được thông quan theo quy định.

2. Đối với tài sản cố định

Thuế GTGT đầu vào của tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ toàn bộ.

Trường hợp đặc biệt: Đối với ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô chuyên dùng cho kinh doanh vận tải, du lịch, khách sạn) có giá trị chưa bao gồm thuế GTGT vượt trên 1,6 tỷ đồng, phần thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần giá trị vượt trên 1,6 tỷ sẽ không được khấu trừ.

Thuế GTGT của TSCĐ, máy móc, thiết bị phục vụ cho người lao động tại doanh nghiệp (nhà ăn, phòng thay đồ, nhà vệ sinh…) vẫn được khấu trừ toàn bộ.

3. Các trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

  • Hóa đơn không đúng quy định của pháp luật như: không ghi hoặc ghi sai các chỉ tiêu bắt buộc, hóa đơn giả, hóa đơn bị tẩy xóa.
  • Từ ngày 01/7/2025, mọi hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), kể cả hàng nhập khẩu, mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
  • Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho các hoạt động không chịu thuế GTGT.
  • Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào mà phần chi phí không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
  • Lưu ý: Nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt.

Phần thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ sẽ được hạch toán vào chi phí để tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc vào nguyên giá của tài sản cố định.

Doanh nghiệp phải kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử, đối chiếu chứng từ, kê khai đúng hạn và lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán.
Doanh nghiệp phải kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử, đối chiếu chứng từ, kê khai đúng hạn và lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán.

III. Các bước kiểm tra và lưu ý khi thực hiện khấu trừ

Để đảm bảo quá trình khấu trừ thuế diễn ra thuận lợi và đúng luật, Kế toán Thuận Thiên khuyên bạn nên thực hiện đầy đủ các bước sau:

1. Kiểm tra và đối chiếu hóa đơn

  • Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
  • Đối chiếu thông tin trên hóa đơn (tên hàng hóa, số lượng, đơn giá,…) với hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng và thực tế nhận hàng.

2. Kiểm soát chứng từ thanh toán

  • Đối với các hóa đơn giao dịch hàng hóa – dịch vụ, phải đảm bảo có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi…) khớp đúng với số tiền và thông tin của bên bán trên hóa đơn.
  • Lập bảng theo dõi các hóa đơn đến hạn thanh toán để tránh bỏ sót.

3. Kê khai đúng hạn

  • Tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ để lập tờ khai thuế GTGT theo tháng hoặc theo quý.
  • Nộp tờ khai và tiền thuế (nếu có) đúng thời hạn quy định (chậm nhất là ngày 20 của tháng sau đối với tờ khai tháng, và ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau đối với tờ khai quý).

4. Lưu trữ hồ sơ, chứng từ

  • Tất cả hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến việc khấu trừ thuế phải được lưu trữ đầy đủ.
  • Theo Luật Kế toán, thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Doanh nghiệp nên lưu trữ cả bản mềm và bản giấy (nếu có) để sẵn sàng cung cấp khi có thanh tra, kiểm tra.

IV. Tóm tắt điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Tóm lại, để được khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt 3 điều kiện chính: hóa đơn hợp pháp, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho mọi giá trị hóa đơn giao dịch và hàng hóa, dịch vụ phải phục vụ cho hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT.

Việc nắm vững các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình mà còn tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các văn bản pháp luật mới để áp dụng kịp thời và chính xác.

Câu Hỏi Thường Gặp

Được khấu trừ nếu có đầy đủ hóa đơn hợp pháp mang tên và mã số thuế của công ty, chứng từ thanh toán theo quy định và các chi phí này phải được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc quy chế công tác phí của công ty.

Có, việc thanh toán bằng hình thức bù trừ công nợ giữa bên mua và bên bán được xem là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Tuy nhiên, các bên phải có biên bản đối chiếu công nợ chi tiết, xác nhận và việc bù trừ này phải được quy định rõ trong hợp đồng kinh tế.

Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa bị tổn thất không được bồi thường. Điều kiện là phải có đầy đủ hồ sơ chứng minh như: biên bản xác nhận của cơ quan chức năng (công an, cứu hỏa), xác nhận của công ty bảo hiểm về việc không bồi thường, và hồ sơ xác định giá trị tổn thất.

Theo một số hướng dẫn của cơ quan thuế, trường hợp hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế thì bên mua vẫn được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và tránh tranh cãi về sau, doanh nghiệp nên yêu cầu bên bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định.

Có, doanh nghiệp trong giai đoạn đầu tư, chưa đi vào hoạt động và chưa có doanh thu vẫn được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định mua vào. Số thuế chưa được khấu trừ hết sẽ được chuyển sang các kỳ tiếp theo để khấu trừ hoặc được xét hoàn thuế trong một số trường hợp cụ thể.