Thực tập sinh không xác định theo thời gian làm việc để tham gia BHXH, mà dựa trên bản chất quan hệ hai bên. Nếu thỏa thuận thể hiện quan hệ lao động – gồm có trả công hoặc tiền lương, có sự quản lý, điều hành, giám sát và hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên – thì thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc ngay khi phát sinh đủ điều kiện. Nhiều doanh nghiệp hay nhầm vì dùng tên “hợp đồng thực tập” nhưng nội dung lại là hợp đồng lao động.
Mốc cần nhớ: Nếu thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, đơn vị kê khai và nộp hồ sơ trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Có thuộc diện tham gia BHXH không | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Thực tập sinh có hợp đồng thể hiện quan hệ lao động, có lương, có quản lý, thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên | Có | Tên hợp đồng không quyết định, cần nhìn vào nội dung thực tế |
| Thực tập theo giấy giới thiệu hoặc tiếp nhận của nhà trường | Không mặc nhiên thuộc diện | Thường là mục tiêu học tập, không phải quan hệ lao động |
| Hợp đồng thực tập thuần túy để đào tạo, học nghề, tập nghề | Không thuộc diện nếu không có bản chất của hợp đồng lao động | Phần này hay bị bỏ sót khi doanh nghiệp vừa đào tạo vừa giao việc như nhân sự chính thức |
| Không có trả lương, chỉ hỗ trợ phụ cấp | Không mặc nhiên thuộc diện | Cần xem thêm có yếu tố quản lý, điều hành, giám sát như quan hệ lao động hay không |
II. Khi nào thực tập sinh được tham gia BHXH?
1. Không tính theo thời gian thực tập
Điểm cốt lõi: không có quy định buộc phải làm đủ một thời gian thực tập rồi mới tham gia BHXH. Khi thực tập sinh có đủ dấu hiệu của quan hệ lao động và hợp đồng từ đủ 01 tháng, họ sẽ thuộc diện tham gia từ thời điểm phát sinh điều kiện.
2. Xác định theo bản chất hợp đồng
Việc xác định không dựa vào tên văn bản mà dựa vào nội dung thực tế. Nếu thỏa thuận mang tên “thực tập”, “cộng tác”, “đào tạo” nhưng có nội dung về việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát, thì được xem như quan hệ lao động để áp dụng BHXH bắt buộc. Đây là điểm dễ bị truy đóng vì doanh nghiệp thường đặt tên hợp đồng đúng ý mình nhưng vận hành lại khác.
Ví dụ thực tế
Một thực tập sinh làm việc toàn thời gian, nhận khoản trả công cố định hằng tháng, có người quản lý giao việc và đánh giá kết quả, hợp đồng kéo dài 02 tháng. Dù văn bản ghi “hợp đồng thực tập”, trường hợp này vẫn cần soi vào bản chất quan hệ lao động để xử lý BHXH.
III. Trường hợp nào thường không thuộc diện tham gia?
1. Thực tập theo chương trình học
Nếu chỉ là thực tập theo giấy giới thiệu hoặc tiếp nhận của nhà trường, hoặc chủ yếu để quan sát, trải nghiệm nghề nghiệp, thì thường không hình thành quan hệ lao động. Hồ sơ tiếp nhận nên thể hiện rõ mục tiêu học tập để tránh hiểu sai khi rà soát nội bộ.
2. Học nghề, tập nghề, đào tạo thuần túy
Nếu thỏa thuận chỉ phục vụ mục tiêu đào tạo, học nghề, tập nghề và không có bản chất của hợp đồng lao động, thì không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
3. Chỉ hỗ trợ phụ cấp, không mặc nhiên là tiền lương
Nếu không có trả lương mà chỉ hỗ trợ phụ cấp, hoặc không có sự quản lý, điều hành, giám sát như quan hệ lao động, thì không mặc nhiên phải đóng BHXH bắt buộc. Khi thanh tra, hồ sơ thể hiện khoản chi này là phụ cấp hỗ trợ hay tiền lương thực tế thường được kiểm tra đầu tiên.
Lưu ý quan trọng
- Tên gọi hợp đồng không quyết định việc có tham gia BHXH hay không.
- Cần kiểm tra đồng thời 3 yếu tố: có trả công hoặc tiền lương, có quản lý điều hành giám sát, thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.
IV. Thời điểm đăng ký, hồ sơ và rủi ro khi làm chậm
1. Thời điểm đăng ký
Nếu thực tập sinh thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, người sử dụng lao động kê khai và nộp hồ sơ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia. Không có cơ chế chờ thực tập đủ thời gian rồi mới đăng ký.
Mức xử lý cần chú ý: Chậm đóng hoặc không đăng ký đúng hạn có thể bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền phải nộp BHXH bắt buộc, BHTN; mức tối đa 75 triệu đồng đối với cá nhân, gấp đôi đối với tổ chức; đồng thời phát sinh lãi 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng.
2. Hồ sơ thường dùng khi đăng ký
| Loại giấy tờ | Biểu mẫu/hồ sơ |
|---|---|
| Tờ khai của người lao động | Mẫu TK1-TS |
| Tờ khai của đơn vị | Mẫu TK3-TS |
| Danh sách lao động | Mẫu D02-TS |
| Giấy tờ cá nhân | Bản sao CCCD |
| Hợp đồng | Hợp đồng lao động |
Lưu ý quan trọng
Doanh nghiệp thường để thực tập sinh làm việc như nhân viên chính thức nhưng hồ sơ lại chỉ lưu giấy tiếp nhận hoặc thỏa thuận sơ sài. Nếu nội dung công việc, trả công và cách quản lý đã thể hiện quan hệ lao động, việc chậm đăng ký có thể dẫn đến truy đóng và xử phạt hành chính. Khi rà soát hồ sơ, cần đối chiếu hợp đồng, bảng chấm công, bảng thanh toán và cách phân công công việc để nhận diện đúng ngay từ đầu.
