Thực tập sinh không mặc nhiên thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Yếu tố then chốt là bản chất thỏa thuận với đơn vị tiếp nhận. Nếu có việc làm, có trả công hoặc tiền lương, có sự quản lý, điều hành, giám sát như người lao động, đồng thời hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên (hoặc văn bản tên khác nhưng đủ dấu hiệu quan hệ lao động), thì thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Ngược lại, nếu chỉ là thỏa thuận thực tập thuần túy đào tạo, trải nghiệm; không trả lương hoặc chỉ hỗ trợ chi phí, trợ cấp đào tạo và không quản lý như nhân sự chính thức, thì chưa phải đăng ký BHXH bắt buộc.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách xác định | Khả năng tham gia BHXH |
|---|---|---|
| Thực tập thuần túy để học nghề, trải nghiệm | Không trả lương hoặc chỉ hỗ trợ chi phí, trợ cấp đào tạo; không quản lý như người lao động | Không mặc nhiên thuộc diện BHXH bắt buộc |
| Ký hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên | Có quan hệ lao động rõ ràng | Thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc |
| Văn bản ghi là “hợp đồng thực tập” nhưng thực tế có việc làm, có trả lương/thù lao, có quản lý giám sát | Xét theo bản chất, không chỉ xét tên gọi | Có thể bị coi là quan hệ lao động và thuộc diện BHXH bắt buộc |
| Hợp đồng thử việc riêng | Thử việc theo pháp luật lao động | Không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc |
| Người lao động thuộc diện BHXH bắt buộc được cử đi thực tập và vẫn hưởng lương trong nước | Vẫn đang trong diện tham gia | Vẫn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc |
Mốc kiểm tra quan trọng là 01 tháng và thời hạn đăng ký trong 30 ngày kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực nếu người thực tập thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
II. Khi nào thực tập sinh thuộc hoặc không thuộc diện BHXH?
1. Trường hợp không thuộc diện BHXH bắt buộc
- Thực tập sinh tham gia theo chương trình của trường hoặc theo thỏa thuận thực tập để học nghề, trải nghiệm, đào tạo.
- Không có trả lương, thù lao mà chỉ có khoản hỗ trợ chi phí hoặc trợ cấp đào tạo.
- Không có yếu tố quản lý, điều hành, giám sát như đối với người lao động.
- Là hợp đồng thử việc riêng theo pháp luật lao động.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp ký “thỏa thuận thực tập” nhưng giao việc như nhân sự chính thức. Nếu hồ sơ thể hiện mục tiêu chính là đào tạo và không có cơ chế quản lý như lao động thông thường, thì khả năng thuộc diện BHXH bắt buộc sẽ thấp hơn.
2. Trường hợp thuộc diện BHXH bắt buộc
- Ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.
- Văn bản mang tên “hợp đồng thực tập”, “thỏa thuận thực tập” hoặc tên gọi khác nhưng nội dung thực tế có đủ dấu hiệu: có việc làm, có trả lương/thù lao và có sự quản lý, điều hành, giám sát.
- Người lao động đang thuộc đối tượng BHXH bắt buộc được đơn vị cử đi thực tập trong hoặc ngoài nước mà vẫn hưởng tiền lương ở trong nước.
Tên gọi của hợp đồng không phải yếu tố quyết định. Khi làm việc với cơ quan thanh tra, họ sẽ kiểm tra người thực tập có nhận lương, có chấm công, có người quản lý trực tiếp và có giao chỉ tiêu công việc hay không. Do đó, hãy kiểm tra bản chất hồ sơ ngay từ đầu để tránh sai lệch trong cách xử lý.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp ký “thỏa thuận thực tập” 03 tháng, giao việc cố định hằng ngày, có chấm công, có quản lý trực tiếp và trả khoản tiền hàng tháng như lương. Sai lầm thường gặp là doanh nghiệp nghĩ chỉ cần đổi tên văn bản là không phải tham gia BHXH. Tuy nhiên, nếu nội dung đã thể hiện quan hệ lao động, cơ quan chức năng vẫn có thể xác định đó là đối tượng thuộc diện BHXH bắt buộc.
III. Thời hạn đăng ký và hồ sơ cần nộp
1. Thời hạn đăng ký
Nếu thực tập sinh thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, người sử dụng lao động sẽ thực hiện thủ tục đăng ký như với người lao động thông thường. Khi hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận có bản chất là quan hệ lao động đã có hiệu lực, trách nhiệm đăng ký phát sinh trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực.
Không có cơ chế đăng ký BHXH riêng cho thực tập sinh. Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng cần một mẫu hồ sơ riêng, trong khi cơ quan quản lý chỉ xem xét việc người đó có thuộc đối tượng tham gia hay không.
2. Hồ sơ, biểu mẫu
| Hồ sơ | Biểu mẫu |
|---|---|
| Tờ khai tham gia BHXH của người sử dụng lao động kèm danh sách người lao động | TK3-TS |
| Tờ khai của người lao động | TK1-TS |
Cần lưu ý: hồ sơ chỉ phù hợp khi hợp đồng ký kết thực sự thể hiện quan hệ lao động, tức có trả lương và có sự quản lý, giám sát của bên sử dụng lao động.
Lưu ý quan trọng
- Không chỉ căn cứ vào tên hợp đồng.
- Cần đối chiếu cùng lúc 3 dấu hiệu: có việc làm, có trả công/tiền lương, có quản lý điều hành giám sát.
- Nếu đã thuộc diện tham gia mà chậm đăng ký, rủi ro xử phạt và truy thu là vấn đề cần lưu ý sớm.
IV. Mức phạt khi không đăng ký đúng hạn
Người sử dụng lao động không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, trong đó có thực tập sinh thuộc diện phải tham gia, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
| Hành vi | Mức xử phạt được nêu |
|---|---|
| Không lập hồ sơ tham gia trong 30 ngày | Từ 2 triệu – 4 triệu đồng cho mỗi người lao động |
| Không đóng hoặc trốn đóng | Từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng |
Dù là lỗi phổ biến, nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm, đặc biệt khi sử dụng thực tập sinh làm việc như nhân sự chính thức trong thời gian dài. Nếu bạn đang rà soát hồ sơ, hãy kiểm tra hợp đồng, bảng chấm công, bảng thanh toán và cách chi trả để xác định có quan hệ lao động hay không.
