Người lao động làm việc theo hợp đồng dưới 01 tháng hiện không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn tên hợp đồng mà bỏ qua bản chất quan hệ lao động và thời hạn hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên. Nếu hợp đồng từ đủ 01 tháng, hoặc dùng tên gọi khác nhưng nội dung vẫn thể hiện có việc làm được trả công, có tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát, thì vẫn thuộc diện tham gia theo quy định.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách xác định | Kết luận |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động dưới 01 tháng | Thời hạn hợp đồng dưới ngưỡng 01 tháng | Không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc |
| Hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên | Kể cả trường hợp hợp đồng có tên gọi khác nhưng bản chất là quan hệ lao động | Thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc |
| Lao động không trọn thời gian | Vừa có hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên, vừa có tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn mức lương làm căn cứ đóng thấp nhất | Thuộc diện đóng BHXH bắt buộc |
| Chỉ ký hợp đồng thử việc riêng biệt | Không phải hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên | Không thuộc diện đóng BHXH bắt buộc |
| Thử việc ghi chung trong hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên | Thời gian thử việc nằm trong hợp đồng lao động | Vẫn thuộc diện tham gia BHXH |
| Người lao động đã thuộc diện tham gia nhưng trong tháng không làm việc, không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên | Xét theo tình trạng nghỉ trong tháng | Tháng đó không phải đóng BHXH |
Mốc cần nhớ: dưới 01 tháng thì không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc; từ đủ 01 tháng trở lên thì cần kiểm tra ngay nghĩa vụ tham gia. Riêng trường hợp không làm việc, không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên chỉ là quy tắc phát sinh trong tháng đối với người vốn đã thuộc diện tham gia.
II. Cách hiểu đúng để tránh kê khai sai
1. Không nhìn tên hợp đồng, phải nhìn bản chất
Một điểm dễ hiểu sai: đặt tên hợp đồng là dịch vụ, cộng tác viên, khoán việc hoặc thời vụ nhưng nội dung lại thể hiện rõ quan hệ lao động. Nếu có việc làm được trả công, có tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên, thì việc đổi tên hợp đồng không làm thay đổi cách xác định nghĩa vụ BHXH khi thời hạn hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên.
Ví dụ thực tế
Nhân sự ký “hợp đồng cộng tác viên” 02 tháng, làm việc theo giờ cố định, nhận lương hàng tháng và chịu phân công trực tiếp. Trường hợp này không nên chỉ nhìn vào tên hợp đồng để kết luận.
2. Lao động dưới 01 tháng và lao động không trọn thời gian là 2 chuyện khác nhau
Có một điểm thường gặp: nhầm lao động không trọn thời gian với lao động làm dưới 01 tháng. Với lao động không trọn thời gian, cần kiểm tra đồng thời 2 điều kiện:
- Thuộc nhóm làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên;
- Có tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất.
Nếu hợp đồng vẫn dưới 01 tháng thì chưa thuộc diện bắt buộc chỉ vì làm bán thời gian.
III. Một số trường hợp hay bị hỏi khi rà hồ sơ
1. Chỉ ký hợp đồng thử việc có phải đóng không?
Nếu chỉ ký hợp đồng thử việc riêng biệt thì không thuộc diện đóng BHXH bắt buộc. Nhưng nếu thời gian thử việc được ghi chung trong hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên thì vẫn thuộc diện tham gia. Thanh tra thường kiểm tra điểm này trước, vì nhiều hồ sơ ghi thử việc trong cùng hợp đồng nhưng lại không tham gia BHXH ngay từ đầu.
2. Tháng nghỉ nhiều, không hưởng lương thì sao?
Đối với người lao động vốn đã thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, nếu trong tháng không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên thì tháng đó không phải đóng BHXH. Quy tắc này không làm thay đổi nguyên tắc ban đầu về hợp đồng dưới 01 tháng. Cần phân biệt rõ hai vấn đề này khi kê khai.
Lưu ý quan trọng
- Không nên chia nhỏ hợp đồng liên tục dưới 01 tháng để né nghĩa vụ, vì cơ quan có thể xem xét tổng thể quan hệ lao động.
- Không nên kết luận theo tên hợp đồng nếu hồ sơ thể hiện rõ có trả lương và quản lý công việc.
- Từ 01/07/2025, lao động không trọn thời gian với mức lương đáp ứng ngưỡng tối thiểu vẫn thuộc diện tham gia nếu hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên.
IV. Người sử dụng lao động cần làm gì nếu người lao động không thuộc diện tham gia?
Với người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, người sử dụng lao động có trách nhiệm chi trả thêm cùng lúc với kỳ trả lương một khoản tiền tương đương mức đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định của pháp luật lao động. Phần này hay bị bỏ quên trong bảng lương. Dù người lao động không thuộc diện tham gia, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra cách chi trả cho đúng.
Ví dụ thực tế
Người lao động ký hợp đồng 25 ngày để hỗ trợ dự án thì không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn cần rà lại bảng lương và khoản chi trả kèm theo để tránh thiếu sót hồ sơ. Nếu hợp đồng đúng 01 tháng, cần kiểm tra ngay từ đầu để tránh bị truy thu.
Nếu người sử dụng lao động không đóng BHXH cho người thuộc diện tham gia, có thể bị xử phạt hành chính từ 18% đến 20% trên tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng đối với toàn bộ người lao động; hoặc bị phạt từ 50 – 75 triệu đồng nếu có hành vi trốn đóng. Ngoài ra còn có khả năng bị xem xét trách nhiệm hình sự nếu đủ điều kiện áp dụng. Khi xử lý hồ sơ thực tế, cần kiểm tra trước 3 điểm: thời hạn hợp đồng, bản chất quan hệ lao động và cách thể hiện trên bảng lương.
