Người làm tự do có thu nhập không cố định cần tự quyết toán và kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trực tiếp với cơ quan thuế, trừ các trường hợp được miễn theo quy định.
I. Các trường hợp phải tự quyết toán thuế
- Có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng.
- Ký hợp đồng cung cấp dịch vụ và có thu nhập tại một hoặc nhiều nơi đã được khấu trừ thuế 10%.
- Có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng tại thời điểm quyết toán không còn làm việc tại tổ chức trả thu nhập.
- Có thu nhập từ hai nơi trở lên và không đủ điều kiện để ủy quyền quyết toán.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ hai nơi trở lên chưa đủ điều kiện ủy quyền cũng thuộc diện phải tự quyết toán thuế.
II. Các trường hợp được miễn quyết toán thuế
- Số thuế TNCN phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống.
- Số thuế TNCN phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
- Có thu nhập từ hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng và đã được khấu trừ thuế TNCN 10% tại nguồn mà không có yêu cầu quyết toán đối với phần thu nhập này.
- Được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện) và đã được khấu trừ thuế TNCN 10% trên khoản phí bảo hiểm tương ứng.
- Trường hợp cá nhân đã bị khấu trừ thuế tại nguồn 10% và không có yêu cầu hoàn thuế thì không phải quyết toán thuế.
III. Hồ sơ và nơi nộp quyết toán thuế
1. Hồ sơ quyết toán
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN.
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN (nếu có đăng ký người phụ thuộc).
- Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm.
Trường hợp tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xử lý hồ sơ mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.
2. Nơi nộp hồ sơ
- Người làm tự do nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý nơi đăng ký mã số thuế hoặc nơi cư trú.
- Nộp tại cơ quan thuế nơi đăng ký mã số thuế hoặc nơi cư trú theo quy định.
IV. Quy trình kê khai và nộp thuế online (Cập nhật 2025)
1. Đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử
- Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, chọn mục “Cá nhân” và “Đăng ký”.
- Bước 2: Nhập mã số thuế cá nhân và mã kiểm tra, sau đó chọn “Đăng ký”.
- Bước 3: Bổ sung thông tin cá nhân như số điện thoại, email. Hệ thống sẽ gửi một mã OTP đến số điện thoại đã đăng ký.
- Bước 4: Nhập mã OTP để xác thực và hoàn thành việc đăng ký. Mật khẩu đăng nhập sẽ được gửi về số điện thoại của bạn.
2. Kê khai quyết toán thuế
- Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản thuế điện tử tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Bước 2: Chọn “Quyết toán thuế”, sau đó chọn “Kê khai trực tuyến”.
- Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin trên tờ khai, bao gồm thông tin cá nhân, cơ quan thuế quyết toán.
- Bước 4: Kê khai các khoản thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ (gia cảnh, bảo hiểm, quỹ hưu trí…), và thông tin người phụ thuộc (nếu có).
- Bước 5: Sau khi điền đầy đủ, kiểm tra lại thông tin, tích vào ô cam đoan, sau đó chọn “Hoàn thành kê khai”.
- Bước 6: Chọn “Kết xuất XML” để tải file tờ khai về máy và chọn “Nộp tờ khai” để gửi hồ sơ đến cơ quan thuế.
3. Nộp thuế
Nếu phát sinh số thuế phải nộp thêm, bạn có thể thanh toán qua các ứng dụng ngân hàng (Mobile Banking) hoặc các ví điện tử có liên kết với Tổng cục Thuế.
V. Cách tính thuế TNCN
Thuế TNCN được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Thu nhập tính thuế được xác định như sau:
- Xác định Thu nhập tính thuế (TNCT) cả năm: TNCT = Tổng thu nhập chịu thuế trong năm – Tổng các khoản giảm trừ cả năm
- Tính thuế phải nộp: Áp dụng TNCT cả năm vào biểu thuế lũy tiến từng phần để tính tổng số thuế.
- Giảm trừ gia cảnh cho bản thân: 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm).
- Giảm trừ gia cảnh cho mỗi người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng.
- Các khoản đóng bảo hiểm, quỹ hưu trí tự nguyện, các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
Lưu ý quan trọng
- Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho cá nhân trực tiếp quyết toán thuế là ngày cuối cùng của ngày cuối cùng của tháng 4 năm sau (nếu trùng ngày nghỉ thì chuyển sang ngày làm việc tiếp theo) kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Lưu ý: Nếu hạn chót trùng vào ngày nghỉ, thời hạn sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo.
- Cá nhân cư trú: Là người có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục, hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam.
- Lưu trữ chứng từ: Bạn có trách nhiệm lưu trữ các chứng từ khấu trừ thuế, hóa đơn, hợp đồng… để phục vụ cho việc quyết toán và kiểm tra sau này.
- Cá nhân cư trú là người có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên hoặc có nơi ở thường xuyên trong 12 tháng liên tục.
