Văn phòng đại diện không bắt buộc mua hóa đơn điện tử nhưng cần lưu giữ hóa đơn đầu vào hợp lệ để chứng minh chi phí hợp lệ. Dưới đây là phân tích chi tiết:
1. Cơ sở pháp lý và quy định
- Không có nghĩa vụ phát hành hóa đơn: Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng hỗ trợ (quảng bá, nghiên cứu thị trường) và không được ký hợp đồng/thực hiện giao dịch thương mại. Do đó, không cần mua hóa đơn điện tử để xuất cho khách hàng.
- Hóa đơn đầu vào: Khi mua hàng hóa/dịch vụ, văn phòng đại diện nên yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn để chứng minh chi phí hợp lệ, tránh rủi ro về thuế (ví dụ: thanh tra xác định chi phí cá nhân).
2. Lưu ý quan trọng
- Hóa đơn phải ghi rõ thông tin văn phòng: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của văn phòng đại diện để đảm bảo tính hợp lệ.
- Trường hợp ngoại lệ: Nếu văn phòng đại diện thực hiện hoạt động có doanh thu, cần tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử như doanh nghiệp.
Ví dụ minh họa
| Trường hợp | Xử lý |
|---|---|
| Mua văn phòng phẩm 150.000 đồng | Không cần hóa đơn (theo Khoản 1 Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC). |
| Mua máy tính 15 triệu đồng | Yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn để hạch toán chi phí hợp lệ. |
Văn phòng đại diện không cần mua hóa đơn điện tử, nhưng phải lưu giữ hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp để chứng minh chi phí hợp lệ. Trong trường hợp phát sinh doanh thu, cần tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử như doanh nghiệp.
