Để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, bạn cần tuân thủ các quy định pháp lý và thực hiện tra cứu qua hệ thống chính thức của Tổng cục Thuế để đảm bảo hóa đơn được xác thực và có giá trị sử dụng.
I. Tiêu chí xác định hóa đơn điện tử hợp lệ
- Đúng định dạng: Phải là tệp dữ liệu theo định dạng XML đúng chuẩn kỹ thuật theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
- Đầy đủ nội dung: Có đủ các thông tin bắt buộc như thông tin người bán/mua, mô tả hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất, chữ ký số của người bán.
- Đã đăng ký sử dụng: Hóa đơn phải được người bán đăng ký sử dụng và được cơ quan thuế chấp nhận.
- Mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn có mã, phải được cấp mã của cơ quan thuế trước khi gửi cho người mua. Đối với hóa đơn không có mã, phải được gửi đến cơ quan thuế và nhận được thông báo chấp nhận.
- Chữ ký số: Phải có chữ ký số hợp lệ của người bán.
II. Quy trình kiểm tra hóa đơn điện tử
- Bước 1: Truy cập Cổng tra cứu của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
- Bước 2: Nhập các thông tin bắt buộc để tra cứu, bao gồm: Mã số thuế người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày phát hành.
- Bước 3: Xem kết quả. Hệ thống sẽ trả về trạng thái của hóa đơn (ví dụ: “Đã cấp mã hóa đơn”, “Hóa đơn có hiệu lực”).
- Bước 4 (Tùy chọn): Tải lên (upload) tệp hóa đơn gốc định dạng .XML để hệ thống kiểm tra tính toàn vẹn và hợp lệ của dữ liệu.
III. Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo quy định mới
- Sai tên, địa chỉ người mua (đúng MST): Người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT mà không phải lập hóa đơn mới.
- Sai MST, số tiền, thuế suất: Người bán phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Văn bản thỏa thuận: Khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn cho người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Thay thế nhiều hóa đơn: Cho phép lập một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn sai sót được phát hiện trong cùng tháng của cùng một người mua.
Ví dụ thực tế
Để kiểm tra hóa đơn số 0000123 của công ty B, bạn nhập mã số thuế 0101234567, số hóa đơn và ngày phát hành trên cổng Tổng cục Thuế. Khi hệ thống hiển thị thông báo “Đã xác thực” có nghĩa là hóa đơn hợp lệ và có giá trị pháp lý.
Lưu ý quan trọng
- Hóa đơn thiếu chữ ký số của người bán sẽ không có giá trị pháp lý, ngay cả khi có mã của cơ quan thuế.
- Người bán có trách nhiệm rà soát và xử lý hóa đơn khi nhận được thông báo về sai sót từ cơ quan thuế.
- Cơ quan thuế có quyền ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp có hành vi trốn thuế hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
