Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử bằng cách đối chiếu nội dung bắt buộc trên hóa đơn và kết quả tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Nên thực hiện bước này trước khi kê khai thuế, hạch toán chi phí hoặc khấu trừ thuế để tránh dùng hóa đơn có sai sót hoặc trạng thái không phù hợp.
I. Bảng kiểm tra nhanh
| Nội dung cần kiểm tra | Cách kiểm tra |
|---|---|
| Hình thức và nội dung hóa đơn | Đối chiếu hóa đơn có đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định; có các chỉ tiêu bắt buộc như thông tin người bán, người mua theo trường hợp áp dụng, mã số thuế, ngày lập, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, tiền thuế, tổng tiền, ký hiệu, mẫu số, số hóa đơn. |
| Dữ liệu kỹ thuật | Kiểm tra hóa đơn được lập theo định dạng dữ liệu điện tử theo chuẩn áp dụng; có chữ ký số trong trường hợp pháp luật yêu cầu, trừ trường hợp được miễn. |
| Tình trạng sử dụng | Người bán thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và đang hoạt động; hóa đơn không thuộc trường hợp hết giá trị sử dụng hoặc có dấu hiệu bất thường theo quản lý của cơ quan thuế. |
| Hóa đơn có mã của cơ quan thuế | Ưu tiên kiểm tra hóa đơn có tồn tại trên hệ thống và thể hiện trạng thái phù hợp như đã được cấp mã. |
| Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế | Kiểm tra tính đầy đủ nội dung, khả năng tra cứu dữ liệu, sự trùng khớp thông tin và tình trạng hoạt động của người bán. |
Thông tin tra cứu được coi là đáng tin cậy khi dữ liệu hiển thị trùng khớp với hóa đơn đang cầm, hóa đơn tồn tại trên hệ thống, trạng thái phù hợp và người bán đang hoạt động.
II. Cách tra cứu trên cổng thông tin thuế
- Truy cập hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
- Thực hiện tra cứu công khai theo giao diện hệ thống tại thời điểm tra cứu.
- Nhập các thông tin thường được yêu cầu: mã số thuế người bán, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã xác thực/captcha.
- Một số giao diện có thể yêu cầu thêm hoặc hỗ trợ thêm thông tin như ngày lập, tổng tiền hoặc tệp dữ liệu điện tử tùy chức năng cụ thể.
- Đối chiếu kết quả hiển thị với hóa đơn thực tế đang nhận được.
Ví dụ thực tế
Chẳng hạn, bạn nhận được file PDF trông đầy đủ nhưng tra cứu lại không ra, hoặc thông tin không khớp về mẫu số, ký hiệu hay số hóa đơn. Lỗi này khá phổ biến vì nhiều doanh nghiệp chỉ xem bản thể hiện mà quên đối chiếu dữ liệu trên hệ thống cơ quan thuế.
III. Tiêu chí nhận diện hóa đơn điện tử hợp lệ
1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn
- Ngày lập hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Thông tin người mua theo trường hợp áp dụng.
- Tên hàng hóa, dịch vụ.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
- Ký hiệu, mẫu số, số hóa đơn và các chỉ tiêu bắt buộc khác.
2. Điều kiện về quản lý và kỹ thuật
- Hóa đơn bảo đảm đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định.
- Người bán thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và đang hoạt động.
- Dữ liệu hóa đơn theo chuẩn điện tử áp dụng.
- Có chữ ký số nếu thuộc trường hợp cần ký.
3. Phân biệt theo loại hóa đơn
| Loại hóa đơn | Điểm cần kiểm tra kỹ |
|---|---|
| Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Thông tin cấp mã và trạng thái hóa đơn trên hệ thống. |
| Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế | Sự trùng khớp thông tin hóa đơn, dữ liệu tra cứu và tình trạng tuân thủ, quản lý của người bán. |
Lưu ý quan trọng
Nhiều người chỉ kiểm tra tên hàng, số tiền mà quên xem người bán có đang hoạt động hay không. Cơ quan thuế thường soi kỹ điểm này khi rà soát hóa đơn đầu vào có rủi ro.
IV. Xử lý khi hóa đơn có sai sót
- Nếu sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế: người bán thông báo cho người mua và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT; không nhất thiết phải lập hóa đơn mới nếu thuộc trường hợp áp dụng.
- Nếu sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai quy cách, chất lượng hàng hóa hoặc nội dung trọng yếu khác: thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
- Từ 01/06/2025, cần lưu ý không xử lý theo cách hiểu cũ là “hủy” hóa đơn điện tử sai sót, mà áp dụng cơ chế thông báo sai sót, điều chỉnh hoặc thay thế tùy trường hợp.
- Thời hạn thông báo sai sót chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT.
Từ 01/06/2025, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế giá trị gia tăng hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên cần áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng
Không nên chỉ nhìn vào file PDF thể hiện hóa đơn. Bản PDF có thể nhìn đúng nhưng dữ liệu tra cứu hoặc dữ liệu gốc lại có vấn đề. Kiểm tra hóa đơn đầu vào định kỳ trước khi kê khai sẽ giảm rủi ro bị loại chi phí hoặc phải xử lý sai sót.
