Khi phát hiện nhà cung cấp hoá đơn bị ngừng hoạt động, khách hàng cần chủ động xử lý để đảm bảo an toàn pháp lý và quyền lợi về thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước xử lý cho doanh nghiệp:
I. Các bước xử lý khi nhà cung cấp hoá đơn bị ngừng hoạt động
1. Ngừng sử dụng hóa đơn từ nhà cung cấp bị ngừng hoạt động
- Ngay lập tức dừng nhận và sử dụng hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp đã bị ngừng hoạt động.
- Lưu ý đặc biệt với các hóa đơn phát hành sau thời điểm nhà cung cấp bị ngừng hoạt động vì những hóa đơn này không còn giá trị pháp lý.
2. Xác minh tình trạng pháp lý của nhà cung cấp
- Chủ động tra cứu tình trạng pháp lý của nhà cung cấp qua các kênh chính thức:
- Cổng thông tin Tổng cục Thuế: Truy cập website tra cứu của Tổng cục Thuế để kiểm tra thông tin người nộp thuế.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: Truy cập website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Danh sách doanh nghiệp rủi ro cao về thuế: Kiểm tra danh sách công khai trên website của Tổng cục Thuế.
- Xác định rõ lý do và thời điểm chính thức ngừng hoạt động để làm căn cứ xử lý hóa đơn.
3. Xử lý hóa đơn theo thời điểm giao dịch
- Giao dịch phát sinh TRƯỚC ngày nhà cung cấp ngừng hoạt động:
- Hóa đơn đã nhận vẫn được chấp nhận nếu đi kèm đầy đủ chứng từ chứng minh giao dịch là có thật (hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán qua ngân hàng).
- Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, đồng thời phải cam kết chịu trách nhiệm và phối hợp với cơ quan thuế khi có yêu cầu xác minh.
- Giao dịch phát sinh SAU ngày nhà cung cấp ngừng hoạt động:
- Hóa đơn không hợp pháp, không có giá trị pháp lý.
- Không được kê khai khấu trừ thuế GTGT hoặc tính vào chi phí hợp lý.
- Nếu đã kê khai, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai điều chỉnh để loại bỏ số thuế GTGT đã khấu trừ và chi phí tương ứng.
4. Xử lý giao dịch chưa có hóa đơn
- Đối với các giao dịch hợp lệ phát sinh trước ngày nhà cung cấp ngừng hoạt động nhưng chưa nhận được hóa đơn, doanh nghiệp mua hàng phải chấp nhận tình trạng không có hóa đơn.
- Tuyệt đối không nhận hóa đơn thay thế từ một pháp nhân khác, vì đây là hành vi bất hợp pháp.
- Để ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, và văn bản giải trình lý do không có hóa đơn gửi cơ quan thuế. Phần thuế GTGT đầu vào của giao dịch này sẽ không được khấu trừ.
5. Chủ động rà soát phòng ngừa rủi ro
- Thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ trạng thái hoạt động của các đối tác, nhà cung cấp quan trọng qua các kênh của Tổng cục Thuế.
- Lưu trữ đầy đủ, khoa học hồ sơ, chứng từ của mọi giao dịch để làm bằng chứng giải trình khi cần thiết.
Ví dụ thực tế
Tình huống: Nhà cung cấp A bị cơ quan thuế thông báo ngừng hoạt động từ ngày 01/06/2025.
- Hoá đơn cho giao dịch ngày 28/05/2025: Vẫn được xem là hợp lệ nếu doanh nghiệp có đầy đủ hợp đồng, chứng từ giao nhận và thanh toán để chứng minh giao dịch là có thật.
- Hoá đơn xuất ngày 05/06/2025: Bị xem là hóa đơn không hợp pháp, không được kê khai khấu trừ thuế và phải thực hiện điều chỉnh nếu đã kê khai.
Lưu ý quan trọng
- Hậu quả pháp lý: Hành vi cố ý sử dụng hóa đơn không hợp pháp (bao gồm hóa đơn từ doanh nghiệp đã ngừng hoạt động) có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
- Giải trình với cơ quan thuế: Khi nhận được thông báo từ cơ quan thuế về hóa đơn có dấu hiệu vi phạm, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị hồ sơ giải trình kèm theo đầy đủ chứng từ gốc để chứng minh giao dịch là hợp pháp.
