Khi biết nhà cung cấp đã ngừng hoạt động, việc đầu tiên là kiểm tra ngày lập hóa đơn so với ngày cơ quan thuế xác định hoặc thông báo nhà cung cấp ngừng hoạt động. Hóa đơn lập trước thời điểm ngừng hoạt động vẫn có thể được xem xét nếu giao dịch có thật và hồ sơ đầy đủ. Ngược lại, hóa đơn lập từ thời điểm ngừng hoạt động trở đi thường thuộc diện rủi ro cao, không nên tiếp tục sử dụng để kê khai. Mốc thời gian này thường được cơ quan thuế kiểm tra kỹ trước khi xem xét hồ sơ giao dịch.
I. Bảng xử lý nhanh
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Hóa đơn lập trước ngày nhà cung cấp bị xác định ngừng hoạt động | Rà soát giao dịch thực tế, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh, phối hợp xác minh khi cơ quan thuế yêu cầu; có thể được xem xét chấp nhận kê khai khấu trừ thuế GTGT nếu hồ sơ hợp lệ. |
| Hóa đơn lập từ ngày nhà cung cấp ngừng hoạt động trở đi | Không tiếp tục sử dụng hóa đơn để kê khai khấu trừ; nếu đã kê khai thì thực hiện điều chỉnh giảm qua tờ khai bổ sung. |
| Chưa kê khai khấu trừ thuế GTGT | Tạm dừng kê khai đối với hóa đơn có rủi ro và chờ kết quả xác minh. |
| Đã kê khai khấu trừ thuế GTGT | Có thể bị cơ quan thuế thông báo bằng văn bản để kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ. |
Các mức xử phạt liên quan: nếu chậm điều chỉnh và dẫn đến khai sai thiếu thuế phải nộp, có thể phát sinh tiền chậm nộp 0,03%/ngày; hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể bị xử phạt từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
II. Các bước nên làm ngay khi phát hiện
1. Rà soát tình trạng nhà cung cấp và mốc thời gian
- Tra cứu tình trạng hoạt động của nhà cung cấp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.
- Xác định chính xác ngày cơ quan thuế thông báo hoặc xác minh nhà cung cấp không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký, ngừng hoạt động hoặc chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Đối chiếu từng hóa đơn đầu vào theo nguyên tắc: nếu hóa đơn lập trước ngày ngừng thì chuyển sang bước kiểm tra hồ sơ giao dịch; nếu hóa đơn lập từ ngày ngừng trở đi thì xem đây là hóa đơn có rủi ro và không tiếp tục sử dụng để kê khai.
2. Kiểm tra hồ sơ giao dịch thực tế
Nếu hóa đơn được lập trước ngày nhà cung cấp ngừng hoạt động, trọng tâm không nằm ở việc giữ mỗi hóa đơn, mà là chứng minh giao dịch mua bán thực tế có phát sinh. Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu chứng từ thanh toán mà thiếu hồ sơ giao nhận, điều này dễ dẫn đến rủi ro khi giải trình.
- Hợp đồng
- Đơn đặt hàng
- Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu
- Phiếu xuất nhập kho
- Chứng từ vận chuyển
- Chứng từ thanh toán
- Hạch toán kế toán
- Các tài liệu liên quan khác
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp nhận hóa đơn trước ngày bên bán bị xác định ngừng hoạt động nhưng lại thiếu biên bản giao nhận và chứng từ vận chuyển. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là hàng hóa đã giao nhận thế nào, ai nhận, nhận vào thời điểm nào.
III. Xử lý theo từng trường hợp kê khai
1. Trường hợp hóa đơn lập trước ngày ngừng hoạt động
Nếu hóa đơn được lập trước ngày cơ quan thuế xác định hoặc thông báo nhà cung cấp ngừng hoạt động và giao dịch là có thật, người mua cần hoàn thiện đầy đủ hồ sơ để giải trình. Khi cơ quan thuế kiểm tra, có thể phát sinh yêu cầu lập văn bản cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của hồ sơ. Sau khi xác minh, hóa đơn này có thể được xem xét chấp nhận khấu trừ thuế GTGT nếu đáp ứng điều kiện.
2. Trường hợp chưa kê khai khấu trừ
Nếu chưa kê khai khấu trừ thuế GTGT đối với hóa đơn có dấu hiệu vi phạm từ nhà cung cấp đã ngừng hoạt động, nên tạm dừng kê khai và chờ kết quả xác minh chính thức. Một số doanh nghiệp vẫn kê khai trước để kịp kỳ thuế, sau đó mới bổ sung hồ sơ, dẫn đến rủi ro phải điều chỉnh ngược.
3. Trường hợp đã kê khai khấu trừ hoặc đã dùng hóa đơn rủi ro
Nếu đã kê khai khấu trừ thuế GTGT đối với hóa đơn của nhà cung cấp bị xác định ngừng hoạt động hoặc hóa đơn có dấu hiệu không hợp pháp, cơ quan thuế có thể thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp kê khai điều chỉnh giảm qua tờ khai bổ sung. Nếu doanh nghiệp vẫn khẳng định giao dịch là có thật, cần cung cấp hồ sơ chứng minh và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật; cơ quan thuế sẽ thanh tra, kiểm tra, xác minh. Nếu có dấu hiệu vi phạm hình sự, hồ sơ có thể bị chuyển cơ quan điều tra.
4. Trường hợp hóa đơn lập sau ngày ngừng hoạt động
Nếu hóa đơn có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, ngừng hoạt động hoặc chấm dứt hiệu lực mã số thuế, hóa đơn này thuộc diện không hợp pháp để sử dụng kê khai khấu trừ. Người mua cần dừng sử dụng hóa đơn đó trong hồ sơ thuế và thực hiện điều chỉnh giảm nếu trước đó đã kê khai.
Lưu ý quan trọng
Khi kiểm tra, cần đối chiếu chính xác ngày lập hóa đơn với ngày cơ quan thuế xác định nhà cung cấp ngừng hoạt động. Sai lệch ở mốc này dễ dẫn đến bị truy thu khi quyết toán.
IV. Lưu ý hồ sơ, thời điểm điều chỉnh và rủi ro xử phạt
Khi hóa đơn bị xác định không hợp pháp, đặc biệt là hóa đơn phát sinh sau ngày nhà cung cấp ngừng hoạt động, việc điều chỉnh thường thực hiện qua tờ khai bổ sung. Nên thực hiện ngay khi phát hiện hoặc khi nhận thông báo của cơ quan thuế để hạn chế rủi ro phát sinh thêm.
| Nội dung | Thông tin cần nhớ |
|---|---|
| Thủ tục điều chỉnh | Kê khai bổ sung, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ nếu đã kê khai |
| Thời điểm nên thực hiện | Ngay khi phát hiện hoặc khi nhận thông báo từ cơ quan thuế |
| Tiền chậm nộp | 0,03%/ngày nếu chậm dẫn đến khai sai thiếu thuế phải nộp |
| Mức phạt hóa đơn không hợp pháp | Từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng |
Nên chủ động tra cứu định kỳ tình trạng nhà cung cấp, ngừng sử dụng ngay các hóa đơn có rủi ro, lưu đầy đủ hồ sơ giải trình và phối hợp với cơ quan thuế khi được yêu cầu. Khả năng giữ được quyền khấu trừ thường nằm ở chất lượng hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế, không chỉ ở bản thân tờ hóa đơn.
