Nếu hóa đơn điện tử bị sai sót, từ ngày 01/06/2025, doanh nghiệp thực hiện xử lý theo quy trình mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP: không còn bắt buộc hủy hóa đơn, tập trung vào việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.
1. Phân loại sai sót hóa đơn điện tử
- Sai sót không ảnh hưởng đến kê khai thuế: gồm các trường hợp như sai tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế), lỗi chính tả thông tin trên hóa đơn; không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của các bên.
- Sai sót ảnh hưởng đến kê khai thuế hoặc các nội dung trọng yếu: gồm các trường hợp sai mã số thuế, sai số tiền, thuế suất, tiền thuế, mô tả hàng hóa dịch vụ… ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hoặc nội dung thanh toán.
2. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót
- Xác định loại sai sót: Đối chiếu và xác định sai sót nằm trong nhóm sai sót nào ở mục 1.
- Trường hợp sai sót không ảnh hưởng kê khai thuế:
- Thông báo cho người mua về sai sót.
- Sử dụng mẫu 04/SS-HĐĐT để gửi thông báo đến cơ quan thuế.
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tùy vào thỏa thuận giữa hai bên (bán và mua).
- Trường hợp sai sót ảnh hưởng kê khai thuế:
- Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để cập nhật lại số liệu, thông tin bị sai.
- Gửi mẫu 04/SS-HĐĐT kèm hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tới cơ quan thuế.
- Trường hợp hóa đơn đã gửi cho cơ quan thuế hoặc chưa gửi:
- Kể từ 01/06/2025 không còn thủ tục bắt buộc hủy hóa đơn, chỉ cần lập điều chỉnh/thay thế phù hợp và thông báo theo mẫu.
- Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh thu bán, doanh thu mua, thuế GTGT đầu ra, đầu vào trong kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.
3. Thời gian thực hiện
- Việc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, gửi mẫu thông báo cho cơ quan thuế cần thực hiện ngay khi phát hiện sai sót để tránh bị xử phạt hành chính về hóa đơn.
Ví dụ thực tế
- Doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử ghi sai tên khách hàng (không sai mã số thuế), sau đó phát hiện và lập mẫu thông báo 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế, đồng thời trao đổi với người mua về sai sót để điều chỉnh lại thông tin.
- Hóa đơn ghi sai thuế suất, phải lập văn bản thỏa thuận giữa hai bên về sai sót, sau đó lập hóa đơn điều chỉnh mức thuế suất đúng, gửi mẫu thông báo và hóa đơn điều chỉnh cho cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng
- Từ ngày 01/06/2025, thủ tục không còn bắt buộc hủy hóa đơn mà thay thế hoàn toàn bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn cũ.
- Việc lập hóa đơn điều chỉnh phải được hai bên thỏa thuận thống nhất bằng văn bản đối với trường hợp ảnh hưởng nghĩa vụ thuế.
- Cần lưu đầy đủ hồ sơ thông báo, biên bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh để phục vụ thanh kiểm tra của cơ quan thuế.
