Khi đổi nơi làm việc, người lao động không phải tự đi chuyển sổ BHXH thủ công giữa hai công ty. Thủ tục thực chất là đơn vị cũ báo giảm và chốt quá trình đóng, sau đó đơn vị mới báo tăng trên cùng mã số BHXH hoặc thông tin định danh đã được đồng bộ. Nhiều người vẫn hiểu nhầm rằng phải mang sổ giấy đi chuyển, nhưng thực tế quá trình tham gia được quản lý tập trung trên hệ thống BHXH.
I. Bảng tra cứu nhanh thủ tục khi đổi nơi làm việc
| Bước | Đơn vị thực hiện | Nội dung chính | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|---|
| 1 | Đơn vị cũ | Báo giảm lao động khi chấm dứt hợp đồng | Cần hoàn tất đến thời điểm nghỉ việc |
| 2 | Đơn vị cũ | Đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN đến tháng nghỉ việc | Cần lưu ý: nếu còn thiếu tiền đóng, doanh nghiệp sẽ bị truy thu. |
| 3 | Đơn vị cũ | Xác nhận thời gian đóng, chốt sổ/chốt quá trình | Chậm chốt sổ có thể gây gián đoạn quyền lợi. |
| 4 | Người lao động | Cung cấp mã số BHXH, sổ BHXH hoặc thông tin định danh cho đơn vị mới | Sai thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, CCCD) là lỗi thường gặp. |
| 5 | Đơn vị mới | Nộp hồ sơ báo tăng tham gia BHXH | Thực hiện trong 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng |
Mốc cần nhớ: đơn vị mới nộp hồ sơ báo tăng trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng.
II. Thực hiện cụ thể ra sao?
1. Trách nhiệm của đơn vị cũ
- Báo giảm người lao động tham gia BHXH khi chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc.
- Đóng đủ các khoản BHXH, BHYT, BHTN đến tháng người lao động nghỉ việc.
- Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, thường được gọi là chốt sổ hoặc chốt quá trình đóng.
- Trả lại sổ BHXH hoặc thông tin tương ứng cho người lao động theo quy định.
- Nếu làm điện tử, dữ liệu chốt quá trình sẽ được cập nhật trên hệ thống để người lao động tra cứu.
2. Trách nhiệm của đơn vị mới
- Tiếp nhận thông tin tham gia BHXH của người lao động để làm thủ tục báo tăng.
- Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng.
- Tiếp tục tham gia trên cơ sở quá trình đã có, không mở quá trình mới nếu người lao động đã tham gia trước đó.
- Thông tin nhận diện có thể dùng mã số BHXH; trong lộ trình đồng bộ dữ liệu, CCCD/số định danh cá nhân cũng được dùng để tra cứu và khai thác dữ liệu.
Ví dụ thực tế
Một lao động nghỉ ở công ty A và sang công ty B làm việc. Nếu công ty A đã báo giảm, đóng đủ đến tháng nghỉ và chốt quá trình, công ty B chỉ cần lấy đúng mã số BHXH hoặc thông tin định danh để báo tăng tiếp. Người lao động không phải làm lại từ đầu. Lỗi thường gặp là dùng sai mã số BHXH hoặc thông tin họ tên, ngày sinh, CCCD không khớp.
III. Hồ sơ, cách làm và lỗi hay gặp
1. Hồ sơ và phương thức thực hiện
- Hồ sơ báo tăng, báo giảm thực hiện theo quy trình thu BHXH hiện hành.
- Khi cần kê khai hoặc điều chỉnh thông tin người tham gia, thường dùng mẫu TK1-TS và danh sách lao động tham gia, điều chỉnh theo mẫu hiện hành của BHXH Việt Nam.
- Quy trình hiện nay ưu tiên thực hiện điện tử qua Cổng dịch vụ công hoặc phần mềm giao dịch điện tử BHXH.
- Sổ BHXH giấy không còn cần phải tự mang đi chuyển giữa các đơn vị như nhiều người vẫn nghĩ.
2. Lỗi phổ biến cần kiểm tra trước khi nộp
- Sai thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, CCCD dẫn đến hồ sơ bị từ chối.
- Đơn vị cũ chưa chốt sổ kịp thời khi người lao động nghỉ việc.
- Báo giảm chậm làm phát sinh nghĩa vụ đóng BHYT bổ sung.
- Trùng mã số BHXH.
- Hồ sơ điện tử nộp không đúng định dạng.
Lưu ý quan trọng
Quyền lợi và thời gian đã đóng BHXH của người lao động được bảo lưu và nối tiếp trên cùng mã hoặc quá trình quản lý điện tử, miễn là đơn vị cũ đã chốt quá trình và đơn vị mới báo tăng đúng quy định. Khi thanh tra, cơ quan chức năng thường kiểm tra xem doanh nghiệp đã báo giảm đúng thời điểm chưa, đã đóng đủ đến tháng nghỉ việc chưa và thông tin nhận diện có khớp hoàn toàn không.
IV. Mức xử phạt nếu chậm báo tăng, báo giảm
| Hành vi | Cá nhân | Tổ chức | Giới hạn tối đa |
|---|---|---|---|
| Chậm báo tăng/giảm BHXH | Từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng cho mỗi người lao động | Từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng cho mỗi người lao động | Tối đa 75.000.000 đồng đối với cá nhân, 150.000.000 đồng đối với tổ chức |
| Chậm đóng BHXH | Còn có thể phát sinh lãi 0,03%/ngày và các biện pháp xử lý khác | ||
Nếu bạn đang vướng ở khâu chốt sổ, báo giảm hoặc báo tăng khi đổi nơi làm việc, Thuận Thiên khuyên bạn nên kiểm tra trước 3 điểm: đã đóng đủ đến tháng nghỉ việc chưa, thông tin định danh có khớp không, và đơn vị mới đã nộp hồ sơ trong 30 ngày chưa. Những lỗi này tuy đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn thường vi phạm.
