Doanh nghiệp nộp hồ sơ điện tử hợp lệ không bắt buộc phải lưu bản giấy. Hồ sơ đăng ký qua Cổng thông tin quốc gia có giá trị pháp lý tương đương bản giấy.
I. Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của cơ quan nhà nước
Việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử thuộc trách nhiệm của cơ quan giải quyết hồ sơ, cụ thể là Phòng Đăng ký kinh doanh, không phải của doanh nghiệp. Theo quy định mới tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện:
- Số hóa toàn bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ đã được số hóa vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Hồ sơ điện tử cũng được lưu giữ trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử để phục vụ việc khai thác và tái sử dụng sau này.
II. Phương thức và yêu cầu khi nộp hồ sơ điện tử
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ điện tử qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng hai phương thức: sử dụng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh.
- Tài liệu đính kèm phải ở định dạng .doc hoặc .pdf.
- Nội dung phải thể hiện chính xác và toàn vẹn so với văn bản giấy gốc.
- Dung lượng của mỗi tệp không được vượt quá 15MB.
Lưu ý quan trọng
- Về tài khoản đăng nhập: Kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID do Bộ Công an cấp để thực hiện các giao dịch và thủ tục hành chính qua Cổng dịch vụ công quốc gia cũng như các hệ thống thông tin của bộ, tỉnh (theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP).
- Về quản lý nội bộ: Doanh nghiệp cần phân biệt giữa hồ sơ đã nộp cho cơ quan nhà nước và các tài liệu nội bộ (như điều lệ, sổ đăng ký thành viên, báo cáo tài chính). Doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ lưu giữ các tài liệu nội bộ này theo quy định pháp luật, có thể dưới dạng điện tử, nhưng đây là một nghĩa vụ riêng biệt.
- Để tiện tra cứu: Việc doanh nghiệp lưu một bản sao của hồ sơ đã nộp chỉ nhằm mục đích quản lý nội bộ, giúp tra cứu và đối chiếu khi cần, không phải là yêu cầu pháp lý bắt buộc.
