Doanh nghiệp mới không bị bắt buộc phải mua chữ ký số ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Chữ ký số chỉ cần chuẩn bị trước khi doanh nghiệp bắt đầu thực hiện các thủ tục điện tử yêu cầu ký số, như kê khai thuế, nộp thuế, đăng ký hóa đơn điện tử hoặc giao dịch BHXH điện tử.
I. Khi nào doanh nghiệp mới cần mua chữ ký số?
Việc mua chữ ký số không bắt buộc ngay khi thành lập, mà chỉ cần khi công ty bắt đầu sử dụng hệ thống điện tử có yêu cầu ký số.
| Trường hợp | Có cần chữ ký số không? | Thời điểm nên chuẩn bị |
|---|---|---|
| Kê khai thuế điện tử, nộp thuế điện tử | Có | Trước khi nộp hồ sơ thuế điện tử hoặc chứng từ thuế điện tử |
| Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thuộc trường hợp phải ký số | Có | Trước khi nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT |
| Giao dịch BHXH điện tử | Có | Trước khi thực hiện hồ sơ BHXH điện tử |
| Chưa hoạt động, chưa phát sinh thủ tục điện tử | Chưa phát sinh nhu cầu bắt buộc ngay | Có thể chuẩn bị sau, trước khi dùng |
Mốc quan trọng không phải ngày thành lập doanh nghiệp, mà là ngày bắt đầu thực hiện giao dịch điện tử cần ký số.
II. Các trường hợp phát sinh nhu cầu chữ ký số sớm nhất
1. Giao dịch thuế điện tử
Khi thực hiện giao dịch thuế điện tử, hồ sơ và chứng từ phải được ký bằng chứng thư số còn hiệu lực. Nhiều công ty mới lầm tưởng sau khi thành lập là có thể làm thuế ngay, nhưng đến khi nộp hồ sơ mới phát hiện chưa có chữ ký số.
2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Nếu doanh nghiệp chuẩn bị xuất hóa đơn, cần có chữ ký số trước khi nộp hồ sơ Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Quy trình đăng ký yêu cầu kê khai danh sách chứng thư số và ký điện tử lên hồ sơ.
Việc thành lập công ty hay mua chữ ký số không đồng nghĩa với việc được sử dụng hóa đơn điện tử. Phải chờ cơ quan thuế chấp nhận đăng ký thì mới được xuất hóa đơn.
3. Giao dịch BHXH điện tử
Với doanh nghiệp có lao động, khi làm hồ sơ BHXH điện tử cần chuẩn bị chữ ký số từ trước. Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra tính hợp lệ và thời hạn hiệu lực của chứng thư số. Nếu mua chữ ký số mà chưa cài đặt hoặc kích hoạt, doanh nghiệp rất dễ vướng mắc.
III. Một số ngoại lệ và mốc cần nhớ
1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Không phải mọi trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử đều yêu cầu chữ ký số của người bán. Với hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, người bán không bắt buộc phải ký số. Nếu doanh nghiệp chỉ vận hành theo mô hình này, thời điểm mua chữ ký số cho hóa đơn có thể khác.
2. Lệ phí môn bài không còn là mốc trung tâm từ 01/01/2026
Từ 01/01/2026, doanh nghiệp mới không cần mua chữ ký số chỉ để khai và nộp lệ phí môn bài. Nhiều người vẫn nhầm lẫn vì thói quen cũ.
Từ 01/01/2026, trọng tâm khi xác định thời điểm mua chữ ký số nên chuyển sang thuế điện tử, hóa đơn điện tử và BHXH điện tử.
IV. Cách hiểu nhanh theo từng tình huống thực tế
| Tình huống | Cách áp dụng |
|---|---|
| Doanh nghiệp mới thành lập nhưng chưa hoạt động | Chưa có căn cứ bắt buộc phải mua chữ ký số ngay khi thành lập |
| Chuẩn bị nộp hồ sơ thuế điện tử, nộp thuế điện tử | Nên mua trước khi nộp hồ sơ để tránh gián đoạn thủ tục |
| Chuẩn bị đăng ký hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn đầu tiên | Cần có chữ ký số trước khi nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và chờ cơ quan thuế chấp nhận |
| Chỉ dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế | Nhu cầu chữ ký số cho việc ký hóa đơn có thể không phát sinh theo cách thông thường |
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp mới thành lập nhưng chưa bán hàng, chưa làm thủ tục thuế hay BHXH điện tử thì chưa có cơ sở phải mua chữ ký số ngay. Ngược lại, nếu sắp cần đăng ký hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn đầu tiên, phải hoàn tất chữ ký số trước khi nộp hồ sơ.
Lưu ý quan trọng
- Mua chữ ký số chưa phải là xong thủ tục hóa đơn điện tử. Cần đăng ký và chờ cơ quan thuế chấp nhận.
- Nếu thuộc diện đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế, có mốc 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp giấy phép thành lập, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động hoặc ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh để thực hiện đăng ký thuế.
- Không có một thời hạn nộp tờ khai thuế ban đầu chung cho mọi doanh nghiệp mới. Mỗi sắc thuế có thời hạn riêng.
Khi chuẩn bị vận hành, đối chiếu lịch phát sinh các thủ tục điện tử (thuế, hóa đơn, BHXH) để mua chữ ký số đúng lúc, tránh quá sớm hay quá muộn.
