Khi doanh nghiệp phát hiện sai lệch thuế GTGT (VAT) trong hợp đồng đã ký trước đó, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh kịp thời theo quy định để đảm bảo tính hợp pháp, tránh rủi ro bị xử phạt và phát sinh nghĩa vụ thuế không đúng.
I. Quy trình xử lý sai lệch thuế GTGT
1. Thỏa thuận giữa các bên
- Lập biên bản thỏa thuận hoặc phụ lục hợp đồng ghi rõ:
- Nội dung sai sót (sai thuế suất, tiền thuế, giá trị hợp đồng).
- Phương án điều chỉnh (tăng/giảm giá trị).
- Chữ ký xác nhận của cả bên bán và bên mua.
2. Điều chỉnh hóa đơn
- Hóa đơn điều chỉnh:
- Ghi rõ “Hóa đơn điều chỉnh” kèm số hóa đơn gốc tham chiếu.
- Giá trị điều chỉnh: Dấu (+) cho tăng, (-) cho giảm.
- Hóa đơn thay thế:
- Áp dụng khi sai thông tin không thể sửa (tên hàng hóa, thuế suất, đơn vị tính).
- Giữ nguyên số/ký hiệu hóa đơn gốc.
- Lưu ý: Từ 01/6/2025, không được hủy hóa đơn điện tử đã cấp mã; chỉ được điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định.
3. Kê khai thuế bổ sung
- Thực hiện trên phần mềm HTKK:
- Chọn “Tờ khai bổ sung” tại kỳ thuế phát sinh sai sót.
- Điều chỉnh đúng chỉ tiêu VAT đầu vào/đầu ra liên quan.
- Thời hạn: Tối đa 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế kỳ có sai sót.
- Điều kiện: Chỉ kê khai bổ sung trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định thanh tra/kiểm tra.
4. Thanh toán chênh lệch
- Bên mua hoàn trả khoản GTGT thừa hoặc bên bán bổ sung khoản thiếu phát sinh sau điều chỉnh.
5. Lưu trữ hồ sơ
- Biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh, tờ khai bổ sung phải lưu trữ tối thiểu 10 năm.
Ví dụ thực tế
Hợp đồng xây dựng ký với thuế suất GTGT 10% thay vì 8%: Các bên lập phụ lục hợp đồng điều chỉnh lại giá trị, nhà thầu phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm GTGT, ghi rõ tham chiếu hóa đơn gốc. Chủ đầu tư hoàn trả phần thuế chênh lệch, hai bên cùng khai bổ sung thuế ở kỳ phát hiện sai sót.
Lưu ý quan trọng
- Nguyên nhân sai sót: Xác minh lỗi do đâu (phần mềm, hợp đồng, quy trình) trước khi điều chỉnh để tránh lặp lại.
- Điều chỉnh nhiều lần: Nếu hóa đơn điều chỉnh vẫn sai, tiếp tục điều chỉnh đến khi chuẩn xác.
- Hàng hóa đặc biệt (ô tô, bất động sản): Khi trả lại hàng, bên mua phải lập hóa đơn trả lại.
