Công ty dưới 10 lao động không thuộc trường hợp cần có nội quy lao động bằng văn bản, nhưng vẫn cần thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động. Nhiều doanh nghiệp nghĩ ít lao động thì không cần làm gì thêm, trong khi phần thỏa thuận trong hợp đồng lại hay bị bỏ sót.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách xử lý |
|---|---|
| Dưới 10 lao động | Không thuộc trường hợp cần ban hành nội quy lao động bằng văn bản; cần có nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động |
| Từ 10 lao động trở lên | Nội quy lao động phải bằng văn bản |
| Từ 10 lao động trở lên sau khi ban hành nội quy | Nộp hồ sơ đăng ký trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành |
| Nội quy lao động đã đăng ký | Có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ, trừ trường hợp nội dung nội quy có quy định khác |
Mốc cần nhớ: từ 10 lao động trở lên mới gắn với yêu cầu nội quy lao động bằng văn bản và thủ tục đăng ký.
II. Hiểu đúng để tránh nhầm
1. Với công ty dưới 10 lao động
Với nhóm này, doanh nghiệp không thuộc diện phải có nội quy lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, không phải bỏ trống hoàn toàn phần kỷ luật lao động. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là hợp đồng lao động có thể hiện rõ nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất hay chưa.
- Không thuộc diện bắt buộc có nội quy bằng văn bản.
- Không thuộc diện bắt buộc đăng ký nội quy lao động.
- Vẫn cần thể hiện nội dung liên quan trong hợp đồng lao động.
2. Nếu công ty dưới 10 lao động vẫn tự ban hành nội quy bằng văn bản
Trường hợp doanh nghiệp tự nguyện làm nội quy bằng văn bản thì hiệu lực của nội quy do người sử dụng lao động quyết định và ghi trong nội quy lao động. Doanh nghiệp thường lúng túng khi dùng mẫu có sẵn nhưng lại không ghi rõ thời điểm áp dụng.
Ví dụ thực tế
Một công ty có 7 lao động vẫn lập nội quy lao động bằng văn bản để dễ quản lý đi muộn, nghỉ việc, bồi thường tài sản. Trường hợp này, công ty có thể ghi rõ ngày có hiệu lực ngay trong nội quy để thống nhất áp dụng nội bộ.
III. Đăng ký và xử phạt cần lưu ý
1. Đăng ký nội quy lao động
Nghĩa vụ đăng ký chỉ đặt ra với doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh.
Với công ty dưới 10 lao động, không thuộc diện bắt buộc đăng ký. Nếu doanh nghiệp tự nguyện ban hành nội quy bằng văn bản thì không phát sinh nghĩa vụ đăng ký.
2. Mức xử phạt dễ gặp
| Hành vi | Mức phạt |
|---|---|
| Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên hoặc không đăng ký nội quy theo quy định | 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân; tổ chức bị phạt gấp đôi |
| Không thông báo hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy ở nơi cần thiết tại nơi làm việc | 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với cá nhân |
Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm, nhất là khi số lao động tăng lên từ dưới 10 lên từ 10 người trở lên mà không cập nhật hồ sơ nội bộ kịp thời.
Lưu ý quan trọng
- Nội dung nội quy lao động không nên trái với pháp luật lao động và quy định có liên quan.
- Lỗi thường gặp là sao chép mẫu không phù hợp, không thông báo, không niêm yết, hoặc thiếu ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có.
- Nếu doanh nghiệp đang ở sát ngưỡng 10 lao động, Thuận Thiên khuyến nghị bạn kiểm tra lại thời điểm phát sinh đủ 10 người để tránh bỏ qua nghĩa vụ về nội quy và đăng ký.
IV. Một cập nhật hành chính cần biết
Từ 01/7/2025, thủ tục hành chính về đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp được công bố mới theo Quyết định 628/QĐ-BNV. Cập nhật này không làm thay đổi bản chất của vấn đề: công ty dưới 10 lao động vẫn không thuộc nhóm cần ban hành nội quy lao động bằng văn bản.
