Có, hóa đơn giữa công ty A và công ty B vẫn hợp lệ ngay cả khi công ty C thanh toán thay. Hóa đơn được xác định theo quan hệ mua bán giữa bên bán và bên mua, không phụ thuộc vào người trả tiền.
I. Hóa đơn vẫn hợp lệ
Hóa đơn lập giữa công ty A (bên bán) và công ty B (bên mua) là hoàn toàn hợp lệ, ngay cả khi công ty C là bên trả tiền thay. Theo quy định của pháp luật thuế, tính hợp lệ của hóa đơn được xác định dựa trên mối quan hệ mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán và bên mua, không phụ thuộc vào việc ai là người thực hiện thanh toán.
II. Căn cứ pháp lý và các quy định cần tuân thủ
Việc thanh toán thay chỉ là một vấn đề về dòng tiền và cách hạch toán kế toán giữa các bên, không làm thay đổi bản chất của giao dịch mua bán gốc. Để đảm bảo tính hợp lệ, hóa đơn phải tuân thủ các quy định sau:
1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn phải có đầy đủ thông tin của bên bán (Công ty A) và bên mua (Công ty B). Cụ thể:
- Thông tin bên bán (Công ty A): Tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin bên mua (Công ty B): Tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
Lưu ý: Thông tin của công ty C (bên thanh toán) không cần và không được ghi trên hóa đơn mua bán hàng hóa giữa A và B.
2. Thời điểm lập hóa đơn
Theo Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa. Do đó, công ty A phải xuất hóa đơn cho công ty B ngay khi giao hàng, bất kể công ty C đã thanh toán hay chưa.
3. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
Kể từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về xử lý sai sót đã được cập nhật:
- Bên bán (Công ty A) có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn có sai sót mà không cần lập biên bản thỏa thuận với bên mua trong mọi trường hợp.
- Tuy nhiên, bên bán vẫn phải thông báo cho bên mua (Công ty B) về việc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
Ví dụ thực tế
Công ty A bán một lô hàng trị giá 110 triệu đồng (đã bao gồm VAT) cho công ty B. Công ty C (công ty mẹ của B) thanh toán toàn bộ số tiền này cho A. Trong trường hợp này, hóa đơn hợp lệ phải được lập với thông tin bên bán là Công ty A và bên mua là Công ty B. Công ty B sẽ dùng hóa đơn này để hạch toán chi phí đầu vào và kê khai khấu trừ thuế GTGT. Giao dịch thanh toán giữa C và A được xử lý riêng trên sổ sách kế toán của các bên.
Lưu ý quan trọng
- Về khấu trừ thuế GTGT: Chỉ công ty B (bên có tên trên hóa đơn mua vào) mới được quyền sử dụng hóa đơn này để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Công ty C không thể sử dụng hóa đơn này cho mục đích thuế.
- Về chứng từ thanh toán: Để hồ sơ hợp lệ, Công ty B cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu Công ty C trả thay, cần có hợp đồng hoặc thỏa thuận ba bên (A-B-C) hoặc thỏa thuận giữa B và C ghi rõ việc thanh toán hộ. Đây là cơ sở để chứng minh khoản chi phí của Công ty B là hợp lệ.
