Có nhiều loại hoá đơn khác nhau tuỳ vào chức năng và mục đích sử dụng, dưới đây là chi tiết các loại hoá đơn phổ biến
I. Phân loại hóa đơn điện tử theo phương thức phát hành
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Đặc điểm pháp lý: Được cấp mã xác thực từ hệ thống Tổng cục Thuế trước khi phát hành; dữ liệu hóa đơn được đồng bộ tự động với hệ thống cơ quan thuế.
- Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp đăng ký tự nguyện; nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.
2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Đặc điểm pháp lý: Doanh nghiệp tự phát hành sau khi thông báo với cơ quan thuế, không cần xác nhận mã từ hệ thống tổng cục thuế.
- Phạm vi sử dụng: Các giao dịch nội địa thông thường, không áp dụng cho dịch vụ xuyên biên giới.
II. Phân loại hóa đơn điện tử theo mục đích sử dụng
1. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử
- Áp dụng cho doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2. Hóa đơn bán hàng điện tử
- Dùng cho trường hợp tính thuế trực tiếp trên doanh thu.
III. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (áp dụng từ 01/6/2025)
1. Đặc điểm kỹ thuật
- Tích hợp với hệ thống POS/ERP của doanh nghiệp, tự động chuyển dữ liệu về Tổng cục Thuế theo chuẩn XML.
- Có thể thuộc nhóm hóa đơn điện tử có mã hoặc không mã.
2. Đối tượng bắt buộc áp dụng
- Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
- Doanh nghiệp bán lẻ trong các lĩnh vực siêu thị, trung tâm thương mại, vận tải hành khách công cộng, dịch vụ lưu trú, ăn uống.
Ví dụ thực tế
- Hóa đơn có mã: Công ty phần mềm xuất khẩu sử dụng khi bán dịch vụ cho đối tác nước ngoài.
- Hóa đơn từ máy tính tiền: Hệ thống cửa hàng tiện lợi phát hành hóa đơn tự động khi bán hàng.
Lưu ý quan trọng
- Ký hiệu hóa đơn: Hai chữ số cuối năm phát hành đặt ở vị trí thứ 5-6 trong ký hiệu hóa đơn (VD: 2025 → “25”).
- Thời hạn lưu trữ: Tối thiểu 10 năm dưới dạng điện tử nguyên gốc.
- Chế tài vi phạm: Có thể phạt đến 20 triệu đồng cho hành vi phát hành hóa đơn trái quy định.
