Chi phí trang phục cho nhân viên có thể được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
I. Quy định về giới hạn chi phí trang phục
Chi phí trang phục cho nhân viên được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, với các giới hạn riêng cho hình thức chi bằng tiền và chi bằng hiện vật.
1. Đối với chi bằng tiền
Mức chi tối đa được tính vào chi phí được trừ là 05 triệu đồng/người/năm. Phần chi vượt quá mức này sẽ không được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
2. Đối với chi bằng hiện vật
Không có giới hạn về số tiền được trừ, miễn là doanh nghiệp đáp ứng điều kiện bắt buộc: phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Nếu không có hóa đơn, chứng từ, toàn bộ khoản chi sẽ không được tính là chi phí hợp lý.
3. Trường hợp chi cả tiền và hiện vật
Nếu doanh nghiệp chi cho nhân viên cả bằng tiền và hiện vật trong cùng một năm, thì:
- Phần chi bằng tiền: Áp dụng mức giới hạn không quá 05 triệu đồng/người/năm.
- Phần chi bằng hiện vật: Không bị giới hạn số tiền nhưng phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
II. Điều kiện chung để được tính vào chi phí hợp lý
Để được khấu trừ, chi phí trang phục phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
- Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật.
- Đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Khoản chi không trái với các quy định của pháp luật về tiền lương, tiền công.
- Khoản chi phải được quy định cụ thể về điều kiện và mức hưởng tại một trong các văn bản sau của doanh nghiệp: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính, hoặc Quy chế thưởng.
Lưu ý quan trọng
- Chủ doanh nghiệp: Chi phí trang phục cho chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ.
- Tất cả các ngành nghề hiện nay đều áp dụng chung một quy định về chi phí trang phục như đã nêu, không còn quy định riêng cho các ngành đặc thù như trước đây.
- Trang phục thống nhất: Trường hợp doanh nghiệp có quy định người lao động phải mặc trang phục thống nhất khi làm việc, khoản chi này được tính vào chi phí hợp lý.
- Về thuế TNCN: Phần chi trang phục bằng tiền dưới 05 triệu đồng/người/năm và toàn bộ phần chi bằng hiện vật (có đủ hóa đơn) sẽ không bị tính thuế TNCN của người lao động.
