Đơn vị kế toán là chủ thể chịu trách nhiệm tổng thể về việc mở, ghi và quản lý sổ kế toán. Trong thực tế, việc lập sổ sách kế toán thường gắn với 3 nhóm người: người đại diện theo pháp luật hoặc thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán, và nhân viên kế toán được phân công ghi sổ. Điểm dễ nhầm là người trực tiếp ghi sổ không phải là người duy nhất chịu trách nhiệm; trách nhiệm được phân theo từng vai trò và vẫn quy về đơn vị kế toán.
I. Bảng tra cứu nhanh trách nhiệm lập sổ sách kế toán
| Chủ thể | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| Đơn vị kế toán | Chịu trách nhiệm tổng thể về mở, ghi và quản lý sổ kế toán |
| Người đại diện theo pháp luật hoặc thủ trưởng đơn vị | Tổ chức công tác kế toán, chỉ đạo mở sổ đúng thời điểm, ký duyệt sổ kế toán |
| Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán | Tổ chức, quản lý, kiểm tra việc mở và ghi sổ; ký xác nhận trên sổ; quản lý hệ thống sổ sách |
| Nhân viên kế toán được phân công ghi sổ | Trực tiếp lập và ghi sổ trên cơ sở chứng từ kế toán hợp pháp; chịu trách nhiệm về nội dung đã ghi và việc giữ sổ trong thời gian được giao |
Sổ kế toán được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc từ ngày thành lập đối với đơn vị mới thành lập. Việc ghi sổ cần căn cứ vào chứng từ kế toán và bảo đảm kịp thời, rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực.
II. Cụ thể ai làm gì?
1. Người đại diện theo pháp luật hoặc thủ trưởng đơn vị
Người này chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán tại đơn vị, gồm tổ chức bộ máy kế toán, chỉ đạo việc mở sổ đúng thời điểm và ký duyệt sổ kế toán. Khi thanh tra thường hỏi đầu tiên là đơn vị đã phân công trách nhiệm mở và giữ sổ như thế nào. Nếu nội bộ chỉ giao việc bằng miệng, phần này dễ bị bỏ sót.
2. Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán
Người giữ vai trò này chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý, kiểm tra việc mở và ghi sổ kế toán; ký xác nhận trên sổ; quản lý chung hệ thống sổ sách; đồng thời tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý, ghi sổ khi có thay đổi nhân sự. Một lỗi phổ biến là có người ghi sổ nhưng thiếu bước kiểm tra và ký xác nhận của người phụ trách kế toán.
3. Nhân viên kế toán được phân công ghi sổ
Đây là người trực tiếp lập và ghi chép sổ kế toán dựa trên chứng từ kế toán hợp pháp. Sổ giao cho ai ghi thì người đó chịu trách nhiệm về nội dung đã ghi và việc giữ sổ trong suốt thời gian được giao quản lý. Khi thay đổi người ghi sổ, cần có bàn giao rõ ràng. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm.
III. Yêu cầu khi mở, ghi và quản lý sổ kế toán
Sổ kế toán cần ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khóa sổ, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và người đại diện theo pháp luật, cùng với số trang và đóng dấu giáp lai theo quy định. Cơ quan thuế thường soi rất kỹ phần chữ ký, thời điểm mở sổ và căn cứ chứng từ ghi sổ.
- Mở sổ: vào đầu kỳ kế toán năm hoặc từ ngày thành lập đối với đơn vị mới thành lập.
- Ghi sổ: căn cứ vào chứng từ kế toán, bảo đảm kịp thời, rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực.
- Quản lý sổ: phân công rõ trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ, quản lý chặt chẽ trong suốt quá trình sử dụng.
- Sổ điện tử: đơn vị kế toán có thể ghi sổ bằng phương tiện điện tử; sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử thì in ra giấy để lưu trữ, trừ trường hợp được phép lưu trữ điện tử bảo đảm an toàn.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp giao nhân viên kế toán nhập liệu hằng ngày nhưng không có chữ ký của người lập sổ, người phụ trách kế toán và người đại diện theo pháp luật trên sổ kế toán. Doanh nghiệp thường nghĩ chỉ cần có dữ liệu trên phần mềm là đủ, trong khi hồ sơ sổ sách vẫn cần được hoàn thiện đúng vai trò và trách nhiệm ký duyệt.
IV. Trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ và rủi ro vi phạm
Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, có thể bố trí người phụ trách kế toán mà không nhất thiết phải có kế toán trưởng. Doanh nghiệp cũng có thể tự tổ chức công tác kế toán hoặc ký hợp đồng với đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán. Tuy nhiên, trách nhiệm lập và quản lý sổ sách kế toán vẫn thuộc về thủ trưởng đơn vị, người đại diện theo pháp luật và người phụ trách kế toán.
| Nội dung | Thông tin cần chú ý |
|---|---|
| Doanh nghiệp siêu nhỏ | Có thể bố trí người phụ trách kế toán |
| Kế toán trưởng | Không phải trường hợp nào cũng cần bố trí |
| Tổ chức thực hiện công tác kế toán | Có thể tự làm hoặc thuê dịch vụ kế toán |
| Trách nhiệm cuối cùng | Vẫn gắn với thủ trưởng đơn vị, người đại diện theo pháp luật và người phụ trách kế toán |
| Mức phạt vi phạm về sổ kế toán | Từ 1-30 triệu đồng tùy mức độ đối với các hành vi như không mở sổ đúng hạn, ghi không đúng chứng từ, ghi không liên tục… |
Vi phạm quy định về sổ kế toán có thể bị xử phạt từ 1-30 triệu đồng tùy hành vi và mức độ vi phạm.
Lưu ý
- Sổ kế toán không chỉ là việc của riêng người ghi sổ mà là trách nhiệm có phân tầng giữa các chủ thể liên quan.
- Nếu thay đổi người ghi sổ hoặc người phụ trách, cần thực hiện bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ.
- Với sổ điện tử, phần in sổ sau khi khóa sổ và lưu trữ là điểm nhiều đơn vị hay quên kiểm tra.
- Nếu bạn đang dùng mẫu sổ theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc doanh nghiệp siêu nhỏ, cần đối chiếu đúng danh mục biểu mẫu như Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết, Sổ doanh thu bán hàng hóa dịch vụ…
