Khi người lao động nghỉ không lương dưới 14 ngày làm việc trong tháng, tháng đó vẫn tham gia BHXH. Nếu nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên thì thường người lao động và người sử dụng lao động không đóng BHXH cho tháng đó. Trường hợp nghỉ kéo dài qua nhiều tháng, cần xác định riêng từng tháng, không cộng dồn cả đợt nghỉ.
Mốc đầu tiên cần xem là 14 ngày làm việc trong tháng.
Dưới 14 ngày: vẫn đóng BHXH.
Từ 14 ngày trở lên: không đóng BHXH của tháng đó, trừ khi hai bên có thỏa thuận tiếp tục đóng theo quy định mới.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách xác định BHXH |
|---|---|
| Nghỉ không lương dưới 14 ngày làm việc trong tháng | Vẫn đóng BHXH của tháng đó |
| Nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng | Người lao động và người sử dụng lao động không đóng BHXH tháng đó |
| Nghỉ không lương kéo dài qua nhiều tháng | Xác định riêng từng tháng; tháng nào nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên thì xử lý theo tháng đó |
| Từ ngày 01/07/2025, có thỏa thuận tiếp tục đóng khi nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên | Có thể thỏa thuận tiếp tục đóng BHXH; căn cứ đóng là căn cứ đóng BHXH của tháng gần nhất |
| Thỏa thuận tiếp tục đóng khi nghỉ không lương | Chỉ áp dụng với BHXH, không bao gồm BHYT và BHTN |
II. Cách hiểu đúng để tránh sai sót hồ sơ
1. Nghỉ dài ngày không có nghĩa là tự động dừng toàn bộ thời gian tham gia
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn tổng số ngày nghỉ của cả đợt, dễ dẫn đến sai. Cách làm đúng là kiểm tra từng tháng. Tháng nào người lao động không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên thì tháng đó thường không đóng BHXH tương ứng.
Nếu có tháng nghỉ dưới ngưỡng này thì vẫn tính đóng như bình thường.
2. Quy định mới về thỏa thuận tiếp tục đóng
Từ 01/07/2025, dù người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, hai bên vẫn có thể thỏa thuận tiếp tục đóng BHXH cho tháng đó. Căn cứ đóng là căn cứ đóng BHXH của tháng gần nhất.
Lưu ý: thỏa thuận này chỉ áp dụng cho BHXH, không áp dụng cho BHYT và BHTN. Nếu có đóng theo thỏa thuận thì thời gian đó được tính là thời gian tham gia BHXH; nếu không đóng thì thời gian này không được tính.
III. Những trường hợp dễ nhầm lẫn
1. Không nên gộp chung với nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm đau
Cần tách rõ nghỉ không hưởng lương với nghỉ hưởng chế độ ốm đau, thai sản vì cách tính thời gian tham gia và căn cứ đóng là khác nhau. Không nên đồng nhất nghỉ không lương với nghỉ thai sản vì đây là hai nhóm xử lý riêng.
2. Trường hợp tháng đầu làm việc hoặc tháng đầu đi làm lại
Nếu trong tháng đầu làm việc hoặc tháng đầu trở lại làm việc mà người lao động nghỉ hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên thì vẫn đóng BHXH của tháng đó. Trường hợp này khác với nghỉ không lương, cần phân loại đúng ngay từ đầu.
Ví dụ thực tế
Người lao động nghỉ không lương 3 tháng. Nếu mỗi tháng đều không làm việc từ 14 ngày làm việc trở lên thì các tháng đó thường không đóng BHXH. Trường hợp thuộc giai đoạn áp dụng quy định mới và hai bên có thỏa thuận tiếp tục đóng thì vẫn có thể duy trì thời gian tham gia BHXH cho các tháng này. Sau khi quay lại làm việc, nếu ngay tháng đầu phát sinh nghỉ ốm đau đủ điều kiện thì cách xử lý lại theo nhóm quy định riêng của chế độ ốm đau.
Lưu ý
- Thực tiễn quản lý thường thực hiện báo giảm tạm thời với người lao động nghỉ không lương dài ngày.
- Thời gian không đóng sẽ không tính là thời gian tham gia BHXH, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng.
- Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm: không báo giảm kịp thời dẫn đến đóng thừa, hoặc quên lập thỏa thuận tiếp tục đóng khi thuộc trường hợp được áp dụng.
- Cần kiểm tra kỹ số ngày làm việc thực tế trong từng tháng, vì chỉ cần xác định sai mốc 14 ngày là hồ sơ BHXH có thể bị lệch.
