Người lao động nghỉ không lương có đóng BHXH hay không phụ thuộc vào số ngày không làm việc và không hưởng lương trong tháng. Nếu nghỉ dưới 14 ngày làm việc trong tháng thì tháng đó vẫn tính đóng BHXH bắt buộc. Nếu nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì thông thường tháng đó không đóng BHXH và cũng không tính là thời gian tham gia BHXH, trừ trường hợp nghỉ hưởng chế độ thai sản. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn tình trạng nghỉ không lương mà quên đối chiếu đủ mốc 14 ngày làm việc.
Lưu ý: dưới 14 ngày làm việc trong tháng: vẫn đóng BHXH. Từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng: tháng đó thường không đóng BHXH.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách xử lý BHXH | Lưu ý |
|---|---|---|
| Không làm việc, không hưởng lương dưới 14 ngày làm việc trong tháng | Vẫn đóng BHXH bắt buộc cho tháng đó | Dễ nhầm khi doanh nghiệp báo giảm quá sớm |
| Không làm việc, không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng | Không đóng BHXH tháng đó | Tháng đó không tính thời gian đóng BHXH |
| Nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng nhưng thuộc nhóm đối tượng được luật cho phép thỏa thuận tiếp tục đóng | Người lao động và người sử dụng lao động có thể thỏa thuận tiếp tục đóng | Căn cứ đóng là căn cứ đóng BHXH của tháng gần nhất |
| Nghỉ hưởng chế độ thai sản | Xử lý theo quy định riêng | Không áp dụng như nghỉ không lương thông thường |
II. Mốc áp dụng theo thời gian
1. Giai đoạn áp dụng đến hết ngày 30/6/2025
Trong giai đoạn này, cách xử lý theo nguyên tắc: người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì tháng đó không đóng BHXH. Nếu dưới ngưỡng này thì vẫn tham gia BHXH của tháng.
Phần này hay bị bỏ sót khi bộ phận nhân sự chỉ căn cứ đơn xin nghỉ không lương mà không rà lại bảng công và bảng lương của đúng tháng phát sinh.
2. Từ ngày 01/7/2025
Từ mốc này, quy định vẫn giữ ngưỡng 14 ngày làm việc, nhưng bổ sung cơ chế cho một số nhóm đối tượng thuộc điểm a, b, c, d và i khoản 1 và khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024: dù nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, người lao động và người sử dụng lao động vẫn có thể thỏa thuận tiếp tục đóng BHXH cho tháng đó.
Nếu có thỏa thuận tiếp tục đóng: căn cứ đóng được xác định theo mức đóng BHXH của tháng gần nhất.
Doanh nghiệp thường nhầm vì nghĩ cứ nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên là đương nhiên ngắt BHXH. Thực tế, từ mốc áp dụng mới, vẫn có thể duy trì đóng nếu hai bên thống nhất.
III. Những điểm dễ nhầm khi nghỉ không lương
1. Không phải cứ nghỉ không lương là tháng đó ngừng đóng BHXH
Cần nhìn vào số ngày không làm việc và không hưởng lương trong tháng, không chỉ nhìn tên gọi của loại nghỉ. Nếu chưa đủ 14 ngày làm việc thì tháng đó vẫn xử lý đóng BHXH như bình thường.
2. Nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên thường làm gián đoạn thời gian tham gia
Nếu thuộc trường hợp không đóng BHXH của tháng đó và không có thỏa thuận đóng tiếp theo cơ chế mới, thì tháng phát sinh nghỉ không lương sẽ bị gián đoạn thời gian đóng BHXH. Doanh nghiệp dễ bị truy thu hoặc điều chỉnh hồ sơ nếu để nguyên danh sách tham gia trong khi người lao động đã nghỉ đủ điều kiện báo giảm.
3. Cần phân biệt với trường hợp ngoại lệ khác
Thai sản là ngoại lệ xử lý theo quy định riêng, không nên gộp chung với nghỉ không lương thông thường khi xác định thời gian đóng.
Ngoài ra còn có trường hợp được lưu ý riêng: trong tháng đầu làm việc hoặc tháng đầu trở lại làm việc, nếu người lao động nghỉ hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên thì vẫn đóng BHXH của tháng đó. Đây là trường hợp khác với nghỉ không lương, lúc thanh tra thường bị hỏi đầu tiên nếu doanh nghiệp áp dụng máy móc một quy tắc cho mọi loại nghỉ.
Ví dụ thực tế
Nếu người lao động nghỉ không lương 10 ngày làm việc trong tháng thì tháng đó vẫn đóng BHXH. Ngược lại, nếu nghỉ không lương 16 ngày làm việc trong tháng thì thông thường tháng đó không đóng BHXH; nếu thuộc nhóm đối tượng được áp dụng cơ chế mới và hai bên có thỏa thuận, việc đóng BHXH vẫn có thể được duy trì theo căn cứ của tháng gần nhất.
IV. Thủ tục báo giảm và lưu ý hồ sơ
Khi người lao động nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên và thuộc trường hợp không đóng BHXH tháng đó, doanh nghiệp thường phải làm thủ tục báo giảm để tránh sai dữ liệu đóng. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm do báo giảm chậm hoặc chọn sai phương án kê khai.
- Biểu mẫu thường dùng: Mẫu D02-LT.
- Khi kê khai trường hợp nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên: sử dụng phương án KL (không lương).
- Thủ tục báo giảm thực hiện qua hồ sơ 600.
- Đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm từ ngày 01 tháng sau hoặc xử lý kịp thời khi phát sinh.
- Nếu báo giảm chậm, đơn vị còn phải đóng BHYT của các tháng chậm báo giảm, và thẻ BHYT có giá trị đến hết tháng báo giảm.
- Để hạn chế phát sinh truy đóng, nhiều đơn vị ưu tiên báo giảm trước tháng phát sinh hoặc từ ngày 28 tháng trước.
Lưu ý quan trọng
Hiện chưa có mức xử phạt hành chính cụ thể chỉ riêng cho hành vi chậm báo giảm lao động như đối với chậm đóng BHXH, nhưng phần chi phí BHYT phát sinh do báo chậm vẫn là rủi ro thực tế. Nếu muốn giữ quá trình tham gia khi không còn thuộc diện đóng bắt buộc, có thể xem xét phương án BHXH tự nguyện nếu đáp ứng điều kiện tương ứng. Để tránh sai dữ liệu, cần kiểm tra đồng thời đơn nghỉ, bảng công, bảng lương và thời điểm nộp hồ sơ.
