Nếu người lao động đã nghỉ việc trước thời điểm đơn vị chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế năm, thì thường không thuộc trường hợp ủy quyền cho công ty cũ quyết toán thay. Lý do là họ không còn là người thực tế đang làm việc tại thời điểm quyết toán. Khi đó, cá nhân sẽ trực tiếp tự quyết toán thuế với cơ quan thuế nếu thuộc diện cần quyết toán hoặc có nhu cầu hoàn thuế.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách xử lý |
|---|---|
| Đã nghỉ việc trước thời điểm quyết toán tại công ty cũ | Không ủy quyền cho công ty cũ; cá nhân tự quyết toán nếu thuộc diện hoặc muốn hoàn thuế |
| Công ty cũ đã chi trả thu nhập trong năm | Công ty chỉ kê khai phần thu nhập đã trả, không quyết toán thay |
| Cần hồ sơ để tự quyết toán | Xin chứng từ khấu trừ thuế từ công ty cũ và chuẩn bị tờ khai, phụ lục nếu có |
| Đã chuyển sang công ty mới và đáp ứng điều kiện ủy quyền tại nơi đang làm việc | Có thể ủy quyền cho công ty mới theo quy định |
| Đã nghỉ việc và chưa làm ở đâu vào thời điểm quyết toán | Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú |
Điểm cần nhớ: nghỉ việc trước thời điểm quyết toán tại công ty cũ thì thường không ủy quyền cho công ty cũ được; công ty chỉ cấp chứng từ và kê khai phần đã chi trả.
II. Khi nào cần tự quyết toán thuế?
Bản chất của việc này nằm ở thời điểm quyết toán. Nếu trước thời điểm công ty làm quyết toán năm mà bạn đã nghỉ việc, thì công ty cũ không làm quyết toán thay cho phần thuế thu nhập cá nhân của bạn. Công ty cũ vẫn phải kê khai thu nhập đã trả, nhưng việc quyết toán cuối cùng của cá nhân lại là phần người lao động tự thực hiện nếu thuộc diện cần quyết toán hoặc muốn hoàn thuế.
- Tự quyết toán nếu có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán hoặc có nhu cầu hoàn thuế.
- Có thể ủy quyền cho công ty mới nếu đã chuyển sang nơi làm việc mới và đáp ứng điều kiện ủy quyền tại nơi đang làm việc vào thời điểm quyết toán.
- Không nhất thiết phải quyết toán trong một số trường hợp ngoại lệ được áp dụng theo quy định hiện hành.
Ví dụ thực tế
Người lao động nghỉ việc ở công ty A trước kỳ quyết toán, sau đó chưa ký hợp đồng ở nơi khác. Trường hợp này, công ty A chỉ kê khai khoản thu nhập đã trả trong năm và cấp chứng từ khấu trừ thuế. Cá nhân sẽ dùng các chứng từ đó để tự nộp hồ sơ với cơ quan thuế nếu phát sinh số thuế nộp thêm hoặc muốn nhận lại số thuế nộp thừa.
Lưu ý quan trọng
Nhiều người chỉ lấy bảng lương mà quên xin chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Khi thiếu chứng từ này, hồ sơ tự quyết toán rất dễ vướng khi đối chiếu.
III. Nộp hồ sơ ở đâu, thời hạn thế nào, cần giấy tờ gì?
1. Nơi nộp hồ sơ
- Nếu tại thời điểm quyết toán, người lao động không còn làm việc tại bất kỳ tổ chức trả thu nhập nào, thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú).
- Nếu có thu nhập từ một nơi hoặc nhiều nơi, nơi nộp hồ sơ được xác định theo quy định về nơi cư trú, nơi tính giảm trừ gia cảnh hoặc nơi có nguồn thu nhập lớn nhất tùy từng trường hợp.
- Nếu đã nghỉ việc và chưa có công ty mới tại thời điểm quyết toán, nguyên tắc thường áp dụng là nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú.
2. Thời hạn nộp hồ sơ
Thời hạn đối với cá nhân trực tiếp quyết toán: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Đối với kỳ tính thuế năm 2024, hạn nộp tương ứng được dời đến ngày 05/05/2025 do trùng kỳ nghỉ lễ, nghỉ cuối tuần.
Lưu ý: nhiều người để sát hạn mới kiểm tra chứng từ, đến lúc phát hiện thiếu chứng từ khấu trừ hoặc sai mã số thuế thì không kịp xử lý.
3. Hồ sơ cần chuẩn bị
| Hồ sơ | Ghi chú |
|---|---|
| Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN | Hồ sơ chính khi cá nhân tự quyết toán |
| Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN | Dùng khi có đăng ký người phụ thuộc |
| Chứng từ khấu trừ thuế TNCN | Do tổ chức chi trả cấp |
| Tài liệu chứng minh thu nhập, số thuế đã khấu trừ và giấy tờ liên quan khác | Chuẩn bị theo hồ sơ thực tế phát sinh |
Lưu ý quan trọng
Cơ quan thuế thường rà soát rất kỹ phần thông tin cá nhân, mã số thuế, người phụ thuộc và số thuế đã khấu trừ. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều người vẫn vướng khi tự kê khai.
IV. Trường hợp không cần quyết toán và mức phạt nếu nộp chậm
1. Một số trường hợp không bắt buộc tự quyết toán
- Nếu số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của cá nhân không quá 50.000 đồng thì không thuộc trường hợp bắt buộc quyết toán.
- Nếu cá nhân có số thuế nộp thừa nhưng không yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau thì không nhất thiết phải quyết toán.
- Nếu cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã bị khấu trừ 10%, thì không phải quyết toán đối với phần thu nhập vãng lai này nếu không có yêu cầu.
2. Mức phạt chậm nộp hồ sơ
| Thời gian chậm nộp | Mức xử lý đối với cá nhân |
|---|---|
| Chậm 01-05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ | Phạt cảnh cáo |
| Chậm 01-30 ngày, không có tình tiết giảm nhẹ | Phạt từ 1 triệu đến 2,5 triệu đồng |
| Chậm 31-60 ngày | Phạt từ 2,5 triệu đến 4 triệu đồng |
| Chậm 61-90 ngày | Phạt từ 4 triệu đến 7,5 triệu đồng |
| Chậm trên 91 ngày, không phát sinh thuế phải nộp | Phạt từ 4 triệu đến 7,5 triệu đồng |
Mức phạt áp dụng cho cá nhân được xác định bằng 1/2 mức phạt của tổ chức. Trường hợp hồ sơ quyết toán có phát sinh số tiền thuế được hoàn thì thuộc diện không xử phạt theo nội dung đã nêu.
Ví dụ thực tế
Một người lao động nghỉ việc, có thu nhập từ 2 nơi trong năm và đã bị khấu trừ thuế tại cả hai nơi. Nếu sau khi cộng dồn phát sinh số thuế nộp thừa và có nhu cầu hoàn, cá nhân nên tự quyết toán sớm để tránh dồn hồ sơ sát hạn. Doanh nghiệp thường cấp chứng từ chậm, làm người lao động nộp hồ sơ muộn.
Lưu ý quan trọng
- Sai CMND/CCCD, mã số thuế, địa chỉ cư trú.
- Kê khai thiếu thu nhập từ nhiều nguồn hoặc bỏ sót thu nhập vãng lai.
- Sai thông tin giảm trừ gia cảnh, nhất là người phụ thuộc.
- Không đối chiếu chứng từ khấu trừ với dữ liệu cơ quan thuế.
- Nộp hồ sơ muộn.
- Quên nộp đủ tờ khai 02/QTT-TNCN và bảng kê người phụ thuộc nếu có.
Nếu bạn đã nghỉ việc và đang tự chuẩn bị hồ sơ, hãy kiểm tra đủ thu nhập từ tất cả nơi đã làm, chứng từ khấu trừ, người phụ thuộc và nơi nộp hồ sơ trước khi gửi tờ khai. Khi rà soát hồ sơ, phần dễ bị hỏi đầu tiên thường là tổng thu nhập và số thuế đã khấu trừ có khớp giữa các chứng từ hay không.
