Khi tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) online, người nộp thuế cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết theo quy định để hoàn tất thủ tục trên hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế.
I. Các loại giấy tờ cần chuẩn bị khi tự quyết toán thuế TNCN online
1. Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/QTT-TNCN)
- Đây là giấy tờ bắt buộc, người nộp thuế sẽ kê khai trực tuyến trên hệ thống Thuế điện tử. Các thông tin từ những chứng từ khác sẽ được sử dụng để điền vào tờ khai này.
2. Các chứng từ chứng minh thu nhập và số thuế đã khấu trừ
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Do tổ chức/cá nhân trả thu nhập cấp, thể hiện tổng thu nhập và số thuế đã tạm nộp.
- Chứng từ nộp thuế trong năm: Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước nếu bạn đã tự nộp thuế mà không thông qua tổ chức trả thu nhập.
3. Hồ sơ đính kèm (dạng tệp điện tử)
- Người nộp thuế cần scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ liên quan để tải lên hệ thống khi nộp tờ khai. Các tài liệu này bao gồm:
- Bản sao chứng từ khấu trừ thuế hoặc chứng từ nộp thuế.
- Bản sao các hóa đơn, chứng từ chứng minh khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
- Tài liệu chứng minh số tiền đã trả của cá nhân cư trú có thu nhập từ nước ngoài (nếu có).
4. Giấy tờ của người phụ thuộc (nếu đăng ký giảm trừ gia cảnh)
- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: Cần chuẩn bị bản sao CMND/CCCD, hộ chiếu hoặc giấy khai sinh. Hồ sơ này chỉ cần nộp một lần cho lần đăng ký giảm trừ đầu tiên.
- Kê khai thông tin: Đối với các năm quyết toán tiếp theo, nếu không có thay đổi, người nộp thuế chỉ cần kê khai thông tin người phụ thuộc vào Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN kèm theo tờ khai chính.
5. Thông tin tài khoản giao dịch thuế điện tử
- Cần có tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử. Nếu chưa có, bạn cần đăng ký bằng mã số thuế cá nhân và mã kiểm tra do cơ quan thuế cấp.
II. Quy định về tài liệu nộp kèm và thời hạn nộp hồ sơ quyết toán
1. Yêu cầu về tài liệu đính kèm
- Khi nộp tờ khai online, người nộp thuế phải đính kèm bản điện tử (ảnh chụp hoặc file scan) của các hồ sơ, chứng từ tương ứng với trường hợp của mình. Hệ thống yêu cầu phải có ít nhất một tệp được đính kèm để hoàn tất thủ tục.
2. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán
- Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế phải nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
- Ví dụ, với thu nhập năm 2024, thời hạn nộp hồ sơ là ngày 30/04/2025. Nếu ngày cuối cùng trùng vào ngày nghỉ lễ, thời hạn sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo.
III. Mức phạt chậm nộp tờ khai và các lưu ý quan trọng
1. Mức phạt vi phạm hành chính
- Phạt cảnh cáo: Nộp chậm từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
- Từ 2 – 5 triệu đồng: Nộp chậm từ 01 đến 30 ngày.
- Từ 5 – 8 triệu đồng: Nộp chậm từ 31 đến 60 ngày.
- Từ 8 – 15 triệu đồng: Nộp chậm từ 61 đến 90 ngày hoặc chậm trên 91 ngày nhưng không phát sinh số thuế phải nộp.
- Từ 15 – 25 triệu đồng: Nộp chậm trên 90 ngày và có phát sinh số thuế phải nộp.
2. Lưu ý quan trọng
- Cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay nếu đủ điều kiện, không bắt buộc phải tự thực hiện.
- Luôn giữ bản gốc của tất cả các chứng từ để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra sau này.
- Nộp hồ sơ đúng thời hạn để tránh các khoản phạt không đáng có.
