Từ 01/07/2025, để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ cần đáp ứng đồng thời 3 nhóm điều kiện: có hóa đơn, chứng từ hợp pháp; có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các trường hợp thuộc ngưỡng áp dụng; và nếu là hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu thì còn cần thêm hồ sơ, chứng từ liên quan. Trong thực tế, cơ quan thuế thường soi rất kỹ ở phần chứng từ thanh toán và sự khớp đúng giữa hóa đơn với giao dịch thực tế.
I. Bảng tra cứu nhanh tiêu chí xác định hóa đơn hợp lệ để khấu trừ
Mốc cần chú ý: từ 01/07/2025, ngưỡng áp dụng yêu cầu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là từ 05 triệu đồng trở lên, tính theo giá đã bao gồm thuế GTGT.
| Tiêu chí | Nội dung cần có | Điểm dễ sai |
|---|---|---|
| Hóa đơn, chứng từ | Hóa đơn GTGT hợp pháp; hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu; hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo quy định | Hóa đơn ghi thiếu chỉ tiêu, sai nội dung, không phù hợp thực tế giao dịch |
| Thanh toán | Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, gồm cả hàng nhập khẩu, từ 05 triệu đồng trở lên đã gồm thuế GTGT | Nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán; mua nhiều lần trong cùng ngày nhưng không cộng dồn |
| Xuất khẩu | Ngoài điều kiện chung còn cần hồ sơ, chứng từ bổ sung theo quy định | Thiếu hợp đồng, tờ khai hải quan, vận đơn hoặc giấy tờ liên quan từng trường hợp |
II. Các điều kiện cần đáp ứng đồng thời
1. Hóa đơn GTGT hoặc chứng từ phải hợp pháp, đúng và đủ
Hóa đơn dùng để khấu trừ cần là hóa đơn GTGT hợp pháp, ghi đúng và đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định về hóa đơn, đồng thời phù hợp với thực tế giao dịch. Phần này hay bị bỏ sót khi doanh nghiệp chỉ kiểm tra hình thức hóa đơn mà không đối chiếu với hàng hóa, dịch vụ thực tế đã mua.
- Đối với mua hàng hóa, dịch vụ trong nước: sử dụng hóa đơn GTGT hợp pháp.
- Đối với hàng hóa nhập khẩu: sử dụng chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu.
- Đối với trường hợp nộp thay cho phía nước ngoài: sử dụng chứng từ nộp thuế GTGT thay theo quy định.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp mua nguyên liệu, có hóa đơn nhưng hóa đơn thiếu chỉ tiêu hoặc nội dung không khớp với giao dịch thực tế thì khi kê khai khấu trừ rất dễ bị rà soát lại hồ sơ.
2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo ngưỡng mới
Theo hướng dẫn áp dụng từ 01/07/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT thường cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ. Đây là điểm dễ bị truy thu vì nhiều doanh nghiệp vẫn quen với ngưỡng cũ.
Lưu ý con số quan trọng: nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người nộp thuế, dù từng lần dưới 05 triệu đồng nhưng tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì vẫn cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ mua vào, bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu.
- Giá trị xác định ngưỡng là giá đã bao gồm thuế GTGT.
- Chứng từ thanh toán thực hiện theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.
- Không chấp nhận hình thức nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán.
- Một số trường hợp đặc thù được loại trừ theo quy định của Chính phủ.
Lưu ý quan trọng
Thực tế dễ sai ở đây là kế toán chỉ nhìn từng hóa đơn riêng lẻ mà quên cộng dồn các lần mua trong cùng ngày của cùng một người bán. Lúc thanh tra thường bị hỏi đầu tiên chính là chứng từ thanh toán đi kèm hóa đơn đầu vào.
III. Trường hợp đặc thù và điều kiện bổ sung đối với xuất khẩu
1. Một số trường hợp đặc thù về chứng từ thanh toán
Một số trường hợp đặc thù được miễn hoặc chưa đến mức phải xuất trình ngay chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo phạm vi quy định, gồm:
- Thanh toán bù trừ công nợ theo hợp đồng.
- Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba.
- Mua trả chậm, trả góp: có thể khấu trừ tạm thời nếu chưa đến hạn thanh toán, sau đó cần điều chỉnh nếu không thanh toán không dùng tiền mặt.
- Một số trường hợp khác do Chính phủ quy định.
Ví dụ thực tế
Nếu doanh nghiệp mua hàng trả góp theo hợp đồng bằng văn bản, vẫn có thể kê khai khấu trừ tạm thời trước hạn thanh toán. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này khi đến hạn mà không hoàn tất thanh toán không dùng tiền mặt thì lại quên điều chỉnh.
2. Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu cần thêm hồ sơ
Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, ngoài điều kiện về hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, còn cần có các hồ sơ, chứng từ liên quan theo quy định. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm vì hồ sơ xuất khẩu thường nằm ở nhiều bộ phận khác nhau.
- Hợp đồng ký với bên nước ngoài.
- Tờ khai hải quan.
- Phiếu đóng gói.
- Vận đơn.
- Chứng từ bảo hiểm hàng hóa nếu có.
- Các giấy tờ khác theo từng trường hợp cụ thể.
IV. Checklist ngắn để tự rà soát trước khi kê khai
| Nội dung kiểm tra | Cần rà soát |
|---|---|
| Hóa đơn | Đúng mẫu, đúng nội dung, đủ chỉ tiêu, khớp giao dịch thực tế |
| Ngưỡng thanh toán | Từ 05 triệu đồng trở lên đã gồm thuế GTGT thì kiểm tra chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| Mua nhiều lần trong ngày | Cộng dồn theo cùng người nộp thuế để xác định có thuộc ngưỡng hay không |
| Hình thức thanh toán | Không dùng tiền mặt; tránh nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán |
| Trả chậm, trả góp | Theo dõi hạn thanh toán để điều chỉnh nếu sau đó không thanh toán đúng hình thức |
| Xuất khẩu | Rà soát đủ hợp đồng, tờ khai, vận đơn và hồ sơ liên quan |
Lưu ý quan trọng
Ngoài việc kiểm tra hóa đơn và thanh toán, còn nên hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế. Hóa đơn điện tử cũng cần đúng quy định nội dung. Rà soát trước khi kê khai sẽ giảm đáng kể rủi ro bị loại khấu trừ khi cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ.
