Hộ kinh doanh không mặc nhiên phải lưu trữ toàn bộ dữ liệu giao dịch dưới dạng điện tử. Cần hiểu đúng: tài liệu kế toán như hóa đơn, chứng từ kế toán, sổ kế toán vẫn có thể lưu trên phương tiện điện tử hoặc bản giấy. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử thì phần dữ liệu hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử tương ứng cần được bảo quản bằng phương tiện điện tử để đảm bảo an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ và tra cứu được khi cần.
Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh nhầm lẫn: cứ nghe quy định mới về giao dịch điện tử là nghĩ mọi hồ sơ bán hàng đều phải số hóa toàn bộ. Cách hiểu này dễ dẫn đến lưu trữ sai loại chứng từ hoặc bỏ sót dữ liệu hóa đơn điện tử khi cơ quan thuế kiểm tra.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách lưu trữ cần lưu ý |
|---|---|
| Hộ kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử | Chưa có căn cứ để kết luận phải lưu toàn bộ dữ liệu giao dịch dưới dạng điện tử; tài liệu kế toán nói chung có thể chọn lưu bản giấy hoặc điện tử. |
| Hộ kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử | Phần hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cần được lưu bằng phương tiện điện tử, bảo đảm tra cứu được trong suốt thời gian lưu trữ. |
| Doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên | Thuộc diện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP). Khi đó, toàn bộ hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử liên quan phải được lưu trữ điện tử. |
| Doanh thu trên 500 triệu đồng đến dưới 01 tỷ đồng/năm | Không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng được khuyến khích sử dụng. Nếu có sử dụng, nghĩa vụ lưu trữ điện tử phát sinh với các hóa đơn, chứng từ đó. |
Mấu chốt: không phải mọi hộ kinh doanh đều phải lưu trữ toàn bộ dữ liệu giao dịch điện tử; nghĩa vụ lưu trữ điện tử phát sinh chủ yếu với hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử khi có sử dụng.
II. Khi nào hộ kinh doanh cần lưu trữ điện tử?
1. Trường hợp không sử dụng hóa đơn điện tử
Nếu hộ kinh doanh không thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử và thực tế cũng không sử dụng, thì không nên hiểu rằng mọi dữ liệu giao dịch đều phải lưu điện tử. Nhiều người chuyển toàn bộ chứng từ sang file mềm nhưng lại không kiểm soát tính đầy đủ của bản lưu, trong khi quy định cho phép lựa chọn hình thức lưu trữ tài liệu kế toán.
2. Trường hợp đang sử dụng hóa đơn điện tử
Nếu đã sử dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử tương ứng cần được lưu bằng phương tiện điện tử. Cơ quan thuế kiểm tra khả năng tra cứu, đối chiếu và cung cấp lại dữ liệu khi yêu cầu. Một lỗi phổ biến: có phát hành hóa đơn điện tử nhưng không lưu hệ thống dữ liệu đầy đủ, đến lúc cần đối chiếu thì thất lạc file hoặc không truy xuất được.
III. Thời hạn và yêu cầu lưu trữ
1. Mốc thời gian cần nhớ
| Loại tài liệu | Thời hạn/yêu cầu lưu trữ |
|---|---|
| Tài liệu kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Tối thiểu 05 năm theo dữ kiện chuyên ngành đã viện dẫn. |
| Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử | Thực hiện theo pháp luật về thuế và pháp luật kế toán có liên quan; từng loại tài liệu có thể có thời hạn dài hơn tùy loại. |
Điểm dễ nhầm: mốc 05 năm của tài liệu kế toán không nên gộp cứng thành một thời hạn chung cho toàn bộ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
2. Yêu cầu kỹ thuật khi lưu dữ liệu điện tử
- An toàn, bảo mật
- Toàn vẹn, đầy đủ
- Không bị thay đổi sai lệch
- Có thể truy cập, tra cứu khi cần
- Có khả năng cung cấp, đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu
Ví dụ thực tế
Một hộ kinh doanh bán lẻ có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm và đang dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Trường hợp này, phần dữ liệu hóa đơn phát sinh không nên chỉ in ra giấy để cất hồ sơ. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là file dữ liệu điện tử có còn truy xuất được hay không, có khớp với dữ liệu đã chuyển cho cơ quan thuế hay không.
IV. Cách hiểu đúng để tránh sai sót
Bản chất vấn đề là phân biệt giữa tài liệu kế toán nói chung và hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Hộ kinh doanh vẫn có quyền lựa chọn hình thức lưu trữ đối với nhiều tài liệu kế toán. Tuy nhiên, khi đã đi vào giao dịch bằng hóa đơn điện tử thì phần dữ liệu điện tử này cần được lưu đúng cách, không thể chỉ giữ bản in rồi cho rằng đã đủ hồ sơ.
- Dễ sai thứ nhất: hiểu rằng mọi giao dịch của hộ kinh doanh đều phải lưu điện tử.
- Dễ sai thứ hai: có dùng hóa đơn điện tử nhưng chỉ lưu bản PDF rời, không bảo đảm khả năng tra cứu và đối chiếu.
- Dễ sai thứ ba: áp một mốc thời gian lưu trữ duy nhất cho tất cả loại chứng từ.
Lưu ý quan trọng
Nếu Thuận Thiên đang hỗ trợ bạn rà hồ sơ, cách kiểm tra nhanh là tách thành 2 nhóm: tài liệu kế toán chung và hóa đơn, chứng từ điện tử. Nhóm nào đang ở dạng điện tử thì kiểm tra ngay khả năng truy cập, tra cứu và thời hạn lưu trữ tương ứng. Làm đúng từ đầu sẽ giúp bạn đỡ lệch hồ sơ khi quyết toán hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu cung cấp dữ liệu.
