Không thể kết luận chung rằng cứ mua hàng hóa dưới 20 triệu đồng bằng tiền mặt là được khấu trừ VAT. Điểm dễ nhầm nằm ở mốc thời gian áp dụng: giai đoạn trước đây, hóa đơn mua từng lần dưới 20 triệu đồng có thể không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ VAT; nhưng theo mức áp dụng mới, ngưỡng cần lưu ý đã chuyển xuống 5 triệu đồng/lần đã bao gồm VAT. Vì vậy, nếu bạn đang xử lý hồ sơ hiện tại, cần nhìn đúng thời điểm phát sinh hóa đơn trước khi kê khai.
Mốc quan trọng cần nhớ: từ ngày 01/07/2025, hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm VAT thường cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ VAT đầu vào.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách thanh toán | Khả năng khấu trừ VAT |
|---|---|---|
| Trước ngày 01/07/2025, mua từng lần dưới 20 triệu đồng | Tiền mặt | Có thể được khấu trừ nếu đáp ứng các điều kiện còn lại |
| Từ ngày 01/07/2025, hóa đơn dưới 5 triệu đồng/lần đã gồm VAT | Tiền mặt | Có thể được khấu trừ nếu có hóa đơn GTGT hợp pháp và đáp ứng điều kiện khác |
| Từ ngày 01/07/2025, hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên đã gồm VAT | Tiền mặt | Thông thường không đủ điều kiện khấu trừ, trừ trường hợp đặc thù theo quy định |
| Mua nhiều lần trong cùng ngày của cùng một người bán, tổng từ 5 triệu đồng trở lên | Tiền mặt | Thực tế dễ sai ở đây, thường cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ |
II. Cách hiểu đúng để tránh kê khai sai
1. Giai đoạn áp dụng trước mốc mới
Đối với giai đoạn trước ngày 01/07/2025, hàng hóa, dịch vụ mua từng lần có giá trị dưới 20 triệu đồng không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ VAT. Trong thực tế, nếu hồ sơ có hóa đơn hợp pháp và đáp ứng các điều kiện còn lại thì khoản mua bằng tiền mặt dưới ngưỡng này vẫn có thể kê khai khấu trừ.
2. Giai đoạn áp dụng từ 01/07/2025
Từ ngày 01/07/2025, ngưỡng cần theo dõi không còn là 20 triệu đồng nữa mà là 5 triệu đồng/lần đã bao gồm VAT. Cơ quan thuế thường kiểm tra chỗ này vì nhiều doanh nghiệp vẫn quen áp dụng theo mốc cũ.
- Dưới 5 triệu đồng/lần: có thể thanh toán bằng tiền mặt và vẫn có thể khấu trừ VAT nếu đáp ứng điều kiện khác như có hóa đơn GTGT hợp pháp.
- Từ 5 triệu đồng trở lên: cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ VAT, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định.
- Mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán: nếu tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên thì vẫn cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Lưu ý: bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được xem là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.
III. Các trường hợp đặc thù và rủi ro hay gặp
1. Trường hợp đặc thù có thể được xem xét
Với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, pháp luật vẫn có các trường hợp đặc thù theo hướng dẫn chi tiết của Chính phủ. Phần này hay bị bỏ sót khi doanh nghiệp chỉ nhìn vào hình thức thanh toán mà không kiểm tra hồ sơ đi kèm.
- Thanh toán bù trừ hàng hóa, dịch vụ có biên bản đối chiếu.
- Bù trừ công nợ.
- Vay, mượn tiền có hợp đồng bằng văn bản và chứng từ chuyển khoản liên quan.
- Thanh toán qua bên thứ ba.
- Mua trả chậm, trả góp căn cứ theo hợp đồng và chứng từ khi đến hạn.
- Một số trường hợp khác do Chính phủ quy định chi tiết.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được xác định theo pháp luật về thanh toán không dùng tiền mặt, gồm các hình thức như chuyển khoản, thẻ, ví điện tử.
2. Xử lý khi không đủ điều kiện khấu trừ
Trường hợp doanh nghiệp thanh toán tiền mặt cho khoản mua thuộc diện cần thanh toán không dùng tiền mặt, nên không đủ điều kiện khấu trừ VAT đầu vào thì số thuế GTGT không được khấu trừ được xử lý theo quy định thuế thu nhập doanh nghiệp, thường được tính vào chi phí được trừ hoặc nguyên giá tài sản nếu đáp ứng điều kiện liên quan. Đây là điểm dễ bị truy thu nếu doanh nghiệp vừa khấu trừ VAT, vừa hạch toán thiếu nhất quán.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp mua hàng 10 triệu đồng đã bao gồm VAT và thanh toán bằng tiền mặt. Nếu giao dịch thuộc giai đoạn từ 01/07/2025 thì khoản VAT đầu vào này thông thường không đủ điều kiện khấu trừ, trừ khi rơi vào trường hợp đặc thù có hồ sơ phù hợp. Ngược lại, nếu hóa đơn dưới 5 triệu đồng thì vẫn có thể xem xét khấu trừ nếu điều kiện khác đầy đủ.
Lưu ý quan trọng
- Lỗi phổ biến là chia nhỏ hóa đơn để đưa từng hóa đơn xuống dưới 5 triệu đồng.
- Nếu chỉ là một lần chuyển giao hàng hóa thì dù tách thành nhiều hóa đơn nhỏ, khi nhìn theo bản chất giao dịch vẫn có rủi ro không được chấp nhận.
- Doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này: mua nhiều lần trong cùng ngày của cùng một người bán nhưng không cộng tổng giá trị để kiểm tra ngưỡng.
- Lúc thanh tra thường bị hỏi đầu tiên là hồ sơ đối chiếu, hợp đồng, chứng từ chuyển khoản và căn cứ áp dụng trường hợp đặc thù.
IV. Mức xử lý vi phạm cần lưu ý
Nếu doanh nghiệp kê khai khấu trừ VAT không đủ điều kiện do thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, có thể bị xử lý về hành vi khai sai theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
| Tình huống | Mức xử lý được nêu |
|---|---|
| Khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp | Phạt 20% số thuế thiếu |
| Khai sai không dẫn đến thiếu thuế | Phạt từ 5-8 triệu đồng |
| Có dấu hiệu che giấu, bị xác định là trốn thuế | Mức phạt từ 1-3 lần số thuế trốn |
Nếu bạn đang rà soát hồ sơ đầu vào, Thuận Thiên khuyên nên kiểm tra ngay 4 điểm: mốc thời gian, giá trị từng lần mua, tổng mua trong ngày với cùng người bán và loại chứng từ thanh toán thực tế. Chỉ cần sai một điểm, hồ sơ khấu trừ VAT rất dễ bị loại khi kiểm tra sau này.
