Có. Hộ kinh doanh cần lưu trữ chứng từ kế toán, bao gồm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi, chứng từ chuyển khoản điện tử… để ghi sổ, kê khai thuế, và chứng minh chi phí hợp lệ khi cần. Trong thực tế, hồ sơ thanh toán có phát sinh qua ngân hàng nhưng thiếu chứng từ đi kèm là lỗi thường gặp.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Thông tin cần nhớ |
|---|---|
| Lưu trữ chứng từ chuyển khoản | Có lưu trữ, vì đây là một phần của tài liệu kế toán |
| Hình thức lưu | Bản giấy hoặc phương tiện điện tử |
| Thời hạn lưu tối thiểu | 05 năm đối với tài liệu kế toán |
| Riêng hóa đơn | Thực hiện theo quy định riêng của pháp luật về thuế |
| Mốc thanh toán cần chú ý | Khoản mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 05 triệu đồng trở lên (đã gồm VAT) cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí hợp lệ và/hoặc khấu trừ thuế nếu thuộc trường hợp áp dụng |
| Rủi ro nếu không lưu được chứng từ | Có thể bị loại chi phí, truy thu thuế hoặc bị xử lý vi phạm về kế toán, thuế tùy hồ sơ thực tế |
Mốc quan trọng: tài liệu kế toán lưu tối thiểu 05 năm; nhiều khoản chi từ 05 triệu đồng/lần trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện về chi phí hoặc khấu trừ thuế khi pháp luật thuế có áp dụng.
II. Khi nào cần đặc biệt lưu kỹ chứng từ chuyển khoản?
1. Trường hợp dưới 05 triệu đồng
Nếu khoản mua hàng hóa, dịch vụ từng lần dưới 05 triệu đồng (đã gồm VAT), thì không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí hoặc khấu trừ. Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn cần ghi chép và lưu chứng từ kế toán liên quan. Đừng hiểu nhầm là không cần lưu hồ sơ.
2. Trường hợp từ 05 triệu đồng trở lên
Nếu khoản mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 05 triệu đồng trở lên (đã gồm VAT), cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khoản chi được công nhận là chi phí hợp lệ và đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT nếu áp dụng. Nhiều hộ có chuyển khoản thật nhưng không giữ sao kê, giấy báo nợ hoặc chứng từ điện tử đầy đủ, dẫn đến rủi ro truy thu.
Ví dụ thực tế
Hộ kinh doanh mua hàng một lần trị giá 06 triệu đồng đã gồm VAT. Nếu có hóa đơn nhưng không xuất trình được sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản điện tử, khoản chi này có rủi ro không được chấp nhận đầy đủ khi kiểm tra hồ sơ.
III. Lưu như thế nào để khi kiểm tra có thể xuất trình được ngay?
1. Hình thức lưu trữ
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản giấy hoặc điện tử. Nếu lưu điện tử, cần bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy xuất, đối chiếu và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Thực tế dễ sai: có file chuyển khoản trong điện thoại hoặc email nhưng đến lúc cần lại không tải ra được, không đối chiếu được với hóa đơn và sổ sách.
2. Thời hạn lưu trữ
Tài liệu kế toán, bao gồm cả chứng từ thanh toán và chuyển khoản, được lưu trữ tối thiểu 05 năm. Riêng hóa đơn thực hiện theo quy định riêng của pháp luật về thuế.
Lưu ý quan trọng
- Nếu lưu điện tử, nên lưu theo từng bộ hồ sơ gồm: hóa đơn, chứng từ thanh toán, chứng từ nhận hàng hoặc hồ sơ liên quan để dễ đối chiếu.
- Khi thanh tra hoặc kiểm tra, chứng từ chuyển khoản thường là nhóm hồ sơ bị hỏi đầu tiên đối với các khoản chi có giá trị lớn.
- Thông tin ngưỡng 20 triệu đồng là quy định cũ; theo nội dung đang áp dụng trong dữ kiện này, mốc cần chú ý là 05 triệu đồng.
IV. Không lưu chứng từ chuyển khoản thì có rủi ro gì?
Nếu hộ kinh doanh không lưu được chứng từ chuyển khoản khi cơ quan thuế kiểm tra, rủi ro thường gặp là khoản chi bị loại, bị truy thu thuế hoặc bị xử lý vi phạm về kế toán, thuế tùy tính chất hồ sơ. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều cơ sở kinh doanh vẫn vướng vì chỉ giữ hóa đơn mà thiếu phần chứng minh thanh toán.
| Hành vi/vấn đề | Rủi ro hoặc mức xử lý |
|---|---|
| Không lập, không lưu trữ chứng từ kế toán, sổ sách đúng quy định | Phạt từ 02 triệu đến 10 triệu đồng tùy hành vi |
| Không cung cấp chứng từ, sổ kế toán khi có yêu cầu | Phạt từ 1,5 triệu đến 5 triệu đồng |
| Vi phạm dẫn đến giảm số thuế phải nộp | Truy thu và phạt từ 01 lần đến 03 lần số thuế trốn |
Nếu bạn đang sắp xếp hồ sơ hộ kinh doanh, Thuận Thiên khuyến nghị nên kiểm tra lại ngay các khoản chi từ 05 triệu đồng/lần trở lên, vì đây thường là nhóm chứng từ dễ thiếu sót nhất. Chỉ cần thiếu sao kê hoặc chứng từ chuyển khoản điện tử là hồ sơ trở nên yếu khi giải trình.
