Xây dựng một quy chế lương thưởng và phụ cấp minh bạch, công bằng không chỉ giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động. Một chính sách rõ ràng tạo động lực cho người lao động, gắn kết họ với mục tiêu chung và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, việc xây dựng quy chế này đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về các quy định pháp lý luôn thay đổi.
Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ tổng hợp và hướng dẫn bạn chi tiết cách xây dựng một quy chế lương thưởng và phụ cấp hoàn chỉnh, cập nhật theo các quy định mới nhất năm 2025.
Cơ sở pháp lý
- Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14)
- Nghị định 12/2022/NĐ-CP: Hướng dẫn xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong quan hệ lao động
- Nghị định 38/2022/NĐ-CP: Quy định mức lương tối thiểu vùng áp dụng cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động
I. Quy chế lương thưởng và phụ cấp là gì?
Quy chế lương thưởng và phụ cấp là bộ quy định nội bộ do doanh nghiệp xây dựng và ban hành, nhằm thiết lập các nguyên tắc, chính sách cụ thể về việc trả lương, thưởng, các loại phụ cấp và chế độ đãi ngộ khác cho người lao động. Văn bản này là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ trả lương một cách công bằng, minh bạch, đồng thời là công cụ quan trọng trong quản trị nhân sự, đảm bảo sự hài hòa lợi ích giữa người lao động và người sử dụng lao động.
II. Nguyên tắc xây dựng quy chế lương thưởng
Để quy chế phát huy tối đa hiệu quả và đảm bảo tính pháp lý, việc xây dựng cần tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi sau:
- Tuân thủ pháp luật: Quy chế phải phù hợp với các quy định của Bộ luật Lao động 2019, các nghị định và thông tư hướng dẫn liên quan, đặc biệt là các quy định về lương tối thiểu vùng.
- Công bằng và minh bạch: Các chính sách về lương, thưởng, phụ cấp phải được công khai tại nơi làm việc. Mọi quy định cần rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo đối xử bình đẳng, không phân biệt giới tính, tuổi tác hay các yếu tố cá nhân khác.
- Gắn với hiệu quả công việc: Tiền lương, tiền thưởng phải được xây dựng dựa trên vị trí công việc, mức độ phức tạp, năng suất và hiệu quả thực tế mà người lao động đóng góp, cũng như kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đảm bảo tính cạnh tranh: Chính sách đãi ngộ cần hấp dẫn so với thị trường lao động để có thể thu hút và giữ chân những nhân sự tài năng, phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.
III. Các thành phần chính trong quy chế lương thưởng và phụ cấp
1. Tiền lương
Tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm các hình thức chính:
- Lương cơ bản: Mức lương theo công việc hoặc chức danh, được ghi rõ trong hợp đồng lao động và không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định (hiện hành theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP).
- Lương theo thời gian: Trả theo giờ, ngày, tháng làm việc thực tế.
- Lương theo sản phẩm/khoán: Trả lương dựa trên số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành hoặc mức độ hoàn thành công việc được giao.
2. Tiền thưởng
Theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, tiền thưởng là khoản tiền hoặc tài sản hoặc các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động. Việc thưởng phải dựa trên kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc của người lao động. Quy chế thưởng do doanh nghiệp quyết định và phải được công bố công khai. Các loại thưởng phổ biến bao gồm:
- Thưởng năng suất, hiệu quả công việc (thưởng KPI).
- Thưởng sáng kiến, cải tiến kỹ thuật.
- Thưởng lễ, Tết, tháng lương thứ 13.
- Thưởng đột xuất cho các thành tích đặc biệt.
3. Các loại phụ cấp phổ biến
Phụ cấp lương là khoản tiền dùng để bù đắp các yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt và thu hút lao động. Dưới đây là các loại phụ cấp mà doanh nghiệp và người lao động cần quan tâm:
| Loại phụ cấp | Mục đích | Cơ sở pháp lý tham khảo |
|---|---|---|
| Phụ cấp chức vụ, chức danh | Bù đắp cho người lao động giữ các vị trí quản lý, có trách nhiệm cao hơn. | Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH |
| Phụ cấp trách nhiệm | Bù đắp cho công việc đòi hỏi trách nhiệm cao về vật chất, kỹ thuật. | Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH |
| Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | Bù đắp cho người làm việc trong môi trường, điều kiện lao động không thuận lợi. | Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH |
| Phụ cấp thâm niên | Ghi nhận sự gắn bó lâu dài của người lao động với doanh nghiệp. | Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH |
| Phụ cấp khu vực | Hỗ trợ chi phí sinh hoạt cho người làm việc ở vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn. | Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH |
| Phụ cấp thu hút, lưu động | Khuyến khích người lao động đến làm việc tại các vùng kinh tế mới hoặc công việc có tính chất di chuyển thường xuyên. | Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH |
| Phụ cấp khác | Các khoản hỗ trợ như xăng xe, điện thoại, ăn trưa, nhà ở… tùy theo chính sách của doanh nghiệp. | Thỏa thuận trong HĐLĐ/Thỏa ước LĐTT |
4. Các khoản bổ sung khác
Ngoài lương, thưởng và phụ cấp, doanh nghiệp có thể xây dựng các chế độ phúc lợi khác để tăng cường sự gắn kết của nhân viên như: hỗ trợ hiếu hỉ, trợ cấp ốm đau, trợ cấp khó khăn, hỗ trợ học tập cho con em nhân viên, các chương trình du lịch, nghỉ mát hàng năm…
IV. Quy trình xây dựng quy chế lương thưởng chuẩn
Để xây dựng một quy chế hiệu quả, Thuận Thiên gợi ý các bạn có thể tham khảo quy trình 5 bước sau:
- Phân tích và đánh giá: Rà soát lại chính sách lương thưởng hiện tại, phân tích hệ thống chức danh và mô tả công việc để xác định yêu cầu, trách nhiệm cho từng vị trí.
- Xác định mục tiêu: Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho quy chế mới (ví dụ: tăng tính cạnh tranh, khuyến khích hiệu suất, đảm bảo công bằng…).
- Thiết kế hệ thống lương thưởng: Xây dựng thang, bảng lương; xác định các loại phụ cấp, tiêu chí thưởng; quy định rõ cách tính, thời điểm trả lương và điều kiện áp dụng.
- Soạn thảo và lấy ý kiến: Xây dựng dự thảo quy chế và tổ chức lấy ý kiến từ đại diện người lao động hoặc toàn thể nhân viên để đảm bảo tính thực tiễn và đồng thuận.
- Ban hành và công khai: Hoàn thiện quy chế, ban hành chính thức và công bố công khai tại nơi làm việc để toàn bộ người lao động nắm rõ và thực hiện. Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát, cập nhật quy chế khi có thay đổi từ pháp luật hoặc chiến lược kinh doanh.
V. Những lưu ý quan trọng về mặt pháp lý
1. Căn cứ pháp lý cốt lõi
Quy chế lương thưởng phải được xây dựng dựa trên nền tảng các văn bản pháp luật hiện hành, bao gồm:
- Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14): Quy định chung về tiền lương, tiền thưởng, hợp đồng lao động.
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
- Nghị định 38/2022/NĐ-CP: Quy định mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động.
- Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH: Hướng dẫn chi tiết nội dung hợp đồng lao động, trong đó có các khoản phụ cấp.
- Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH: Quy định chi tiết về các khoản phụ cấp lương tính đóng và không tính đóng BHXH bắt buộc.
2. Quy định riêng cho doanh nghiệp nhà nước
Đối với các doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ hoặc chi phối, việc quản lý lao động và tiền lương còn phải tuân thủ theo Nghị định 44/2025/NĐ-CP. Nghị định này nhấn mạnh việc gắn quỹ lương, thưởng với hiệu quả sản xuất kinh doanh và năng suất lao động của doanh nghiệp.
3. Phân biệt lương tối thiểu vùng và lương cơ sở
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ: Lương tối thiểu vùng (theo NĐ 38/2022/NĐ-CP) là mức sàn để trả lương cho người lao động trong doanh nghiệp. Trong khi đó, lương cơ sở (theo NĐ 73/2024/NĐ-CP, hiện là 2,34 triệu đồng/tháng từ 01/7/2024) là căn cứ để tính lương cho cán bộ, công chức, viên chức trong khu vực công, không áp dụng cho doanh nghiệp ngoài nhà nước.
VI. Tóm tắt quy chế lương thưởng và phụ cấp
Việc xây dựng một quy chế lương thưởng và phụ cấp bài bản, hợp pháp là một khoản đầu tư chiến lược cho sự phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp. Bằng cách đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ các quy định pháp luật cập nhật, doanh nghiệp không chỉ tạo ra môi trường làm việc tích cực, giữ chân được nhân tài mà còn phòng tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.
Hy vọng rằng những hướng dẫn chi tiết trên đã cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện để xây dựng hoặc hoàn thiện chính sách đãi ngộ cho doanh nghiệp của mình.
