Có, nhưng chỉ rất hạn chế. Nguyên tắc chung hiện nay là đa số doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn giấy không còn là hình thức phổ biến. Nhiều đơn vị lầm tưởng rằng còn hóa đơn giấy tồn là có thể tiếp tục xuất bình thường, nhưng thực tế điểm này thường bị kiểm tra kỹ.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách áp dụng |
|---|---|
| Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên | Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế |
| Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng đến dưới 01 tỷ đồng/năm | Không thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử theo ngưỡng này |
| Trường hợp bất khả kháng như thiên tai, mất điện, lỗi hệ thống, sự cố kỹ thuật và được cơ quan thuế xác nhận hoặc chấp thuận | Có thể dùng hóa đơn giấy tạm thời trong thời gian xử lý sự cố |
| Đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo diện áp dụng | Hóa đơn giấy không được xem là hình thức thay thế sử dụng thường xuyên |
| Hóa đơn giấy đã phát hành hoặc còn tồn từ giai đoạn trước | Không mặc nhiên được tiếp tục dùng đại trà; cần lưu trữ, xử lý tồn theo quy định và hướng dẫn của cơ quan thuế |
Mức phạt đáng chú ý: sử dụng hóa đơn giấy trái quy định có thể bị xử phạt từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với tổ chức; cá nhân bằng 1/2 mức phạt của tổ chức.
II. Những trường hợp còn có thể dùng hóa đơn giấy
1. Trường hợp dưới ngưỡng doanh thu nêu trên
Nếu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng áp dụng theo quy định hiện hành thì không thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử theo tiêu chí doanh thu này. Đây là điểm dễ hiểu nhầm. Nhiều người suy luận từ ngưỡng doanh thu và cho rằng mọi trường hợp đều được tiếp tục dùng hóa đơn giấy. Cần nhìn đúng từng nhóm đối tượng.
2. Trường hợp bất khả kháng, sự cố kỹ thuật
Nếu xảy ra thiên tai, mất điện, lỗi hệ thống hoặc sự cố kỹ thuật và đã được cơ quan thuế chấp thuận, bạn có thể dùng hóa đơn giấy tạm thời. Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ việc xác nhận hoặc chấp thuận này. Vì vậy, đừng nghĩ rằng chỉ cần hệ thống lỗi là được dùng giấy ngay như một cách thay thế thông thường.
3. Một số trường hợp áp dụng theo hướng dẫn thực tế
Một số thông tin thực tế cho thấy cơ quan thuế có thể thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh có doanh thu rất thấp. Tuy nhiên, đây là hướng dẫn hoặc áp dụng theo địa bàn cụ thể, không thay thế nguyên tắc chung của quy định hiện hành.
Ví dụ thực tế
Một hộ kinh doanh đang dùng hóa đơn điện tử nhưng gặp lỗi hệ thống kéo dài do sự cố kỹ thuật. Nếu đã được cơ quan thuế chấp thuận xử lý tạm thời thì mới có cơ sở dùng hóa đơn giấy trong thời gian khắc phục. Sai lầm thường gặp là xuất giấy trước, giải trình sau.
III. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử và rủi ro thường gặp
1. Nhóm đối tượng cần lưu ý
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên thuộc nhóm sử dụng hóa đơn điện tử. Một số lĩnh vực bán lẻ hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng cũng thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn giấy tồn không đồng nghĩa được tiếp tục xuất
Hóa đơn giấy cũ đã phát hành trước thời điểm chuyển đổi không bị vô hiệu cho mục đích lưu trữ. Vẫn phải lưu trữ theo quy định. Tuy nhiên, việc còn tồn hóa đơn giấy không có nghĩa là được tiếp tục dùng đại trà. Doanh nghiệp thường sai ở điểm này vì chỉ kiểm tra số tồn mà không rà lại thời điểm chuyển đổi và diện áp dụng thực tế.
3. Rủi ro xử phạt
Việc tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy sau khi đã thuộc diện chuyển sang hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Sử dụng hóa đơn giấy trái quy định, không được phép hoặc không hợp pháp, có thể bị xử phạt từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với tổ chức; cá nhân bằng 1/2 mức phạt tổ chức.
Lưu ý quan trọng
- Không xem hóa đơn giấy là lựa chọn song song với hóa đơn điện tử trong hoạt động thường xuyên.
- Không tự suy luận từ hóa đơn tồn kho sang quyền tiếp tục sử dụng.
- Khi có sự cố kỹ thuật, hãy kiểm tra ngay điều kiện xác nhận hoặc chấp thuận của cơ quan thuế để tránh rủi ro hồ sơ.
