Không có quy định bắt buộc doanh nghiệp chỉ dùng phần mềm kế toán được Bộ Tài chính phê duyệt hoặc nằm trong danh sách do Bộ Tài chính công bố. Phần mềm được chọn vẫn phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, bảo đảm dữ liệu chính xác, có thể kiểm soát, tra cứu, lưu trữ và bảo mật.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Kết luận |
|---|---|
| Có cần phần mềm kế toán được Bộ Tài chính phê duyệt? | Không có quy định như vậy. |
| Doanh nghiệp có được tự chọn phần mềm kế toán? | Có thể sử dụng phần mềm kế toán, miễn đáp ứng yêu cầu tối thiểu theo quy định. |
| Phần mềm cần đáp ứng gì? | Tuân thủ pháp luật kế toán, pháp luật thuế và pháp luật liên quan; không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán và thông tin, số liệu trên sổ kế toán, báo cáo tài chính; bảo đảm quản lý, kiểm soát, tra cứu, lưu trữ, bảo mật và tính chính xác của dữ liệu kế toán. |
| Hiệu lực áp dụng | Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. |
Mốc thời gian cần nhớ: Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau 01/01/2026.
II. Điều doanh nghiệp dễ nhầm khi chọn phần mềm kế toán
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thường nhầm rằng cứ dùng phần mềm phổ biến trên thị trường là đương nhiên an toàn về pháp lý. Quy định không xoay quanh việc phần mềm có được Bộ Tài chính phê duyệt hay không, mà nằm ở việc phần mềm có đáp ứng đúng yêu cầu kế toán hay không.
- Tuân thủ pháp luật kế toán, pháp luật thuế và pháp luật khác có liên quan.
- Không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán và thông tin, số liệu trình bày trên sổ kế toán, báo cáo tài chính.
- Bảo đảm yêu cầu về quản lý, kiểm soát, tra cứu, lưu trữ, bảo mật và tính chính xác của dữ liệu kế toán.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp dùng phần mềm có thể sửa số liệu mà không lưu vết thay đổi. Lúc thanh tra, doanh nghiệp thường bị hỏi đầu tiên là cách kiểm soát dữ liệu, lịch sử chỉnh sửa và khả năng đối chiếu số liệu từ chứng từ đến sổ kế toán. Nếu phần mềm không đáp ứng phần này, rủi ro không nằm ở chuyện “chưa được phê duyệt”, mà nằm ở việc dữ liệu kế toán không đáng tin cậy.
III. Trách nhiệm và hỗ trợ liên quan
1. Trách nhiệm của doanh nghiệp và cá nhân liên quan
Người quản lý điều hành doanh nghiệp, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và những người có liên quan vẫn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin, số liệu kế toán được cung cấp từ phần mềm kế toán. Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng dùng phần mềm là có thể chuyển rủi ro cho nhà cung cấp phần mềm. Thực tế, trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc về doanh nghiệp và các cá nhân liên quan.
2. Chính sách hỗ trợ phần mềm kế toán miễn phí
Nhà nước có chính sách cung cấp miễn phí nền tảng số tích hợp các giải pháp chuyển đổi số, trong đó có phần mềm kế toán, cho doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Đây là chính sách hỗ trợ, không phải cơ chế buộc các đối tượng này phải sử dụng phần mềm do Nhà nước hoặc Bộ Tài chính cung cấp.
Lưu ý quan trọng
Được hỗ trợ miễn phí không đồng nghĩa với chỉ được dùng một phần mềm. Nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm rằng phần mềm nhà nước cung cấp mới là “đúng chuẩn”.
IV. Có bị phạt nếu không dùng phần mềm được Bộ Tài chính phê duyệt không?
Không có mức phạt riêng cho việc không sử dụng phần mềm kế toán “được Bộ Tài chính phê duyệt”, vì bản thân không có quy định bắt buộc phải có phê duyệt như vậy. Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ phần sổ sách, chứng từ, lưu trữ và độ khớp của số liệu kế toán. Nếu doanh nghiệp vi phạm chung về chế độ kế toán thì vẫn có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán.
- Rủi ro nằm ở chất lượng dữ liệu và việc tuân thủ chế độ kế toán, không nằm ở tên phần mềm.
- Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác và tuân thủ của số liệu kế toán.
Nếu bạn đang rà soát lại hệ thống kế toán, cách an toàn là kiểm tra ngay 3 điểm: phần mềm có lưu vết chỉnh sửa không, có xuất được sổ sách/báo cáo đầy đủ không, và dữ liệu có đối chiếu được với chứng từ gốc không. Đây là phần dễ bị bỏ sót khi triển khai thực tế.
