Văn phòng đại diện không bắt buộc mua chữ ký số trừ khi trực tiếp tham gia các giao dịch điện tử thuộc 3 trường hợp bắt buộc theo quy định pháp luật.
1. Chức năng của văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, không có chức năng kinh doanh mà chỉ thực hiện nhiệm vụ đại diện (xúc tiến thương mại, tham gia hội chợ, ký hợp đồng với sự ủy quyền của doanh nghiệp chính).
- Các hoạt động như kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử, hoặc kê khai BHXH thường do doanh nghiệp chính thực hiện, không áp dụng cho văn phòng đại diện.
2. 3 trường hợp bắt buộc dùng chữ ký số
- Hóa đơn điện tử: Bắt buộc có chữ ký số của người bán (doanh nghiệp chính) để đảm bảo tính pháp lý.
- Kê khai và nộp thuế điện tử: Doanh nghiệp phải dùng chữ ký số khi thực hiện các giao dịch thuế.
- Kê khai BHXH điện tử: Áp dụng cho doanh nghiệp có nhân viên tham gia BHXH.
3. Trường hợp ngoại lệ
- Nếu văn phòng đại diện được ủy quyền ký hợp đồng, giao dịch điện tử (ví dụ: ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài), doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số của đơn vị chính hoặc đăng ký riêng tùy nhu cầu.
Ví dụ thực tế
- Không cần chữ ký số: Văn phòng đại diện chỉ thực hiện tiếp thị, không tham gia mua bán hàng hóa/dịch vụ, hoặc không thực hiện kê khai thuế/BHXH.
- Cần chữ ký số: Văn phòng đại diện lập hóa đơn điện tử cho dịch vụ tư vấn hoặc trực tiếp nộp tờ khai thuế thay doanh nghiệp chính.
Lưu ý quan trọng
- Không bắt buộc mua chữ ký số nếu văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng đại diện thông thường (không tham gia giao dịch điện tử).
- Chữ ký số chỉ bắt buộc khi văn phòng đại diện trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ thuế, hóa đơn, hoặc BHXH.
