Văn phòng đại diện không bắt buộc phải mua hóa đơn điện tử nếu chỉ thực hiện chức năng hỗ trợ, không phát sinh doanh thu. Tuy nhiên, cần lưu giữ hóa đơn đầu vào để chứng minh chi phí hợp lệ.
I. Quy định về việc sử dụng hóa đơn của Văn phòng đại diện
1. Không có nghĩa vụ phát hành hóa đơn đầu ra
Theo quy định, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng chính là đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện các hoạt động hỗ trợ như:
- Quảng bá thương hiệu, tiếp thị sản phẩm.
- Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm cơ hội đầu tư.
- Làm văn phòng liên lạc.
Do không được phép ký kết hợp đồng thương mại hay thực hiện các giao dịch mua bán trực tiếp phát sinh doanh thu, văn phòng đại diện không có nghĩa vụ xuất hóa đơn cho khách hàng và do đó không cần đăng ký sử dụng hay mua hóa đơn điện tử.
2. Nghĩa vụ lưu giữ hóa đơn đầu vào
Khi mua sắm hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động (ví dụ: thuê văn phòng, mua văn phòng phẩm, máy tính), văn phòng đại diện phải yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn điện tử hợp lệ. Hóa đơn này là chứng từ quan trọng để:
- Chứng minh chi phí hợp lệ, hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty mẹ.
- Tránh rủi ro bị cơ quan thuế xác định là chi phí cá nhân và loại bỏ khỏi chi phí được trừ.
II. Trường hợp ngoại lệ
Trong trường hợp đặc biệt, nếu văn phòng đại diện được công ty mẹ ủy quyền thực hiện một số hoạt động có phát sinh doanh thu, thì văn phòng đại diện phải tuân thủ đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử như một doanh nghiệp thông thường. Khi đó, văn phòng đại diện sẽ phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Ví dụ minh họa
| Trường hợp | Xử lý |
|---|---|
| Mua văn phòng phẩm 150.000 đồng | Không cần hóa đơn (theo Khoản 1 Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC). |
| Mua máy tính 15 triệu đồng | Yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn để hạch toán chi phí hợp lệ. |
Lưu ý quan trọng
- Thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn đầu vào phải ghi đầy đủ và chính xác thông tin của văn phòng đại diện, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế (nếu có).
- Lưu trữ hóa đơn: Văn phòng đại diện có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ hóa đơn đầu vào theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra.
