Doanh nghiệp mới thành lập chưa cần có hóa đơn điện tử ngay khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu chưa bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nhiều công ty mới mở vội nghĩ phải đăng ký hóa đơn điện tử ngay ngày đầu tiên, nhưng thực tế nghĩa vụ này chỉ gắn với thời điểm bắt đầu có giao dịch phải lập hóa đơn. Khi đã bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn để hoạt động không bị gián đoạn.
Hóa đơn điện tử áp dụng toàn quốc từ 01/7/2022. Thủ tục đăng ký được cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025).
I. Bảng tra cứu nhanh
| Tình huống | Doanh nghiệp có cần đăng ký ngay không? | Lưu ý thực tế |
|---|---|---|
| Mới thành lập nhưng chưa bán hàng, chưa cung cấp dịch vụ | Chưa phát sinh nhu cầu lập hóa đơn ngay | Nên chuẩn bị sẵn chữ ký số, phần mềm và kế hoạch đăng ký để không bị chậm khi bắt đầu kinh doanh |
| Bắt đầu bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ | Cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn | Nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót khâu này: ký hợp đồng xong mới cuống lên làm hồ sơ |
| Đã phát sinh giao dịch nhưng chưa đăng ký hợp lệ | Rủi ro xử phạt | Cơ quan thuế kiểm tra kỹ thời điểm đăng ký và thời điểm lập hóa đơn |
II. Khi nào cần đăng ký và khi nào phải lập hóa đơn?
1. Thời điểm chưa phải làm ngay
Nếu doanh nghiệp mới thành lập chưa bán hàng hóa, chưa cung cấp dịch vụ thì chưa phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử. Việc có giấy phép không đồng nghĩa với việc phải xuất hóa đơn ngay.
2. Thời điểm cần hoàn tất trước khi kinh doanh
Khi bắt đầu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn đúng thời điểm luật định. Vì vậy, doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn. Đây là lỗi thường gặp: nhiều doanh nghiệp nhận tiền cọc, giao hàng hoặc nghiệm thu dịch vụ xong mới đi đăng ký.
Ví dụ thực tế
Một công ty mới thành lập, tháng đầu chưa có doanh thu, chưa phát sinh lập hóa đơn. Sang tháng sau, nếu ký hợp đồng và bắt đầu xuất bán, cần hoàn tất đăng ký hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn cho khách.
III. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
1. Hồ sơ đăng ký
Hồ sơ chính là Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Việc đăng ký được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Nhiều doanh nghiệp nhầm tưởng vẫn phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn riêng như trước. Trên thực tế, thủ tục này đã được bỏ.
2. Cách triển khai để không bị vướng
- Chuẩn bị chữ ký số.
- Chọn giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử.
- Nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua hệ thống.
- Chờ cơ quan thuế phản hồi chấp nhận hoặc không chấp nhận theo thời hạn quy định.
- Chỉ sử dụng hóa đơn điện tử sau khi hoàn tất đăng ký hợp lệ.
Lưu ý quan trọng
Doanh nghiệp mới không có ngoại lệ về hóa đơn điện tử. Nếu thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử mà vẫn dùng hóa đơn giấy hoặc sử dụng hóa đơn chưa đăng ký hợp lệ, sẽ bị xử phạt. Thuận Thiên khuyên khách hàng chuẩn bị chữ ký số và phần mềm ngay từ đầu để sẵn sàng khi có hợp đồng, không bị đứt quãng dòng tiền.
IV. Rủi ro xử phạt cần chú ý
| Hành vi | Mức xử phạt được nêu | Điểm dễ sai |
|---|---|---|
| Sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn | Từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng | Bao gồm trường hợp hóa đơn điện tử chưa đăng ký sử dụng với cơ quan thuế |
| Lập hóa đơn sai thời điểm, không lập hóa đơn theo quy định | Từ cảnh cáo đến 8.000.000 đồng hoặc cao hơn tùy trường hợp | Thường xảy ra khi doanh nghiệp giao hàng trước, nghiệm thu trước nhưng xuất hóa đơn chậm |
Không nhất thiết phải có hóa đơn điện tử ngay lúc thành lập công ty nếu chưa có giao dịch cần lập hóa đơn, nhưng khi bắt đầu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ thì cần đăng ký hợp lệ trước khi xuất hóa đơn.
Với doanh nghiệp mới mở, nên chuẩn bị hồ sơ đăng ký, chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử ngay từ đầu. Thanh tra thường kiểm tra mốc thời gian đăng ký và xuất hóa đơn; chỉ cần lệch là có thể bị phạt. Hãy kiểm tra kỹ mốc giao dịch đầu tiên để tránh sai từ bước đầu.
