Trách nhiệm lập và quản lý sổ sách kế toán thuộc về người đại diện pháp luật, kế toán trưởng và nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ, với quy trình rõ ràng theo quy định pháp luật.
I. Trách nhiệm chính
1. Người đại diện pháp luật và kế toán trưởng
- Ký duyệt sổ sách: Phải ký xác nhận vào trang đầu sổ, đảm bảo thông tin đầy đủ (tên đơn vị, ngày mở/khóa sổ, số trang, đóng dấu giáp lai).
- Chỉ đạo quản lý: Đảm bảo sổ được mở đúng kỳ kế toán, đóng quyển/tờ rời an toàn và lưu trữ theo quy định.
2. Nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ
- Ghi chép và bảo quản: Trực tiếp ghi sổ dựa trên chứng từ hợp pháp, chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu và việc giữ sổ trong suốt thời gian sử dụng.
- Bàn giao khi thay đổi nhân sự: Phải lập biên bản bàn giao có xác nhận của kế toán trưởng khi chuyển giao nhiệm vụ.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp B mới thành lập:
- Người đại diện pháp luật và kế toán trưởng ký vào trang đầu sổ kế toán, xác nhận ngày mở sổ và số trang.
- Nhân viên kế toán được phân công ghi chép hàng ngày, đảm bảo mỗi nghiệp vụ có chứng từ kèm theo.
Lưu ý quan trọng
- Sổ sách phải ghi rõ thông tin: Tên đơn vị, ngày tháng, số trang, chữ ký người giữ/ghi sổ, đóng dấu giáp lai.
- Cấm tẩy xóa: Khi phát hiện sai sót, phải sửa chữa bằng cách gạch chân, ghi lại số liệu đúng và ký xác nhận.
