Hồ sơ quyết toán thuế cho hộ kinh doanh 2026: Mẫu biểu, thời hạn, thủ tục cần biết

Thuận Thiên sẽ giúp bạn nhìn đúng bản chất của hồ sơ quyết toán thuế cho hộ kinh doanh 2026: từ năm 2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không còn đi theo cách hiểu cũ là “thuế khoán rồi cuối năm quyết toán” như trước. Việc thực hiện nghĩa vụ thuế được chia theo 4 nhóm doanh thu, tương ứng với mẫu biểu khác nhau, kỳ kê khai khác nhau và hồ sơ lưu khác nhau.

Điểm quan trọng nhất cần chốt ngay từ đầu: muốn chuẩn bị đúng hồ sơ, trước tiên phải xác định đúng nhóm doanh thu năm. Ngưỡng phân nhóm được tính theo tổng doanh thu của tất cả ngành nghề và tất cả địa điểm kinh doanh trong năm, không tách lẻ từng quầy, từng điểm bán hay từng hoạt động riêng. Từ đó mới xác định được bạn dùng Mẫu 01/TKN-CNKD hay Mẫu 01/CNKD, khai theo năm, theo quý hay theo tháng, có cần hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không, có cần lưu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên hay không.

Bài viết tập trung vào phần người đọc hay vướng nhất: cần chuẩn bị giấy tờ gì, nộp ở đâu, nộp khi nào, dễ sai ở điểm nào và rủi ro nằm ở đâu. Nếu bạn đang bán hàng truyền thống, bán trên sàn thương mại điện tử hoặc đang chuyển từ cách quản lý cũ sang kê khai mới, đây là phần cần đọc kỹ để tránh nộp sai mẫu và trễ hạn.

Cách hiểu đúng về “quyết toán thuế” năm 2026

• Người kinh doanh vẫn quen gọi là quyết toán thuế, nhưng với cơ chế mới, trọng tâm là thông báo doanh thu (nhóm 1) hoặc kê khai thuế theo kỳ (nhóm 2 – 3 – 4), tùy mức doanh thu năm.
• Nếu vẫn dùng cách hiểu cũ theo thuế khoán, rất dễ chuẩn bị sai hồ sơ, nộp sai biểu mẫu hoặc bỏ sót nghĩa vụ hóa đơn điện tử.
• Cách hiểu này đã rõ trong Nghị định 68/2026/NĐ-CP (Điều 8) và Thông tư 50/2026/TT-BTC: nghĩa vụ thuế của hộ, cá nhân kinh doanh là thông báo doanh thu hoặc kê khai theo kỳ, không có “quyết toán cuối năm” như doanh nghiệp.

Cơ sở pháp lý

• Nghị định 68/2026/NĐ-CP – ký ban hành 05/3/2026, hiệu lực cho kỳ tính thuế năm 2026 trở đi, quy định chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Nghị định 141/2026/NĐ-CP – ký ban hành 29/4/2026, áp dụng hồi tố từ 01/01/2026, sửa đổi Nghị định 68/2026/NĐ-CP (đưa ngưỡng miễn thuế từ 500 triệu lên 01 tỷ đồng/năm).
• Thông tư 50/2026/TT-BTC – ban hành ngày 13/5/2026, hướng dẫn mẫu biểu kê khai, thông báo doanh thu áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh (sửa đổi Thông tư 18/2026/TT-BTC).
• Thông tư 69/2025/TT-BTC – hiệu lực từ 01/07/2025, quy định tỷ lệ % thuế GTGT theo ngành nghề tại Phụ lục I.
• Nghị định 117/2025/NĐ-CP – hiệu lực từ 01/07/2025, quy định trách nhiệm của sàn thương mại điện tử trong việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay.
• Nghị quyết 198/2025/QH15 – khoản 7 Điều 10 có hiệu lực từ 01/01/2026, chấm dứt thu nộp lệ phí môn bài từ thời điểm này.
• Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 – ban hành 17/10/2025, điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh TNCN từ kỳ tính thuế 2026.

I. Bảng tra cứu nhanh hồ sơ quyết toán thuế cho hộ kinh doanh 2026

Đây là phần cần xem đầu tiên vì gần như toàn bộ thủ tục phụ thuộc vào nhóm doanh thu.

Ngưỡng miễn thuế GTGT và TNCN từ 2026 là 01 tỷ đồng/năm. Mức 500 triệu đồng trước đây không còn áp dụng.

Ngưỡng phân nhóm được tính trên tổng doanh thu của tất cả ngành nghề và địa điểm kinh doanh trong năm. Đây là chỗ rất dễ nhầm khi hộ có nhiều điểm bán.

Đối tượng áp dụng

• Áp dụng cho: hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đăng ký theo Luật Hộ kinh doanh 2024.
• Không áp dụng cho: doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, hợp tác xã, cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công.

II. Xác định đúng nhóm để chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế cho hộ kinh doanh 2026

1. Cách xác định doanh thu năm để tránh xếp sai nhóm

• Lấy tổng doanh thu của toàn bộ hoạt động kinh doanh trong năm, gồm tất cả ngành nghề và tất cả địa điểm kinh doanh.
• Tránh tự chia nhỏ doanh thu theo cửa hàng, gian hàng online, điểm bán phụ hoặc theo từng người trong nhà đứng bán để suy ra đang ở nhóm thấp hơn.

2. Bốn nhóm cần nhớ:

• Nhóm 1 (đến 01 tỷ) – miễn thuế, dùng mẫu thông báo doanh thu năm;
• Nhóm 2 (trên 01 tỷ đến 03 tỷ) – khai thuế theo quý, TNCN theo DT hoặc TN (15%);
• Nhóm 3 (trên 03 tỷ đến 50 tỷ) – khai quý, TNCN bắt buộc trên lợi nhuận 17%, quản lý chi phí và chứng từ chặt hơn;
• Nhóm 4 (trên 50 tỷ) – khai tháng, TNCN trên lợi nhuận × 20%, tài khoản ngân hàng riêng.

Tình huống dễ sai: một hộ vừa bán tại cửa hàng, vừa livestream, vừa bán trên sàn. Nếu từng kênh riêng lẻ chưa tới 1 tỷ nhưng cộng lại vượt 1 tỷ thì vẫn không thuộc nhóm miễn thuế.

III. Hồ sơ cần chuẩn bị theo từng nhóm hộ kinh doanh

Tình huống vượt ngưỡng 01 tỷ đồng giữa năm – rất hay gặp ở hộ tăng trưởng nhanh hoặc cuối năm bán đột biến:

• Doanh thu tính để xếp nhóm là doanh thu cộng dồn cả năm dương lịch, không xét lỏng theo từng quý. Tức là khi tổng doanh thu thực tế từ 01/01 đến 31/12 vượt 01 tỷ thì cả năm đó được xếp vào nhóm 2 trở lên.
• Từ quý phát sinh vượt ngưỡng (tức quý có doanh thu cộng dồn lần đầu vượt 01 tỷ), hộ chuyển sang kê khai theo Mẫu 01/CNKD thay vì thông báo doanh thu. Không thể tiếp tục làm thông báo doanh thu cho cả năm khi đã vượt ngưỡng.
• Với các kỳ trước quý phát sinh (đã nộp thông báo doanh thu theo nhóm 1): không phải kê khai bổ sung cho các kỳ trước, vì ở thời điểm đó doanh thu cộng dồn chưa vượt ngưỡng. Phần nghĩa vụ thuế phát sinh chỉ tính từ quý chuyển nhóm trở đi.
• Trường hợp muốn chắc chắn, hộ có thể liên hệ Chi cục Thuế quản lý để được xác nhận thời điểm chuyển nhóm theo dữ liệu thực tế trên hệ thống thuế.

1. Nhóm 1: doanh thu năm đến 01 tỷ đồng

Bản chất của nhóm này là miễn thuế GTGT và TNCN, nhưng không có nghĩa là không cần hồ sơ. Hộ vẫn phải thông báo doanh thu để cơ quan thuế quản lý.

• Mẫu chính: 01/TKN-CNKD – Thông báo doanh thu/Tờ khai thuế năm đối với hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống.
• Nội dung nộp: thông báo doanh thu thực tế phát sinh trong năm; không khai số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp.
• Có thể phát sinh thêm: 01/BK-STK – Thông báo số tài khoản ngân hàng/số hiệu ví điện tử nếu thuộc diện chưa gửi thông tin này.

Checklist hồ sơ nhóm 1

• Mẫu 01/TKN-CNKD đã điền đúng doanh thu năm.
• Thông tin tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử nếu chưa thông báo trước đó.
• Tài liệu nội bộ để đối chiếu doanh thu: sổ bán hàng, sao kê, dữ liệu sàn, nhật ký thu tiền.

Lỗi thường gặp: nghĩ rằng miễn thuế thì không cần nộp gì. Thực tế, nếu thuộc nhóm 1 mà bỏ luôn phần thông báo doanh thu, khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu ngân hàng hoặc dữ liệu sàn vẫn có thể phát sinh rủi ro giải trình.

2. Nhóm 2: trên 01 tỷ đến 03 tỷ đồng

• Mẫu chính: 01/CNKD – Tờ khai thuế áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng, khai theo tháng hoặc quý, trừ cho thuê bất động sản.
• Hồ sơ đi kèm: dữ liệu doanh thu theo quý, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, sổ ghi chép doanh thu và hồ sơ chi phí nếu có liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế.
• Cách tính GTGT: tính theo tỷ lệ % trên doanh thu theo từng ngành nghề, tra trực tiếp tại Phụ lục I Thông tư 69/2025/TT-BTC.
• Cách tính thuế TNCN: tùy lựa chọn, có thể tính theo tỷ lệ % trên doanh thu (tra Phụ lục ban hành kèm văn bản hướng dẫn) hoặc tính trên thu nhập với thuế suất 15%.

Checklist hồ sơ nhóm 2

• Mẫu 01/CNKD đúng kỳ quý.
• Bảng tổng hợp doanh thu từng tháng trong quý.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập đúng thời điểm.
• Chứng từ đối chiếu với doanh thu thực tế: sổ bán hàng, sao kê nhận tiền, báo cáo sàn TMĐT nếu có.

3. Nhóm 3: trên 03 tỷ đến 50 tỷ đồng

• Dùng 01/CNKD và kê khai theo quý như nhóm 2, nhưng hồ sơ thực tế cần chặt hơn vì quy mô lớn hơn.
• Cách tính thuế TNCN: bắt buộc tính trên thu nhập (doanh thu trừ chi phí hợp lý) theo thuế 17% tương ứng từng phần thu nhập, không tính theo tỷ lệ % trên doanh thu như nhóm 2. Hộ cần lưu giữ sổ sách đầy đủ để chứng minh chi phí hợp lý.
• Hệ thống sổ sách thực tế cần duy trì tối thiểu: sổ bán hàng (theo dõi doanh thu theo ngày/tuần/tháng), sổ chi phí (ghi chép các khoản mua vào phát sinh), sổ hàng hóa hoặc sổ liên quan theo thực tế kinh doanh. Đây là điều kiện cần để giải trình khi cơ quan thuế đối chiếu, không bắt buộc dùng một biểu mẫu sổ cụ thể nào, miễn đảm bảo khớp với doanh thu kê khai và hóa đơn đã phát hành.
• Đối với các khoản mua vào từ 5.000.000 đồng trở lên đã gồm GTGT, hồ sơ thường cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để phục vụ điều kiện về thuế và chi phí.

Checklist hồ sơ nhóm 3

• Mẫu 01/CNKD theo quý.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Sổ doanh thu, sổ chi phí, sổ hàng hóa hoặc sổ liên quan theo thực tế kinh doanh.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên.

Điểm dễ bị loại chi phí: có hóa đơn đầu vào nhưng trả tiền mặt cho khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên. Đây là lỗi rất hay gặp ở hộ kinh doanh quy mô vừa khi vẫn giữ thói quen thanh toán tay.

4. Nhóm 4: trên 50 tỷ đồng

• Vẫn dùng 01/CNKD nhưng kê khai theo tháng.
• Cách tính thuế TNCN: tính trên lợi nhuận (doanh thu trừ chi phí hợp lý) × 20%. Yêu cầu hồ sơ chứng minh doanh thu và chi phí đầy đủ, chặt chẽ.
• Phải vận hành đầy đủ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, quản lý doanh thu theo tháng và tách bạch tài khoản ngân hàng dùng cho hoạt động kinh doanh (không lẫn với tài khoản cá nhân).
• Hồ sơ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên cần được lưu đầy đủ, nhất quán với sổ sách.

Checklist hồ sơ nhóm 4

• Mẫu 01/CNKD theo tháng.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phát hành đều đặn.
• Sổ sách doanh thu, chi phí, công nợ, hàng tồn nếu có.
• Tài khoản ngân hàng riêng phục vụ kinh doanh và sao kê đối chiếu.

IV. Mẫu biểu cần dùng và thời hạn nộp hồ sơ

1. Mẫu biểu chính cần nhớ

2. Hạn nộp hồ sơ theo từng trường hợp

Giải thích 2 mốc chuyển tiếp 2026:

• Đến 31/07/2026 – hộ kinh doanh đang hoạt động ổn định trước ngày Nghị định 68/2026/NĐ-CP có hiệu lực cần hoàn thành bước thông báo/kê khai lần đầu theo mẫu mới (01/TKN-CNKD hoặc 01/CNKD), kèm gửi Mẫu 01/BK-STK nếu chưa cập nhật tài khoản ngân hàng/ví điện tử. Đây là “bước chân đầu” vào cơ chế mới.
• Đến 31/01/2027 – thời hạn hoàn chỉnh hồ sơ chuyển tiếp cho cả năm 2026, bao gồm tổng hợp doanh thu năm, đối chiếu sổ sách, bổ sung các kỳ kê khai còn thiếu trong giai đoạn 31/07/2026 – 31/12/2026. Đây là mốc giống hạn nộp thông báo doanh thu năm của nhóm 1.

Từ 01/01/2026, lệ phí môn bài bị bãi bỏ. Tuy nhiên, phần nghĩa vụ của năm 2025 vẫn cần hoàn tất đúng hạn nếu còn treo.

V. Trình tự thực hiện hồ sơ quyết toán thuế cho hộ kinh doanh

1. Bước 1: xác định nhóm doanh thu

• Tổng hợp doanh thu cả năm từ tất cả điểm bán, tất cả kênh bán, kể cả doanh thu trên sàn TMĐT.
• Đối chiếu mốc 01 tỷ, 03 tỷ và 50 tỷ để xếp đúng nhóm.

2. Bước 2: chọn đúng mẫu biểu

• Nhóm 1 dùng 01/TKN-CNKD.
• Nhóm 2, 3, 4 dùng 01/CNKD.
• Nếu chưa cập nhật tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử thì chuẩn bị thêm 01/BK-STK.

3. Bước 3: gom đủ chứng từ trước khi nộp

• Doanh thu: sổ bán hàng, hóa đơn điện tử, sao kê ngân hàng, báo cáo bán hàng từ sàn.
• Chi phí: hóa đơn mua vào, hợp đồng, phiếu nhập, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản từ 5 triệu đồng trở lên.

Đối chiếu doanh thu trên tờ khai với ít nhất 3 nguồn: sổ nội bộ, sao kê nhận tiền và dữ liệu hóa đơn. Nếu chênh lớn mà không giải thích được, đó là điểm cơ quan thuế rất dễ hỏi.

4. Bước 4: nộp hồ sơ đúng kênh và đúng cơ quan thuế quản lý

• Nộp điện tử qua Cổng Thuế điện tử eTax, dichvucong.gdt.gov.vn hoặc eTax Mobile.
• Khi cần, có thể nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính tại cơ quan thuế quản lý theo hướng dẫn thực tế.

Xác định cơ quan thuế quản lý khi hộ có nhiều địa điểm kinh doanh:

• Theo nguyên tắc quản lý thuế hiện hành, mỗi hộ kinh doanh được quản lý tại một Chi cục Thuế duy nhất – thường là Chi cục Thuế nơi đăng ký hộ kinh doanh hoặc nơi cư trú của chủ hộ.
• Trường hợp có địa điểm kinh doanh ở tỉnh/thành khác, chủ hộ cần đăng ký bổ sung địa điểm và thông báo với Chi cục Thuế đang quản lý để được cập nhật vào hồ sơ thuế.
• Khi nộp hồ sơ, tất cả tờ khai/kê khai đều nộp về cơ quan thuế quản lý đầu mối, không nộp tách riêng theo từng tỉnh. Các địa điểm kinh doanh khác được cơ quan thuế quản lý đầu mối phối hợp kiểm tra khi cần.
• Nếu không chắc chắn, chủ hộ có thể tra trên tài khoản thuế điện tử (eTax) hoặc gọi đường dây nóng của Tổng cục Thuế (theo thông tin trên gdt.gov.vn) để xác nhận Chi cục Thuế đang quản lý trực tiếp.

Các chỉ tiêu chính cần điền trên Mẫu 01/CNKD (theo tỷ lệ % ngành nghề):

• Chỉ tiêu [01] – Doanh thu tính thuế: tổng doanh thu phát sinh trong kỳ (quý/tháng). Lưu ý loại trừ phần doanh thu mà sàn TMĐT đã nộp thuế thay (nếu có), tránh nhập trùng.
• Chỉ tiêu [02] – Tỷ lệ % thuế GTGT: tra đúng ngành nghề tại Phụ lục I Thông tư 69/2025/TT-BTC. Nếu có nhiều ngành nghề trong kỳ thì khai theo từng dòng.
• Chỉ tiêu [03] – Số thuế GTGT phải nộp: = Chỉ tiêu [01] × Chỉ tiêu [02]. Phần mềm thường tự tính, nhưng chủ hộ nên kiểm lại bằng tay một quý để chắc chắn.
• Chỉ tiêu thuế TNCN: cách tính tùy thuộc nhóm: nhóm 2 theo tỷ lệ % doanh thu hoặc 15% trên thu nhập; nhóm 3 là 17% trên thu nhập; nhóm 4 = lợi nhuận × 20%. Riêng nhóm 2-3-4 không dùng biểu lũy tiến 5 bậc cho thu nhập kinh doanh theo cách thông thường (xem mục VI.2).
• Sau khi kê khai xong, kiểm tra lại số thuế phải nộp trên eTax đối chiếu với sổ nội bộ trước khi xác nhận nộp.

5. Bước 5: lưu hồ sơ sau khi nộp

• Lưu bản đã gửi, biên nhận điện tử, file XML/PDF nếu hệ thống trả về.
• Lưu toàn bộ hồ sơ nguồn dùng để lập tờ khai, đặc biệt là doanh thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán.

VI. Cách tính thuế và các điểm cần tra cứu đúng

1. Thuế GTGT

• Nhóm 1 có doanh thu năm đến 01 tỷ đồng thì miễn thuế GTGT.
• Nhóm 2, 3, 4 khi tính GTGT theo phương pháp tỷ lệ trên doanh thu thì tỷ lệ % phải tra trực tiếp tại Phụ lục I Thông tư 69/2025/TT-BTC theo đúng ngành nghề.

Một hộ có nhiều ngành nghề không nên lấy một tỷ lệ duy nhất cho toàn bộ doanh thu nếu từng hoạt động có bản chất khác nhau. Sai ngay bước này là kéo theo sai số thuế phải nộp.

2. Thuế TNCN

• Nhóm 1 được miễn TNCN trong ngưỡng doanh thu đến 01 tỷ đồng/năm.
• Cách tính thuế TNCN khác nhau theo từng nhóm, không áp dụng chung một công thức:
  • Nhóm 2 (01 – 03 tỷ): tùy lựa chọn, có thể tính theo tỷ lệ % trên doanh thu theo ngành nghề (tra Phụ lục) hoặc tính trên thu nhập với thuế suất 15%.
  • Nhóm 3 (03 – 50 tỷ): bắt buộc tính trên thu nhập (lợi nhuận) × 17% tương ứng từng phần, không áp dụng tỷ lệ % trên doanh thu. Cần đầy đủ hồ sơ chi phí hợp lý để xác định lợi nhuận.
  • Nhóm 4 (trên 50 tỷ): thuế TNCN = lợi nhuận × 20%. Hồ sơ chi phí, sổ sách, hóa đơn đầu vào phải đầy đủ và đối chiếu được.
• Lưu ý quan trọng: biểu thuế lũy tiến 5 bậc (5%, 10%, 20%, 30%, 35%) chỉ áp dụng cho thu nhập từ tiền lương, tiền công của người lao động – không áp dụng cho thu nhập từ hoạt động kinh doanh của hộ, cá nhân kinh doanh. Đây là điểm rất dễ nhầm vì mức giảm trừ gia cảnh (15,5 triệu đồng/tháng bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng mỗi người phụ thuộc) và biểu lũy tiến thường đi cùng nhau trong thuế TNCN từ tiền lương, nhưng không phải công thức tính cho hộ kinh doanh.
• Các trường hợp phải tính thuế TNCN theo thu nhập hoặc lợi nhuận (sau khi trừ chi phí hợp lý), cần kiểm soát doanh thu, chi phí và hồ sơ giảm trừ nếu thuộc diện áp dụng.

Khi thuộc trường hợp phải tính thuế TNCN theo thu nhập hoặc lợi nhuận, hồ sơ phải đủ căn cứ chứng minh doanh thu và chi phí. Nếu chỉ ghi chép sơ sài thì phần thuế này thường là phần dễ tranh luận nhất khi kiểm tra.

VII. Hóa đơn điện tử, thanh toán không tiền mặt và sàn thương mại điện tử

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
• Hộ dưới 01 tỷ đồng có thể đăng ký sử dụng nếu có nhu cầu.

Bán hàng đều nhưng chỉ lập hóa đơn khi khách yêu cầu. Với nhóm thuộc diện dùng hóa đơn điện tử, cách làm này rất dễ tạo khoảng trống dữ liệu doanh thu.

2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng

• Khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 5.000.000 đồng trở lên đã gồm GTGT thường cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện về thuế và chi phí.
• Điểm này đặc biệt quan trọng với nhóm 3 và nhóm 4 vì ảnh hưởng trực tiếp đến phần chi phí hợp lý và hồ sơ giải trình.

3. Bán hàng trên sàn TMĐT có gì khác

• Sàn thương mại điện tử có chức năng đặt hàng trực tuyến và thanh toán có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng trên sàn.
• Nếu bạn bán trên sàn, cần kiểm tra rõ kỳ nào sàn đã khấu trừ, kê khai thay; kỳ nào bạn còn phải tự kê khai để tránh vừa nộp trùng vừa bỏ sót.

Cách xác minh nhanh sàn TMĐT đã nộp thuế thay hay chưa:

• Tài khoản người bán trên sàn: vào mục “Doanh thu”, “Báo cáo tài chính” hoặc “Thông tin thuế” – phần lớn sàn (Shopee, TikTok Shop, Lazada…) hiển thị rõ kỳ nào đã khấu trừ thuế, số tiền khấu trừ bao nhiêu, đơn hàng nào được xử lý. Lưu lại ảnh chụp/screenshot làm bằng chứng.
• Cổng thuế điện tử eTax: đăng nhập bằng tài khoản thuế cá nhân, vào mục “Tra cứu nghĩa vụ thuế” hoặc “Lịch sử nộp thuế”. Hệ thống phản ánh các khoản thuế đã được sàn kê khai nộp thay gắn với mã số thuế của cá nhân/hộ kinh doanh. Nếu thấy khoản thuế nào đã hiển thị đúng với số liệu sàn gửi, nghĩa vụ đó đã được hoàn tất – không cần kê khai lại.
• Sao kê tiền về từ sàn: hầu hết các sàn ghi rõ trong phần “Khấu trừ” hoặc “Hoa hồng & thuế” trước khi chuyển tiền – đây là nguồn đối chiếu nhanh nhất với sổ nội bộ.
• Đối chiếu chéo 3 nguồn trên trước khi nộp tờ khai. Nếu trùng khớp thì phần doanh thu đó được loại ra khỏi tờ khai tự nộp; nếu lệch thì cần liên hệ bộ phận hỗ trợ người bán của sàn để xác nhận lại.

Một hộ vừa bán tại cửa hàng, vừa có doanh thu trên sàn. Phần doanh thu do sàn xử lý nghĩa vụ thuế thay không nên nhập lẫn một cách máy móc với phần doanh thu tự bán chưa được khấu trừ thay. Cần tách rõ để lập hồ sơ cho đúng bản chất.

VIII. Rủi ro và mức phạt

1. Các rủi ro thường gặp

• Nộp hồ sơ trễ hạn: chậm nộp thông báo doanh thu, chậm nộp tờ khai quý hoặc tháng đều thuộc nhóm rủi ro bị xử phạt về thuế.
• Khai sai doanh thu: bỏ sót doanh thu tiền mặt, doanh thu chuyển khoản, doanh thu trên sàn TMĐT hoặc doanh thu từ nhiều địa điểm dẫn đến sai nhóm và sai nghĩa vụ thuế.
• Không triển khai hóa đơn điện tử đúng diện áp dụng: nhất là trường hợp doanh thu đã vượt 01 tỷ đồng nhưng vẫn vận hành theo thói quen cũ.
• Không lưu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên, khiến chi phí bị rủi ro khi giải trình.

2. Mức phạt được áp dụng theo văn bản nào

• Việc xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn được áp dụng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và văn bản sửa đổi, bổ sung hiện hành.
• Do mức phạt phụ thuộc hành vi, số ngày chậm, tính chất vi phạm và tình tiết cụ thể, khi cần xác định số tiền phạt nên đối chiếu trực tiếp với cơ quan thuế quản lý để tránh hiểu sai.

Không nên đợi đến hạn mới gom hồ sơ. Với hộ kinh doanh, sai nhiều nhất không nằm ở mẫu biểu mà nằm ở việc doanh thu thực tế và hồ sơ lưu không khớp nhau.

IX. Những thay đổi lớn dễ bị dùng nhầm quy định cũ

1. Các nội dung cũ không nên áp dụng lại

• Ngưỡng miễn thuế 100 triệu hoặc 500 triệu đồng không còn dùng cho cơ chế mới từ 2026.
• Thuế khoán không còn là cách hiểu để làm hồ sơ cho giai đoạn này.
• Lệ phí môn bài đã chấm dứt thu nộp từ 01/01/2026.
• Biểu thuế TNCN 7 bậc cũ không còn là biểu áp dụng cho kỳ tính thuế 2026.

2. Cách kiểm tra nhanh mình có đang dùng quy định cũ không

• Nếu hồ sơ của bạn vẫn đang nói “hộ dưới 500 triệu”, “thuế khoán”, “môn bài năm 2026”, gần như chắc chắn đang dùng tài liệu cũ.
• Nếu đang lấy tỷ lệ GTGT theo trí nhớ hoặc hỏi truyền miệng mà không tra Phụ lục I Thông tư 69/2025/TT-BTC thì rất dễ khai sai.

X. Tóm tắt Hồ sơ quyết toán thuế cho hộ kinh doanh: Mẫu biểu, thời hạn, thủ tục cần biết

Hồ sơ quyết toán thuế cho hộ kinh doanh 2026 cần được hiểu là bộ hồ sơ thông báo doanh thu hoặc kê khai thuế theo 4 nhóm doanh thu, không làm theo cách thuế khoán cũ. Mốc quan trọng nhất là 01 tỷ đồng/năm: đến ngưỡng này thì miễn thuế GTGT và TNCN, dùng 01/TKN-CNKD; vượt ngưỡng này thì đi vào kê khai bằng 01/CNKD, kèm quản lý hóa đơn điện tử, doanh thu, sổ sách và chứng từ chặt hơn.

Nhóm 1 cần nhớ hạn 31/01 năm sau; nhóm 2 và 3 nhớ hạn kê khai theo quý là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau; nhóm 4 nhớ hạn kê khai theo tháng là ngày 20 tháng sau. Nếu chưa gửi thông tin tài khoản hoặc ví điện tử, trường hợp thuộc diện áp dụng cần lưu ý mốc 31/07/2026 đối với Mẫu 01/BK-STK. Ngoài ra, từ 01/01/2026 lệ phí môn bài bị bãi bỏ, nhưng phần nghĩa vụ của năm trước nếu còn thì vẫn phải xử lý dứt điểm.

Để làm hồ sơ gọn mà đúng, thứ tự nên đi là: xác định đúng nhóm doanh thu → chọn đúng mẫu → gom đủ chứng từ → nộp đúng hạn → lưu hồ sơ để giải trình. Chỉ cần sai ngay ở bước đầu tiên là gần như toàn bộ phần sau sẽ lệch theo.