Mua quà Tết ở chợ, tạp hóa không có hóa đơn đỏ chỉ được tính vào chi phí nếu khoản chi liên quan đến sản xuất kinh doanh và người bán thuộc nhóm được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ Mẫu số 02/TNDN. Khi mua từ cửa hàng, hộ kinh doanh hoặc cơ sở bán lẻ thông thường mà lẽ ra có hóa đơn nhưng không xuất, khoản chi này thường bị loại khi quyết toán.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Tình huống mua quà Tết | Khả năng tính chi phí | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Mua của cửa hàng, tạp hóa, cơ sở bán lẻ thông thường | Rủi ro cao, thường không được trừ nếu không có hóa đơn | Người bán có thuộc diện phải lập hóa đơn hay không |
| Mua từ người bán thuộc 1 trong 5 nhóm được lập bảng kê | Có thể hạch toán nếu đủ hồ sơ | Mẫu số 02/TNDN, chứng từ chi trả, mục đích chi, điều kiện thanh toán |
| Khoản chi không liên quan hoạt động kinh doanh | Không đủ điều kiện tính chi phí | Hồ sơ nội bộ thể hiện mục đích tặng khách hàng, đối tác, chăm sóc khách hàng hoặc phúc lợi đúng chế độ |
| Giá mua trên bảng kê cao hơn giá thị trường | Có thể bị điều chỉnh chi phí | Tài liệu chứng minh giá mua phù hợp thị trường |
Điểm mấu chốt: Bảng kê không phải cách thay thế hóa đơn cho mọi trường hợp. Nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm quy định này.
II. Khi nào được dùng bảng kê thay cho hóa đơn?
Bản chất vấn đề nằm ở người bán chứ không phải doanh nghiệp có muốn lập bảng kê hay không. Chỉ khi người bán thuộc trường hợp pháp luật cho phép thì bảng kê mới có giá trị hạch toán chi phí.
1. 5 nhóm người bán có thể áp dụng
- Mua nông sản, lâm sản, thủy sản của người sản xuất hoặc đánh bắt trực tiếp bán ra.
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
- Mua đồ dùng, tài sản hoặc hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT.
2. Trường hợp dễ bị loại chi phí
Nếu quà Tết được mua từ cửa hàng, hộ kinh doanh, cơ sở bán lẻ thông thường mà thuộc diện xuất hóa đơn, doanh nghiệp không thể tự thay bằng bảng kê để hợp thức hồ sơ. Hồ sơ đầu vào thiếu hóa đơn trong trường hợp này sẽ bị xem xét chặt chẽ, chi phí có thể bị loại khi thanh tra.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp mua giỏ quà Tết tại một tiệm tạp hóa, thanh toán đủ tiền nhưng không lấy hóa đơn. Nếu tiệm này là cơ sở bán lẻ thông thường thuộc diện lập hóa đơn, thì việc lập thêm bảng kê nội bộ sau đó không giải quyết được rủi ro chi phí.
III. Hồ sơ cần có để giảm rủi ro
Nếu giao dịch thuộc trường hợp được phép dùng bảng kê, hồ sơ nên tách riêng từng nhóm chứng từ, không gộp lẫn. Nhiều đơn vị chỉ giữ phiếu chi mà thiếu chứng từ chứng minh giao dịch thực tế, dẫn đến rủi ro khi quyết toán.
- Mẫu số 02/TNDN do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm.
- Chứng từ chi trả tiền cho người bán.
- Chứng từ nhập hàng, biên bản giao nhận hoặc ký nhận hàng hóa nếu có.
- Hồ sơ nội bộ thể hiện mục đích chi quà Tết phục vụ hoạt động kinh doanh như tặng khách hàng, đối tác, chương trình chăm sóc khách hàng hoặc chi phúc lợi đúng chế độ cho người lao động.
- Tài liệu chứng minh giá mua phù hợp giá thị trường để tránh bị điều chỉnh khi kiểm tra thuế.
Lưu ý quan trọng
- Nếu người bán là doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân thuộc diện phải xuất hóa đơn, cơ chế bảng kê không áp dụng thay hóa đơn.
- Nếu quà Tết dùng để biếu, tặng khách hàng, doanh nghiệp vẫn cần lập hóa đơn đầu ra theo quy định với hàng biếu, tặng.
- Nếu là khoản phúc lợi cho người lao động, cần kiểm tra cả điều kiện về chứng từ đầu vào của khoản chi phúc lợi, không chỉ mục đích chi.
IV. Điều kiện thanh toán cần kiểm tra ngay
Theo mức hướng dẫn hiện hành, ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt để chi phí được trừ là từ 05 triệu đồng trở lên cho từng lần mua, khác với mức 20 triệu trước đây.
| Giá trị từng lần mua | Cách thanh toán cần lưu ý |
|---|---|
| Dưới 05 triệu đồng | Có thể thanh toán bằng tiền mặt |
| Từ 05 triệu đồng trở lên | Cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện tính chi phí được trừ |
- Nếu khoản quà Tết không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc không có đủ chứng từ hợp pháp, khoản chi này không đáp ứng điều kiện tính chi phí được trừ.
- Nếu giá mua trên bảng kê cao hơn giá thị trường, cơ quan thuế có thể xác định lại mức chi phí theo giá thị trường.
Khi xử lý hồ sơ mua quà Tết không có hóa đơn, cách an toàn nhất là kiểm tra trước người bán có thuộc 1 trong 5 nhóm được lập bảng kê hay không, sau đó rà soát hồ sơ thanh toán và mục đích sử dụng. Chứng từ đầu vào và điều kiện thanh toán là hai điểm cần đặc biệt lưu ý khi quyết toán.
