Tổng hợp chi tiết 7 lỗi sai phổ biến nhất khi xuất hóa đơn GTGT 8% và cập nhật bảng mức phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, thuế mới nhất áp dụng trong năm 2025.

Tóm tắt các ý chính

  • Sai sót thông tin hóa đơn: Thiếu hoặc ghi sai tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua/bán dẫn đến hóa đơn không hợp lệ, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
  • Nhầm lẫn thuế suất: Áp dụng sai thuế suất 8% cho hàng hóa/dịch vụ không thuộc danh mục giảm thuế, gây truy thu thuế và phạt chậm nộp.
  • Thiếu ghi chú bắt buộc: Hóa đơn GTGT 8% phải ghi rõ “Đã giảm 2% mức thuế suất thuế GTGT theo Nghị quyết 204/2025/QH15”, nếu thiếu có thể bị từ chối khấu trừ.
  • Lập hóa đơn sai thời điểm: Hóa đơn lập sau ngày giao dịch hoặc ngày ký số không trùng khớp, vi phạm quy định, bị phạt từ 500.000 – 8.000.000 VNĐ.
  • Lưu trữ hóa đơn không đúng: Không lưu file XML gốc hoặc lưu trữ dưới 10 năm có thể bị phạt 2.000.000 – 4.000.000 VNĐ và đình chỉ sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Biện pháp phòng ngừa: Cập nhật phần mềm, đào tạo nhân sự, kiểm tra chéo thông tin và tham vấn chuyên gia để tuân thủ quy định và giảm thiểu rủi ro.

Chính sách giảm thuế GTGT xuống 8% theo Nghị quyết 204/2025/QH15, áp dụng từ 01/07/2025 đến 31/12/2026, mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng tiềm ẩn không ít rủi ro sai sót cho doanh nghiệp. Việc mắc lỗi khi xuất hóa đơn không chỉ gây phiền hà trong việc điều chỉnh mà còn có thể dẫn đến các khoản phạt hành chính không đáng có.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ tổng hợp chi tiết các lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn GTGT 8% và cập nhật mức phạt vi phạm hành chính mới nhất năm 2025, giúp bạn và doanh nghiệp chủ động phòng tránh rủi ro.

Căn cứ pháp lý:

I. Các lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn GTGT 8%

Dưới đây là những sai sót mà kế toán thường mắc phải trong quá trình lập và phát hành hóa đơn GTGT áp dụng mức thuế suất 8%.

1. Sai hoặc thiếu thông tin cơ bản của bên mua, bên bán

  • Thiếu tên, địa chỉ, mã số thuế: Ghi không đầy đủ hoặc bỏ trống các thông tin bắt buộc của người mua hoặc người bán.
  • Ghi sai định dạng, viết tắt quá mức: Tên công ty viết tắt không đúng quy định, sai ký tự trong mã số thuế có thể khiến hóa đơn không hợp lệ, bị cơ quan thuế từ chối cấp mã.
  • Không đối chiếu thông tin: Sai sót thường xảy ra khi không kiểm tra, đối chiếu thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hậu quả: Hóa đơn có thể bị xem là vô hiệu, bên mua không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

2. Nhầm lẫn về thuế suất và áp dụng sai đối tượng

  • Xuất nhầm thuế suất: Ghi nhầm thuế suất 10% hoặc 5% thay vì 8% cho các mặt hàng được giảm thuế.
  • Áp dụng sai đối tượng: Xuất hóa đơn 8% cho các sản phẩm, dịch vụ không thuộc danh mục được giảm thuế theo quy định. Ví dụ: dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, hoạt động tài chính, ngân hàng…

Hậu quả: Bị xem là hành vi khai sai thuế, dẫn đến bị truy thu thuế GTGT, thuế TNDN và tiền phạt chậm nộp. Bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

3. Thiếu nội dung bắt buộc trên hóa đơn giảm thuế

Theo hướng dẫn tại Nghị định 174/2025/NĐ-CP, trên hóa đơn GTGT cho hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế cần ghi rõ:

  • Tại cột “Thuế suất”, ghi “8%”.
  • Tại dòng tiền thuế GTGT, ghi số tiền thuế đã tính theo suất 8%.
  • Phải có dòng ghi chú: “Đã giảm 2% mức thuế suất thuế GTGT theo Nghị quyết số 204/2025/QH15”.

Hậu quả: Bỏ sót dòng ghi chú này có thể khiến hóa đơn không được chấp nhận, bên mua gặp khó khăn khi kê khai khấu trừ thuế đầu vào.

4. Lập hóa đơn không đúng thời điểm

  • Lập hóa đơn sau ngày giao dịch: Hóa đơn được lập sau thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa hoặc sau khi hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.
  • Ngày hóa đơn và ngày ký số không trùng khớp: Gây ra nghi vấn về tính xác thực của giao dịch.

Hậu quả: Vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn, bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

5. Sai sót về số tiền và cách làm tròn

  • Tính toán sai thành tiền: Cộng, trừ hoặc tính toán số tiền thuế GTGT không chính xác.
  • Làm tròn sai quy định: Làm tròn số tiền thanh toán không theo nguyên tắc (ví dụ: làm tròn thiếu hoặc vượt quá 500 đồng) gây chênh lệch trên sổ sách.

Hậu quả: Dẫn đến khai sai trên tờ khai thuế, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

6. Không lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định

  • Không lưu file gốc định dạng XML: Doanh nghiệp chỉ lưu bản PDF mà không lưu file gốc XML theo yêu cầu của cơ quan thuế.
  • Lưu trữ dưới 10 năm: Không đảm bảo thời gian lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày lập hóa đơn theo quy định của Luật Kế toán.

Hậu quả: Có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 – 4.000.000 đồng và bị xem xét đình chỉ sử dụng hóa đơn điện tử.

7. Sai sót trong quá trình điều chỉnh, thay thế hóa đơn

  • Thiếu thông tin trên hóa đơn điều chỉnh: Không ghi rõ nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, số… ngày… tháng… năm…”
  • Lặp lại sai sót sau khi điều chỉnh: Hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh vẫn tiếp tục chứa các lỗi sai cũ.

Hậu quả: Vi phạm quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung.

Nắm vững các lỗi sai phổ biến như sai thông tin, nhầm thuế suất, thiếu ghi chú bắt buộc, sai thời điểm lập... và các mức phạt tương ứng là chìa khóa để doanh nghiệp vận hành trơn tru.
Nắm vững các lỗi sai phổ biến như sai thông tin, nhầm thuế suất, thiếu ghi chú bắt buộc, sai thời điểm lập… và các mức phạt tương ứng là chìa khóa để doanh nghiệp vận hành trơn tru.

II. Bảng tổng hợp mức phạt vi phạm về hóa đơn mới nhất 2025

Các mức phạt dưới đây được áp dụng cho tổ chức, căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các dự thảo, nghị định sửa đổi, bổ sung liên quan.

Hành vi vi phạm Mức phạt tiền (VNĐ) Căn cứ pháp lý (tham khảo)
Lập hóa đơn sai thời điểm (tùy mức độ) 500.000 – 8.000.000 Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Sai sót thông tin bắt buộc trên hóa đơn (tên, địa chỉ, MST) 500.000 – 2.000.000 Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Không ghi đủ nội dung bắt buộc trên hóa đơn 1.000.000 – 3.000.000 Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến lớn 4.000.000 – 8.000.000 Điểm d, Khoản 4, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp 20% số tiền thuế thiếu Điều 16, Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Không lập hóa đơn điện tử có kết nối dữ liệu với CQT từ máy tính tiền (từ 01/06/2025) 10.000.000 – 20.000.000 Khoản 5, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi)
Sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn 20.000.000 – 50.000.000 Điều 28, Nghị định 125/2020/NĐ-CP

III. Biện pháp khắc phục và phòng tránh hiệu quả

  • Cập nhật phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử: Luôn sử dụng phiên bản phần mềm mới nhất, được các nhà cung cấp uy tín cập nhật theo quy định của Tổng cục Thuế.
  • Đào tạo và nâng cao nghiệp vụ nhân sự: Tổ chức các buổi đào tạo nội bộ, cập nhật kiến thức về các văn bản pháp luật thuế mới như Nghị quyết 204/2025/QH15, Nghị định 174/2025/NĐ-CP, Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
  • Xây dựng quy trình kiểm tra chéo: Thiết lập quy trình rà soát, đối chiếu thông tin hóa đơn (MST, tên công ty, địa chỉ, mặt hàng, thuế suất) trước khi ký số và gửi cho khách hàng.
  • Kiểm tra định kỳ và lưu trữ an toàn: Thực hiện kiểm tra tổng thể dữ liệu hóa đơn hàng tháng, hàng quý để phát hiện sớm sai sót. Đảm bảo sao lưu (backup) dữ liệu hóa đơn gốc (XML) và lưu trữ an toàn, có phân quyền truy cập trong tối thiểu 10 năm.
  • Tham vấn chuyên gia: Khi gặp các tình huống phức tạp, không chắc chắn về cách áp dụng thuế suất hay xử lý sai sót, đừng ngần ngại liên hệ với các đơn vị tư vấn thuế, kế toán chuyên nghiệp để được hỗ trợ.

IV. Tóm tắt tổng hợp 7 lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn GTGT 8% và mức phạt mới nhất

Việc tuân thủ đúng quy định khi xuất hóa đơn GTGT 8% không chỉ là nghĩa vụ mà còn giúp doanh nghiệp bảo vệ mình khỏi các rủi ro tài chính. Nắm vững các lỗi sai phổ biến như sai thông tin, nhầm thuế suất, thiếu ghi chú bắt buộc, sai thời điểm lập… và các mức phạt tương ứng là chìa khóa để vận hành trơn tru.

Hy vọng những chia sẻ từ Thuận Thiên đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và các giải pháp hữu ích để áp dụng chính sách giảm thuế một cách chính xác và hiệu quả.

 

Câu Hỏi Thường Gặp

Trường hợp này, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn sai sót. Đồng thời, phải lập tờ khai thuế GTGT bổ sung (mẫu 01/KHBS) cho kỳ tính thuế có sai sót và nộp lại cho cơ quan thuế. Nếu việc điều chỉnh làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải nộp đủ số thuế thiếu và tiền chậm nộp (nếu có).

Dịch vụ ăn uống, nhà hàng (trừ rượu, bia và các đồ uống có cồn khác) thường thuộc đối tượng được giảm thuế GTGT xuống 8%. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra chi tiết danh mục hàng hóa, dịch vụ không được giảm thuế tại phụ lục ban hành kèm theo Nghị định hướng dẫn (ví dụ: Nghị định 174/2025/NĐ-CP) để đảm bảo áp dụng chính xác.

Đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng, cho, tiêu dùng nội bộ, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn và kê khai, tính nộp thuế GTGT như bán hàng hóa cho khách hàng. Nếu mặt hàng đó thuộc đối tượng được giảm thuế thì trên hóa đơn sẽ ghi thuế suất 8%. Nếu không thuộc đối tượng được giảm, thuế suất vẫn là 10%.

Pháp luật hiện hành không quy định thời hạn cụ thể phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thực hiện việc này ngay khi phát hiện sai sót và phải thực hiện trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế.

Theo quy định, doanh nghiệp không được xuất chung các mặt hàng có thuế suất khác nhau trên cùng một hóa đơn. Bạn phải lập hai hóa đơn riêng biệt: một hóa đơn cho các mặt hàng chịu thuế suất 8% và một hóa đơn khác cho các mặt hàng chịu thuế suất 10%. Nếu lập chung, doanh nghiệp sẽ phải kê khai và nộp thuế cho toàn bộ hóa đơn theo mức thuế suất cao nhất (10%).