Hướng dẫn chi tiết về quy định và cách hạch toán chi phí tiếp khách hợp lý, hợp lệ năm 2025. Bao gồm điều kiện khấu trừ thuế, chứng từ cần thiết và các lưu ý.

Tóm tắt các ý chính

  • Bãi bỏ giới hạn 15%: Theo Luật 71/2014/QH13, chi phí tiếp khách không còn bị khống chế 15%, cho phép doanh nghiệp trừ toàn bộ chi phí nếu đáp ứng các điều kiện hợp lý.
  • Điều kiện khấu trừ thuế TNDN: Chi phí tiếp khách phải thực tế, liên quan đến hoạt động kinh doanh, có hóa đơn/chứng từ hợp pháp, và thanh toán không dùng tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
  • Yêu cầu hóa đơn và chứng từ: Cần chuẩn bị hóa đơn điện tử hợp lệ, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, và các tài liệu nội bộ như biên bản, giấy mời để chứng minh mục đích kinh doanh.
  • Hạch toán chi phí: Chi phí tiếp khách được hạch toán vào TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc 133/2016/TT-BTC, kèm thuế GTGT khấu trừ (nếu có).
  • Chi phí nhạy cảm: Chi phí karaoke, golf thường khó được chấp nhận là chi phí hợp lý, dễ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
  • Chi phí rượu, bia: Được tính vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và liên quan đến hoạt động kinh doanh, theo Công văn 1300/CTKGI-TTHT năm 2024.

Chi phí tiếp khách là một khoản chi không thể thiếu trong hoạt động của hầu hết các doanh nghiệp, đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng và củng cố các mối quan hệ kinh doanh. Tuy nhiên, để khoản chi này được công nhận là hợp lý và hợp lệ, doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật về thuế và kế toán.

Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về quy định, cách hạch toán chi phí tiếp khách và các điều kiện để được khấu trừ thuế một cách đầy đủ nhất.

Căn Cứ Pháp Lý

II. Chi phí tiếp khách là gì

Chi phí tiếp khách là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tiếp đón, giao lưu với khách hàng, đối tác, hoặc các cơ quan chức năng nhằm mục đích duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh. Các khoản chi này rất đa dạng, có thể bao gồm chi phí ăn uống, quà tặng, hoa, vé xem phim, vé tham dự sự kiện, chi phí đi lại và lưu trú cho khách trong quá trình làm việc.

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, chi phí tiếp khách được hạch toán vào Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

II. Quy định pháp lý về chi phí tiếp khách hợp lý

1. Bãi bỏ quy định khống chế 15%

Một trong những thay đổi quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần nắm là việc bãi bỏ giới hạn 15% đối với chi phí tiếp khách. Cụ thể, theo Luật số 71/2014/QH13 có hiệu lực từ ngày 01/01/2015, quy định khống chế chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới, tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, và các chi phí khác (bao gồm chi phí tiếp khách) không vượt quá 15% tổng số chi được trừ đã chính thức được gỡ bỏ. Điều này cho phép doanh nghiệp được trừ toàn bộ chi phí tiếp khách khi tính thuế TNDN, miễn là đáp ứng đủ các điều kiện dưới đây.

2. Điều kiện để chi phí tiếp khách được trừ khi tính thuế TNDN

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC), để một khoản chi phí tiếp khách được xem là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), cần đáp ứng đồng thời cả 3 điều kiện sau:

  • Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là điều kiện tiên quyết để chứng minh mục đích của khoản chi là phục vụ lợi ích kinh doanh.
  • Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
  • Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) trong mỗi lần thanh toán, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

3. Quy định về hóa đơn và bộ chứng từ cần thiết

Để đảm bảo tính hợp lệ, hồ sơ chi phí tiếp khách cần được chuẩn bị đầy đủ và minh bạch. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc.

Một bộ hồ sơ chi phí tiếp khách đầy đủ thường bao gồm:

  • Hóa đơn điện tử hợp lệ: Nội dung hóa đơn cần ghi rõ là “Dịch vụ ăn uống” hoặc các dịch vụ tương ứng, kèm theo bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống đã sử dụng (nếu có).
  • Chứng từ thanh toán: Bắt buộc là chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
  • Các chứng từ nội bộ khác: Để tăng tính thuyết phục, doanh nghiệp nên lập thêm các giấy tờ như biên bản, giấy mời, hoặc các tài liệu chứng minh mục đích của buổi tiếp khách là để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, kèm theo danh sách khách mời tham dự.
Chi phí tiếp khách là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tiếp đón, giao lưu với khách hàng, đối tác, hoặc các cơ quan chức năng nhằm mục đích duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh.
Chi phí tiếp khách là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tiếp đón, giao lưu với khách hàng, đối tác, hoặc các cơ quan chức năng nhằm mục đích duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh.

III. Hướng dẫn hạch toán chi phí tiếp khách chi tiết

Việc hạch toán chi phí tiếp khách được thực hiện dựa trên chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng.

1. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp)

Khi phát sinh chi phí tiếp khách, kế toán hạch toán như sau:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Cụ thể TK 6421 hoặc 6422)
Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
    Có các TK 111, 112, 331,... - Tổng số tiền thanh toán

2. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa)

Cách hạch toán cũng tương tự như Thông tư 200:

Nợ TK 6421 - Chi phí bán hàng hoặc TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
    Có các TK 111, 112, 331,... - Tổng số tiền thanh toán

IV. Một số lưu ý quan trọng cần biết

1. Chi phí ăn uống có rượu, bia

Theo tinh thần của Công văn 1300/CTKGI-TTHT năm 2024 của Cục Thuế tỉnh Kiên Giang, chi phí tiếp khách là dịch vụ ăn uống có sử dụng rượu, bia vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, miễn là khoản chi đó đáp ứng đầy đủ 3 điều kiện về chi phí hợp lý đã nêu ở trên.

2. Về việc ủy quyền cho nhân viên thanh toán

Thực tế phát sinh trường hợp nhân viên dùng thẻ cá nhân để thanh toán chi phí tiếp khách. Để khoản chi này được chấp nhận, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế tài chính hoặc có quyết định/văn bản ủy quyền rõ ràng cho cá nhân đó. Sau đó, công ty sẽ thực hiện thủ tục hoàn trả lại tiền cho nhân viên bằng hình thức chuyển khoản, kèm theo đầy đủ chứng từ chứng minh. Điều này giúp đảm bảo khoản chi vẫn được coi là thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.

3. Các khoản chi “nhạy cảm” (Karaoke, golf)

  • Chi phí karaoke: Thường bị cơ quan thuế xem là khoản chi “nhạy cảm”, khó chứng minh được việc phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, rủi ro bị loại khỏi chi phí được trừ là rất cao.
  • Chi phí chơi golf: Hầu hết các cơ quan thuế hiện nay đều không chấp nhận cho khấu trừ thuế GTGT và không cho phép tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với chi phí này.

V. Tóm tắt chi phí tiếp khách: Quy định, cách hạch toán & Điều kiện khấu trừ 2025

Tóm lại, việc xử lý chi phí tiếp khách đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần nhớ rằng quy định khống chế 15% đã được bãi bỏ, nhưng phải đáp ứng đủ 3 điều kiện về tính hợp lý, hợp pháp của khoản chi. Việc chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ, từ hóa đơn điện tử đến các giấy tờ chứng minh mục đích, là yếu tố then chốt để bảo vệ chi phí của mình trước cơ quan thuế.

Hy vọng những chia sẻ từ Thuận Thiên đã giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề này. Để đảm bảo an toàn tuyệt đối, bạn nên tham khảo ý kiến từ các đơn vị kế toán, thuế cho những trường hợp cụ thể của doanh nghiệp mình.

Câu Hỏi Thường Gặp

Không. Kể từ ngày 01/01/2015, quy định khống chế chi phí tiếp khách (cùng các chi phí quảng cáo, khuyến mãi…) không vượt quá 15% tổng chi phí được trừ đã được bãi bỏ. Doanh nghiệp có thể trừ toàn bộ chi phí này nếu đáp ứng đủ điều kiện.

Có. Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của chi phí tiếp khách nếu khoản chi này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Có. Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, chi phí ăn uống có kèm rượu, bia trong quá trình tiếp khách vẫn được tính là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, miễn là đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chứng từ và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Các chi phí này có rủi ro rất cao. Chi phí karaoke thường bị xem là chi phí cá nhân, không phục vụ trực tiếp cho kinh doanh và dễ bị loại. Chi phí chơi golf hiện nay hầu như không được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ và không được khấu trừ thuế GTGT.

Một bộ hồ sơ đầy đủ cần có: Hóa đơn điện tử hợp lệ (kèm bảng kê nếu cần); Chứng từ thanh toán (chuyển khoản cho hóa đơn từ 20 triệu); Các chứng từ nội bộ chứng minh mục đích kinh doanh như: quy chế tài chính, giấy mời, lịch trình làm việc, danh sách khách mời…