Doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT khi xuất hàng hóa biếu, tặng, không phân biệt đối tượng nhận hoặc loại hàng hóa theo quy định pháp luật hiện hành.
I. Quy định pháp lý về lập hóa đơn hàng biếu, tặng
Căn cứ Khoản 1, Điều 4, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ.
II. Hướng dẫn lập hóa đơn và kê khai thuế
1. Nội dung và hình thức hóa đơn
Hóa đơn cho hàng biếu tặng phải được lập dưới dạng hóa đơn điện tử và ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:
- Tên hàng hóa: Ghi đúng tên hàng hóa, dịch vụ kèm ghi chú “Hàng biếu tặng không thu tiền”.
- Hình thức thanh toán: Ghi rõ “Hàng biếu tặng không thu tiền”.
2. Thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người nhận, tức là ngày thực tế tặng hàng (theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
3. Kê khai và tính thuế GTGT
Doanh nghiệp phải tính và nộp thuế GTGT đầu ra như đối với hóa đơn bán hàng thông thường. Nếu hàng biếu, tặng phục vụ cho hoạt động sản xuất – kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Giá tính thuế GTGT: Là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu, tặng. Giá tính thuế GTGT là giá bán của hàng hóa tương đương tại thời điểm phát sinh (theo hướng dẫn tại Thông tư 219/2013/TT-BTC).
- Kê khai thuế: Doanh nghiệp kê khai vào tờ khai thuế GTGT tháng/quý tại chỉ tiêu 23 (Tổng doanh thu) và chỉ tiêu 33 (Thuế GTGT phải nộp của hàng hóa, dịch vụ bán ra).
III. Các trường hợp đặc biệt
1. Quà tặng là phúc lợi cho nhân viên
Kể cả quà tặng là phúc lợi cho nhân viên, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn, kê khai và tính thuế GTGT đầu ra như hàng hóa bán cho khách hàng. Khoản chi này sẽ được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ điều kiện. Tổng chi phúc lợi được tính vào chi phí được trừ không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm.
2. Lập hóa đơn tổng hợp
Doanh nghiệp có thể xuất một hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày cho toàn bộ hàng hóa biếu tặng trong ngày, kèm theo một bảng kê chi tiết danh sách người nhận.
Lưu ý quan trọng
Đối với hàng hóa mua vào để biếu tặng, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
