Khi doanh nghiệp đóng chi nhánh, việc xử lý hóa đơn điện tử cần tuân thủ đúng quy định pháp luật để đảm bảo nghĩa vụ thuế và tránh rủi ro pháp lý.
I. Hoàn thành nghĩa vụ thuế
Đây là yêu cầu bắt buộc trước khi thực hiện thủ tục đóng chi nhánh. Doanh nghiệp phải đảm bảo đã hoàn thành các công việc sau:
- Kê khai và nộp đầy đủ các loại thuế phát sinh tại chi nhánh.
- Xử lý dứt điểm các khoản nợ thuế, tiền phạt, tiền chậm nộp (nếu có).
- Thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
II. Báo cáo và xử lý hóa đơn điện tử
1. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Doanh nghiệp cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của chi nhánh và nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để chốt số lượng hóa đơn đã sử dụng, xóa bỏ, mất, cháy trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
2. Xử lý hóa đơn có sai sót
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/06/2025), việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện như sau:
- Không hủy hóa đơn: Doanh nghiệp không được hủy hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót.
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế: Tùy vào trường hợp sai sót, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế.
- Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua: Nếu hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo cho người mua và thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
III. Thông báo ngừng sử dụng hóa đơn
Doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của chi nhánh. Do thủ tục cụ thể có thể thay đổi, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn chi tiết về quy trình và biểu mẫu cần thiết.
IV. Lưu trữ hóa đơn điện tử
Toàn bộ hóa đơn điện tử đã phát hành của chi nhánh phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất khi có yêu cầu của cơ quan chức năng.
Lưu ý quan trọng
- Hiệu lực văn bản: Các quy định về xử lý hóa đơn sai sót được áp dụng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP kể từ ngày 01/06/2025.
- Liên hệ cơ quan thuế: Do các quy định về thủ tục hành chính có thể có hướng dẫn riêng tại mỗi địa phương, việc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý là rất cần thiết để đảm bảo tuân thủ đúng và đầy đủ.
