Xử lý hóa đơn điện tử khi đóng chi nhánh thế nào?

Khi đóng chi nhánh, doanh nghiệp cần xử lý hóa đơn điện tử đúng thời điểm chi nhánh chấm dứt hiệu lực mã số thuế: ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, xử lý các hóa đơn đã lập có sai sót (nếu có), và tiếp tục lưu trữ toàn bộ dữ liệu hóa đơn đã phát hành. Sau khi mã số thuế chi nhánh hết hiệu lực, không được xuất thêm hóa đơn nào, vì đó là hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

I. Bảng tra cứu nhanh khi đóng chi nhánh

Không có quy định về thời hạn cụ thể phải làm trước bao lâu. Doanh nghiệp nên hoàn tất việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trước hoặc ngay khi chi nhánh chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

II. Các bước xử lý hóa đơn điện tử khi đóng chi nhánh

1. Ngừng sử dụng hóa đơn đúng thời điểm

Khi chi nhánh không còn hiệu lực mã số thuế, hóa đơn điện tử gắn với chi nhánh cũng phải dừng sử dụng. Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ các hóa đơn phát hành sau thời điểm ngừng hiệu lực mã số thuế.

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn bằng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Ngoài ra, cơ quan thuế có thể tự động hoặc ban hành thông báo ngừng sử dụng theo Mẫu 01/TB-NSD.

2. Xử lý hóa đơn đã lập sai theo từng trường hợp

Đây là lỗi thường gặp: nhiều doanh nghiệp nghĩ hóa đơn sai phải hủy toàn bộ. Với hóa đơn điện tử, cách xử lý cần tách riêng từng tình huống:

• Nếu sai các nội dung ảnh hưởng đến doanh số, tiền thuế, hàng hóa dịch vụ hoặc chỉ tiêu quan trọng khác thì lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế.
• Nếu chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua, nhưng không sai mã số thuế và không sai các nội dung về tiền, thuế thì gửi thông báo cho người mua và thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Ví dụ thực tế: Chi nhánh đã xuất hóa đơn trước thời điểm đóng nhưng sau đó phát hiện sai địa chỉ công ty mua hàng, còn mã số thuế và tiền thuế đều đúng. Trường hợp này xử lý bằng thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không hủy hóa đơn.

Lưu ý quan trọng: Không gom tất cả lỗi hóa đơn vào một cách xử lý chung. Nếu không cẩn thận, đến khi quyết toán hoặc thanh tra, doanh nghiệp sẽ bị yêu cầu giải trình lại toàn bộ hồ sơ hóa đơn.

III. Những điểm dễ nhầm khi chấm dứt hoạt động chi nhánh

1. Có cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không?

Cần phân biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in/bán. Với hóa đơn điện tử thông thường, doanh nghiệp không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng định kỳ để chốt số lượng. Nhiều đơn vị vẫn áp dụng theo thói quen cũ nên dễ nhầm.

Tuy nhiên, nếu chi nhánh có dùng hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế hoặc thuộc trường hợp cơ quan thuế yêu cầu quyết toán, xử lý riêng khi chấm dứt hoạt động thì thực hiện theo yêu cầu quản lý thuế.

2. Điều chuyển hàng hóa, tài sản có cần xuất hóa đơn không?

Điểm dễ bị truy thu là nhầm giữa điều chuyển nội bộ và bán, thanh lý:

• Nếu chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc và chỉ điều chuyển hàng hóa, tài sản về doanh nghiệp hoặc đơn vị phụ thuộc khác trong cùng hệ thống thì không lập hóa đơn điện tử; thay vào đó là chứng từ điều chuyển nội bộ (Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm Lệnh điều động).
• Nếu bản chất là bán, thanh lý tài sản hoặc giao dịch phải kê khai như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn điện tử theo quy định.

IV. Lưu trữ và rủi ro xử phạt sau khi đóng chi nhánh

Sau khi chi nhánh chấm dứt hoạt động, dữ liệu hóa đơn điện tử đã phát hành vẫn cần được doanh nghiệp bảo quản, lưu trữ và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là dữ liệu hóa đơn cũ còn lưu đầy đủ không.

Lưu ý quan trọng: Thuận Thiên khuyến nghị bạn kiểm tra lại 3 việc trước khi nộp hồ sơ đóng chi nhánh: đã xử lý hết hóa đơn sai sót chưa, đã ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đúng thời điểm chưa, và dữ liệu hóa đơn cũ đã được lưu trữ đầy đủ chưa. Nếu thiếu một trong ba phần này, hồ sơ thường bị vướng ở giai đoạn kiểm tra nghĩa vụ thuế.