Văn phòng đại diện có thể ký hợp đồng thuê mặt bằng trong phạm vi được ủy quyền, nhưng không tự chủ động thực hiện giao dịch dân sự độc lập.
I. Quy định pháp lý chi tiết
Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân và chỉ thực hiện các nhiệm vụ đại diện, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Trừ khi được doanh nghiệp chủ quản ủy quyền rõ ràng, VPĐD không được phép ký kết hợp đồng thuê mặt bằng với tư cách bên thuê độc lập.
Trường hợp ngoại lệ
VPĐD có thể ký hợp đồng thuê mặt bằng nếu:
- Được ủy quyền bằng văn bản từ doanh nghiệp chủ quản, trong đó nêu rõ phạm vi quyền hạn (ví dụ: thuê mặt bằng làm trụ sở).
- Hợp đồng thuê chỉ phục vụ cho hoạt động đại diện, xúc tiến thương mại, không liên quan đến giao dịch kinh doanh trực tiếp (mua bán hàng hóa, dịch vụ).
II. Quy trình thực hiện
1. Doanh nghiệp chủ quản ký hợp đồng
Bên thuê trong hợp đồng phải là doanh nghiệp chủ quản (công ty mẹ), ghi rõ thông tin pháp lý của đơn vị này. Ví dụ:
Công ty XYZ (trụ sở tại Hà Nội) ký hợp đồng thuê mặt bằng tại TP.HCM, sau đó ủy quyền cho VPĐD tại đây sử dụng làm trụ sở.
2. Ủy quyền sử dụng mặt bằng
Doanh nghiệp chủ quản cần cấp giấy ủy quyền cho VPĐD, trong đó nêu rõ:
- Phạm vi quyền sử dụng mặt bằng (chỉ để làm trụ sở, không kinh doanh).
- Thời hạn ủy quyền (thường trùng với thời hạn hợp đồng thuê).
3. Hợp đồng thuê mặt bằng
Nội dung hợp đồng phải tuân thủ các điều khoản cơ bản, bao gồm:
- Đối tượng thuê: Diện tích, mục đích sử dụng (văn phòng đại diện).
- Thời hạn thuê: Tương ứng với thời gian hoạt động của VPĐD.
- Giá thuê: Ghi rõ số tiền, phương thức thanh toán, điều kiện điều chỉnh giá.
- Biên bản bàn giao: Ghi nhận hiện trạng mặt bằng trước khi sử dụng.
Ví dụ thực tế
Một công ty nước ngoài mở VPĐD tại Việt Nam muốn thuê mặt bằng làm trụ sở:
- Công ty mẹ (nằm ở nước ngoài) ký hợp đồng thuê mặt bằng với chủ nhà.
- VPĐD được ủy quyền sử dụng mặt bằng thông qua văn bản ủy quyền của công ty mẹ.
- Hợp đồng thuê ghi tên công ty mẹ làm bên thuê, VPĐD chỉ là đơn vị sử dụng mặt bằng.
Lưu ý quan trọng
- Tư cách pháp lý: VPĐD không thể đứng tên trong hợp đồng thuê mặt bằng. Tất cả giao dịch phải do doanh nghiệp chủ quản thực hiện.
- Mục đích sử dụng: Mặt bằng thuê phải phục vụ hoạt động đại diện, không được dùng cho kinh doanh trực tiếp (bán hàng, cung cấp dịch vụ).
- Công chứng/chứng thực: Không bắt buộc, trừ trường hợp thuê mặt bằng từ cá nhân/hộ gia đình nhỏ lẻ.
