Nếu người đại diện theo pháp luật không cư trú tại Việt Nam, doanh nghiệp vẫn cần duy trì ít nhất 01 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ còn 01 người đang cư trú tại Việt Nam mà người này xuất cảnh, cần có ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam để thực hiện quyền và nghĩa vụ liên quan.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Doanh nghiệp có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật | Vẫn cần duy trì ít nhất 01 người cư trú tại Việt Nam |
| Người nước ngoài làm người đại diện theo pháp luật | Vẫn áp dụng yêu cầu về cư trú như trên |
| Chỉ còn 01 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam và người này xuất cảnh | Ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam |
| Hết thời hạn ủy quyền nhưng người đại diện chưa quay lại Việt Nam và không có ủy quyền khác | Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện quyền, nghĩa vụ cho đến khi người đại diện trở lại hoặc doanh nghiệp/người có thẩm quyền cử người khác |
| Chỉ còn 01 người đại diện theo pháp luật, vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền | Chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật |
| Không bảo đảm có người đại diện cư trú tại Việt Nam hoặc không ủy quyền đúng quy định | Có thể bị xử phạt từ 20 triệu đồng đến 30 triệu đồng |
Mốc cần nhớ: nếu chỉ còn 01 người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền, doanh nghiệp cần cử người khác thay thế.
II. Xử lý từng trường hợp
1. Khi doanh nghiệp vẫn còn người đại diện cư trú tại Việt Nam
Nếu doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật và vẫn còn ít nhất 01 người cư trú tại Việt Nam, doanh nghiệp đã đáp ứng điều kiện. Không phải tất cả người đại diện đều phải cư trú tại Việt Nam, nhưng doanh nghiệp không nên để rơi vào tình trạng không còn ai cư trú trong nước.
2. Khi chỉ còn 01 người đại diện cư trú tại Việt Nam
Nếu doanh nghiệp chỉ còn lại 01 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam, khi người này xuất cảnh khỏi Việt Nam thì cần ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cũng cư trú tại Việt Nam để thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.
Việc ủy quyền là cần thiết để tránh gián đoạn ký kết hồ sơ, giao dịch và làm việc với cơ quan nhà nước, đặc biệt khi chỉ còn đúng 01 người cư trú trong nước.
3. Khi hết thời hạn ủy quyền hoặc vắng mặt kéo dài
Nếu hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện theo pháp luật vẫn chưa trở lại Việt Nam và cũng chưa có ủy quyền khác, thì người được ủy quyền tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ cho đến khi:
- Người đại diện theo pháp luật trở lại Việt Nam; hoặc
- Doanh nghiệp cử người khác; hoặc
- Người có thẩm quyền cử người khác làm người đại diện theo pháp luật.
Nếu doanh nghiệp chỉ còn 01 người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác, thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị sẽ cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
Cần nhớ: Nếu còn ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam, doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu. Nếu không còn ai, doanh nghiệp vi phạm.
Ví dụ thực tế
Một công ty chỉ có 01 người đại diện theo pháp luật đang cư trú tại Việt Nam. Người này ra nước ngoài và không lập văn bản ủy quyền. Sau hơn 30 ngày vẫn chưa quay lại, doanh nghiệp dễ vướng tình trạng không ký được hồ sơ, hợp đồng hoặc thủ tục với cơ quan nhà nước.
III. Trách nhiệm và rủi ro vi phạm
1. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật
Dù đã ủy quyền, người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nội dung, thời hạn và người nhận ủy quyền để tránh phát sinh tranh chấp nội bộ hoặc rủi ro khi làm việc với bên thứ ba.
2. Mức xử phạt có thể gặp
Hành vi không có người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam hoặc không ủy quyền đúng quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.
| Hành vi | Mức phạt |
|---|---|
| Không có người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam hoặc không ủy quyền đúng quy định | Từ 20 triệu đồng đến 30 triệu đồng |
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, nhưng luôn cần duy trì ít nhất 01 người cư trú tại Việt Nam.
- Người nước ngoài vẫn có thể làm người đại diện theo pháp luật, miễn là doanh nghiệp vẫn đáp ứng yêu cầu về cư trú nêu trên.
- Cơ quan thanh tra thường kiểm tra việc duy trì người đại diện cư trú, đặc biệt khi hồ sơ ký kết và nội bộ có dấu hiệu gián đoạn.
