Khi sáp nhập công ty, quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN của người lao động về nguyên tắc không bị gián đoạn. Đơn vị cũ cần làm hồ sơ báo giảm và nộp đủ số tiền còn thiếu đến thời điểm sáp nhập. Đơn vị nhận sáp nhập làm hồ sơ báo tăng để nối tiếp quá trình tham gia. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ lo thủ tục đăng ký doanh nghiệp mà quên chốt hồ sơ BHXH đúng thời điểm.
I. Bảng tra cứu nhanh khi sáp nhập công ty
| Nội dung | Cách xử lý |
|---|---|
| Đơn vị bị sáp nhập | Lập hồ sơ báo giảm toàn bộ người lao động đang tham gia BHXH, kể cả người đang nghỉ chế độ và các trường hợp theo mã đơn vị chính/mã phụ nếu có. |
| Số tiền còn thiếu | Đóng/chuyển nộp đầy đủ tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN còn thiếu đến thời điểm sáp nhập để quá trình tham gia của người lao động được xác nhận đúng. |
| Đơn vị nhận sáp nhập | Lập hồ sơ báo tăng cho người lao động được chuyển sang kể từ thời điểm đơn vị cũ dừng tham gia. |
| Hồ sơ bổ sung khi đổi thông tin đơn vị | Lập thêm Mẫu TK3-TS, ghi chú mã đơn vị cũ và đính kèm văn bản sáp nhập. |
| Thời hạn thực hiện | Hồ sơ báo giảm nộp trước ngày sáp nhập; hồ sơ báo tăng nộp chậm nhất 2 ngày làm việc sau quyết định sáp nhập. |
| Trường hợp đơn vị cũ chưa báo giảm | Đơn vị mới báo tăng kèm văn bản sáp nhập; hệ thống có thể tự động xử lý giảm tại đơn vị cũ theo hướng dẫn nghiệp vụ hiện hành. |
Mốc thời gian dễ bị quên: báo giảm trước ngày sáp nhập, báo tăng chậm nhất 2 ngày làm việc sau quyết định sáp nhập.
II. Ảnh hưởng đến BHXH của người lao động
Bản chất của việc sáp nhập không làm quan hệ lao động tự động chấm dứt. Công ty nhận sáp nhập kế thừa quyền, lợi ích hợp pháp, nghĩa vụ, các khoản nợ, hợp đồng lao động và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bị sáp nhập. Vì vậy, người lao động tiếp tục tham gia BHXH liên tục và quyền lợi không bị ngắt quãng nếu hồ sơ được xử lý đúng nhịp.
Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng phải chấm dứt toàn bộ hợp đồng lao động rồi ký mới. Thực tế, nếu người lao động tiếp tục làm việc, doanh nghiệp thường ưu tiên sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động thay vì chấm dứt. Nếu việc sáp nhập ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, đơn vị kế tiếp cần thực hiện phương án sử dụng lao động theo quy định.
Ví dụ thực tế
Một công ty bị sáp nhập đã hoàn tất thủ tục doanh nghiệp nhưng chưa báo giảm BHXH cho lao động đang nghỉ thai sản. Khi đơn vị mới báo tăng thiếu nhóm này, dữ liệu tham gia dễ bị vênh. Lỗi này thường xảy ra vì doanh nghiệp chỉ rà soát lao động đang đi làm mà quên người đang nghỉ chế độ.
III. Hồ sơ và biểu mẫu thường dùng
1. Hồ sơ báo giảm và báo tăng
Hồ sơ báo giảm/báo tăng được thực hiện theo quy trình thu của cơ quan BHXH. Danh sách lao động tham gia có thể được ghi nhận theo Mẫu D02-TS; trong thực tế nhiều nơi vẫn chấp nhận Mẫu D02-LT theo quy trình nghiệp vụ hiện hành.
- Nếu chỉ chuyển lao động từ đơn vị cũ sang đơn vị mới: lập hồ sơ báo giảm ở đơn vị cũ và báo tăng ở đơn vị mới.
- Nếu có thay đổi thông tin đơn vị sử dụng lao động: lập thêm TK3-TS.
- Khi kê khai ở đơn vị mới: ghi chú mã đơn vị cũ và đính kèm văn bản sáp nhập.
2. Điểm dễ sai khi nộp hồ sơ
- Bỏ sót người lao động đang nghỉ ốm đau, thai sản hoặc các chế độ khác.
- Chỉ báo tăng mà chưa xử lý nghĩa vụ tiền còn thiếu của đơn vị cũ.
- Không ghi mã đơn vị cũ trên TK3-TS khi có thay đổi thông tin đơn vị.
- Hiểu nhầm việc phần mềm có thể xử lý liên thông là không cần kê khai đủ hồ sơ.
Lưu ý quan trọng
Cơ quan BHXH kiểm tra kỹ thời điểm dừng ở đơn vị cũ và thời điểm tăng ở đơn vị mới có nối tiếp nhau không. Nếu lệch ngày, dữ liệu tham gia của người lao động có thể bị gián đoạn. Khi thanh tra, vấn đề đầu tiên thường được kiểm tra là hồ sơ báo giảm, báo tăng và chứng từ đóng đủ tiền đến ngày sáp nhập.
IV. Chậm làm thủ tục thì rủi ro gì?
Chậm báo tăng lao động có thể bị xử phạt theo khung chung đối với hành vi không lập hồ sơ tham gia BHXH đúng thời hạn. Chậm đóng BHXH còn bị tính lãi và có thể bị xử phạt hành chính theo quy định áp dụng tại thời điểm thực hiện.
| Hành vi | Rủi ro đáng chú ý |
|---|---|
| Chậm báo tăng lao động | Phạt từ 2-4 triệu đồng/người lao động, tối đa 75 triệu đồng đối với cá nhân; hoặc 4-8 triệu đồng/người lao động, tối đa 150 triệu đồng đối với tổ chức. |
| Chậm đóng BHXH | Bị tính lãi 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng từ 01/7/2025 và có thể bị phạt hành chính 12%-15% tổng số tiền phải nộp, tối đa 75 triệu đồng. |
Khi xử lý hồ sơ sáp nhập, nên kiểm tra theo thứ tự: danh sách lao động đầy đủ → số tiền còn thiếu → hồ sơ báo giảm → hồ sơ báo tăng → văn bản sáp nhập đính kèm. Đặc biệt, cần chú ý không bỏ sót người lao động đang nghỉ chế độ và mã đơn vị cũ.
