Nếu doanh nghiệp thanh toán một hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên qua nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau, chứng từ được coi là hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT là bộ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của từng lần chuyển khoản, miễn là đối chiếu được với cùng hóa đơn, hợp đồng hoặc chứng từ mua hàng và chứng minh được dòng tiền từ bên mua sang bên bán. Doanh nghiệp cần lưu ý: dù đã chuyển tiền đầy đủ, nếu hồ sơ không thể hiện được mối liên hệ giữa từng giao dịch và hóa đơn cụ thể thì vẫn có rủi ro khi kiểm tra.
Mốc cần chú ý: Từ ngày 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
I. Bảng tra cứu nhanh chứng từ hợp lệ
| Tình huống | Chứng từ được coi là hợp lệ | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Thanh toán cùng một hóa đơn qua nhiều tài khoản của doanh nghiệp mua | Ủy nhiệm chi, chứng từ chuyển tiền, sao kê ngân hàng hoặc tài liệu ngân hàng thể hiện giao dịch thành công của từng lần chuyển | Tổng tiền các lần chuyển phải khớp với nghĩa vụ thanh toán theo hóa đơn |
| Nhiều lần chuyển khoản cho cùng một hóa đơn | Bộ chứng từ ngân hàng của từng lần thanh toán không dùng tiền mặt | Nội dung chuyển tiền nên thể hiện hoặc đối chiếu được với số hóa đơn, ngày hóa đơn, hợp đồng hoặc đợt thanh toán |
| Ủy quyền thanh toán | Chứng từ thanh toán qua tài khoản theo đúng trường hợp pháp luật cho phép | Phải có căn cứ ủy quyền phù hợp và chứng minh được mối liên hệ với giao dịch mua hàng |
| Nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán | Không được coi là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Khoản này dễ bị truy thu khi kiểm tra hồ sơ khấu trừ |
II. Điều kiện để bộ chứng từ qua nhiều tài khoản vẫn được chấp nhận
1. Mỗi lần chuyển phải có chứng từ ngân hàng riêng
Nếu doanh nghiệp chuyển tiền từ TK1, TK2, TK3… thì từng giao dịch cần có chứng từ riêng như ủy nhiệm chi, chứng từ chuyển tiền, sao kê ngân hàng hoặc tài liệu ngân hàng thể hiện giao dịch thành công. Chứng từ ngân hàng gốc rất quan trọng; chỉ có phiếu nội bộ hoặc bảng đối chiếu công nợ chưa đủ giá trị chứng minh.
2. Tài khoản chuyển tiền phải là tài khoản hợp pháp của bên mua
Các khoản chuyển cần xuất phát từ tài khoản hợp pháp của doanh nghiệp mua, hoặc thuộc trường hợp được pháp luật cho phép ủy quyền thanh toán. Một rủi ro thường gặp là doanh nghiệp dùng tài khoản không chứng minh được quyền sử dụng hoặc thiếu hồ sơ ủy quyền đầy đủ.
3. Nội dung thanh toán phải nối được với hóa đơn
Nội dung trên từng chứng từ thanh toán nên thể hiện hoặc có thể đối chiếu được với hóa đơn, hợp đồng hoặc chứng từ mua hàng cụ thể. Nếu chuyển khoản ghi rõ số hóa đơn, ngày hóa đơn hoặc đợt thanh toán thì hồ sơ sẽ chặt chẽ hơn. Nội dung chuyển tiền quá chung chung có thể gây khó khăn khi ghép chứng từ vào thời điểm thanh tra.
4. Tổng tiền thanh toán phải khớp với nghĩa vụ trên hóa đơn
Dù chia nhỏ nhiều lần hay dùng nhiều tài khoản khác nhau, các khoản thanh toán không dùng tiền mặt vẫn có thể được cộng gộp để xét cho cùng một hóa đơn nếu chứng minh được dòng tiền từ tài khoản bên mua sang tài khoản bên bán và tổng số tiền khớp với nghĩa vụ thanh toán. Hãy đảm bảo không có phần chứng từ nào bị thiếu hoặc không thể hiện được liên hệ với hóa đơn.
Ví dụ thực tế
Một hóa đơn có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên được thanh toán thành 3 lần từ 3 tài khoản ngân hàng khác nhau của cùng doanh nghiệp. Nếu cả 3 lần đều có chứng từ ngân hàng riêng, đều chuyển cho bên bán theo phương thức không dùng tiền mặt, và cộng lại đúng số tiền trên hóa đơn thì vẫn có cơ sở xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
III. Cách xác định ngưỡng 05 triệu đồng để tránh hiểu nhầm
- Ngưỡng 05 triệu đồng được xác định theo giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào đã bao gồm thuế GTGT.
- Không xét riêng từng lần chuyển khoản để tách nhỏ giao dịch nhằm né điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nếu một hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên thì cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT.
- Nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một người bán, mỗi lần dưới 05 triệu đồng nhưng tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, thì việc khấu trừ thuế vẫn gắn với điều kiện có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Điểm dễ nhầm: Không lấy từng lần chuyển khoản dưới 05 triệu đồng để tự suy luận rằng không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
IV. Trường hợp dễ bị loại chứng từ và hồ sơ nên rà soát
- Nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt.
- Chỉ có chứng từ nội bộ mà thiếu xác nhận từ ngân hàng thì rủi ro rất cao.
- Nếu đến thời điểm kê khai khấu trừ chưa có chứng từ thanh toán theo quy định, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện theo cơ chế kê khai, điều chỉnh hiện hành.
- Trường hợp ủy quyền cho người lao động thanh toán qua tài khoản cá nhân chỉ được xem xét khi có quy chế tài chính hoặc căn cứ ủy quyền phù hợp; người lao động thanh toán không dùng tiền mặt và doanh nghiệp hoàn trả cho người lao động cũng bằng hình thức không dùng tiền mặt.
Lưu ý quan trọng
Khi thanh tra, một trong những điểm đầu tiên được xem xét là bộ hồ sơ có đủ chuỗi chứng từ từ hóa đơn – hợp đồng – thanh toán – sao kê ngân hàng hay không. Để rà soát hồ sơ khấu trừ, hãy kiểm tra ba điểm: đủ chứng từ ngân hàng từng lần chuyển, nội dung chuyển khoản có liên hệ với hóa đơn, và tổng tiền thanh toán khớp đúng với công nợ phải trả.
