Để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đối với hóa đơn trên 5 triệu đồng thanh toán qua nhiều tài khoản ngân hàng, cần có hóa đơn hợp pháp và các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phù hợp quy định.
I. Chứng từ hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT
1. Hóa đơn GTGT hợp pháp
- Hóa đơn phải hợp lệ, hợp pháp với đầy đủ các thông tin bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, chi tiết hàng hóa/dịch vụ, tổng giá trị thanh toán, thuế suất và tiền thuế GTGT.
2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Áp dụng cho hóa đơn từ 5 triệu đồng: Điều kiện này chỉ bắt buộc đối với các hóa đơn có tổng giá trị thanh toán (đã bao gồm thuế GTGT) từ 5 triệu đồng trở lên.
- Chứng từ cho mỗi lần chuyển khoản: Mỗi lần chuyển tiền từ các tài khoản khác nhau đều phải có chứng từ riêng (ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng…). Tất cả các tài khoản ngân hàng thực hiện thanh toán phải là tài khoản của doanh nghiệp.
- Thông tin trên chứng từ: Phải thể hiện rõ tên người chuyển, người nhận tiền, số tiền, ngày giao dịch và đặc biệt nội dung phải ghi rõ “Thanh toán cho hóa đơn số [Số hóa đơn], ngày [Ngày hóa đơn]”.
- Khớp tổng số tiền: Tổng số tiền của tất cả các lần chuyển khoản phải khớp đúng với tổng giá trị phải thanh toán trên hóa đơn.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp A thanh toán hóa đơn mua hàng trị giá 30 triệu đồng cho bên B qua 3 tài khoản ngân hàng khác nhau của mình:
- Tài khoản 1: Chuyển 10 triệu đồng (nội dung ghi “Thanh toán cho hóa đơn số XYZ123”).
- Tài khoản 2: Chuyển 15 triệu đồng (nội dung ghi “Thanh toán cho hóa đơn số XYZ123”).
- Tài khoản 3: Chuyển 5 triệu đồng (nội dung ghi “Thanh toán cho hóa đơn số XYZ123”).
Bộ hồ sơ hợp lệ để khấu trừ thuế bao gồm: 01 hóa đơn GTGT trị giá 30 triệu đồng và 03 chứng từ chuyển khoản từ ngân hàng có tổng số tiền khớp đúng 30 triệu đồng.
Lưu ý quan trọng
- Ngưỡng 5 triệu đồng: Ngưỡng này được tính trên tổng giá trị thanh toán của hóa đơn, không tính trên từng lần chuyển tiền. Hóa đơn dưới 5 triệu đồng không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Thời hạn thanh toán: Các chứng từ chuyển khoản phải được lập trước thời điểm doanh nghiệp nộp tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn đó.
- Điều chỉnh nếu thiếu chứng từ: Nếu không có chứng từ thanh toán hợp lệ, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
- Lưu trữ chứng từ: Toàn bộ hóa đơn, chứng từ thanh toán (bản gốc hoặc bản điện tử hợp lệ) phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định.
