Có. Khi doanh nghiệp xuất hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng nhân viên hoặc trả thay lương cho người lao động, trường hợp này thuộc diện lập hóa đơn. Nhiều doanh nghiệp dễ nhầm lẫn giữa quy định về chi phúc lợi của thuế TNDN và nghĩa vụ lập hóa đơn, kê khai thuế GTGT đầu ra, dẫn đến sai sót ngay từ khâu xuất quà.
Khi tặng quà Tết, quà lễ cho nhiều nhân viên trong cùng đợt, cần nhìn đúng bản chất: đây là hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, không phải hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất. Do đó, nhiều doanh nghiệp thường sai ở đoạn này nếu nghĩ chỉ cần hạch toán phúc lợi là đủ.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Nội dung | Cách xử lý |
|---|---|
| Tặng quà Tết, quà lễ cho nhân viên | Có lập hóa đơn |
| Nếu kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ | Lập hóa đơn GTGT như bán hàng thông thường, ghi đầy đủ chỉ tiêu và kê khai thuế GTGT đầu ra |
| Giá tính thuế GTGT | Là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm biếu, tặng, cho |
| Thời điểm lập hóa đơn | Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho người nhận |
| Tặng cho nhiều nhân viên cùng đợt | Có thể lập 01 hóa đơn tổng giá trị kèm danh sách hoặc bảng kê chi tiết người nhận |
| Chi phúc lợi trong giới hạn 01 tháng lương bình quân năm | Chỉ liên quan đến chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, không làm thay đổi nghĩa vụ lập hóa đơn VAT |
Lưu ý: giới hạn 01 tháng lương bình quân năm chỉ dùng để xem xét chi phí phúc lợi khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, không phải căn cứ để bỏ qua hóa đơn VAT.
II. Cách hiểu đúng để tránh làm sai
1. Vì sao vẫn phải lập hóa đơn?
Bản chất của nghiệp vụ này là doanh nghiệp đưa hàng hóa, dịch vụ ra khỏi hoạt động kinh doanh để cho, biếu, tặng nhân viên. Đây là nghiệp vụ dễ bị bỏ sót đầu ra thuế GTGT, do đó cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ. Ngoại lệ thường được nhắc đến là hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, nhưng quà Tết, quà lễ tặng nhân viên không nằm trong nhóm đó.
2. Chi phúc lợi có làm thay đổi nghĩa vụ hóa đơn không?
Không nên hiểu như vậy. Nếu quà tặng cho nhân viên được xem là khoản chi phúc lợi và nằm trong giới hạn 01 tháng lương bình quân năm, điều này chỉ ảnh hưởng đến việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Phần này hay bị nhầm khi doanh nghiệp lấy tiêu chí của thuế TNDN để áp dụng cho VAT.
Nói ngắn gọn: được tính chi phí hay không là một câu chuyện; có phải lập hóa đơn và kê khai GTGT đầu ra hay không là câu chuyện khác.
III. Cách lập hóa đơn và giá tính thuế
1. Giá tính thuế GTGT xác định thế nào?
Khi dùng hàng hóa, dịch vụ để biếu, tặng, cho nhân viên, giá tính thuế GTGT là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu, tặng, cho. Một lỗi phổ biến là lấy giá mua vào làm giá tính thuế trong mọi trường hợp.
2. Hóa đơn cần ghi gì?
Hóa đơn vẫn cần có đầy đủ nội dung bắt buộc như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế. Có thể ghi chú theo hướng hàng cho, biếu, tặng không thu tiền hoặc diễn đạt tương tự để hồ sơ rõ bản chất nghiệp vụ.
3. Tặng nhiều nhân viên trong cùng đợt xử lý ra sao?
Nếu tặng quà cho nhiều nhân viên trong cùng một đợt, doanh nghiệp có thể lập 01 hóa đơn tổng giá trị kèm danh sách hoặc bảng kê chi tiết người nhận. Một sai sót thường gặp là doanh nghiệp chỉ lưu danh sách tổng hợp, không tách rõ các thông tin chi tiết như tên hàng, số lượng, đơn giá, giá trị và họ tên người nhận.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp xuất quà Tết cho nhiều nhân viên trong cùng ngày. Cách làm gọn hồ sơ là lập 01 hóa đơn cho toàn bộ đợt tặng quà và kèm bảng kê chi tiết từng người nhận. Danh sách này nên thể hiện tách bạch tên hàng, số lượng, đơn giá, giá trị, họ tên người nhận để khi kiểm tra còn đối chiếu được ngay.
IV. Thuế đầu vào và hồ sơ cần giữ
1. Thuế GTGT đầu vào có được khấu trừ không?
Có thể được khấu trừ nếu hàng hóa, dịch vụ mua để tặng nhân viên đáp ứng điều kiện phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Khi thanh tra, hồ sơ mua vào thường được kiểm tra trước về chứng từ và mối liên hệ với hoạt động kinh doanh chịu thuế.
2. Chi phí thuế TNDN cần hiểu thế nào?
Khoản chi quà tặng cho nhân viên thường được xem xét theo nhóm chi phúc lợi. Nếu có đủ hồ sơ, chứng từ và nằm trong giới hạn pháp luật cho phép thì được tính vào chi phí được trừ trong phạm vi tương ứng. Cần lưu ý: việc khoản chi có được trừ hay không không làm thay đổi nghĩa vụ lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT đầu ra đối với hàng biếu, tặng.
Lưu ý quan trọng
- Đừng nhầm giữa chi phúc lợi TNDN và nghĩa vụ hóa đơn VAT.
- Đừng tự động lấy giá mua vào làm giá tính thuế GTGT nếu chưa đối chiếu với giá hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
- Nếu lập 01 hóa đơn tổng, nên lưu kèm danh sách chi tiết người nhận để tránh thiếu căn cứ giải trình.
