Sổ sách kế toán hiện nay có thể được lưu trên phương tiện điện tử, và sau khi khóa sổ thì nhiều đơn vị có thể không cần in ra giấy để lưu trữ, nếu lựa chọn hình thức lưu điện tử và vẫn bảo đảm an toàn dữ liệu, bảo mật thông tin, tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn hiểu nhầm rằng chỉ cần có sổ trên phần mềm là đủ. Trên thực tế, khi thanh tra, cơ quan chức năng thường yêu cầu khả năng trích xuất, tra cứu và cung cấp hồ sơ ngay lập tức.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách lưu sổ kế toán | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Đơn vị kế toán thông thường | Có thể lưu điện tử thay cho in giấy | Phải bảo đảm an toàn dữ liệu, bảo mật thông tin, tra cứu được trong thời hạn lưu trữ |
| Chứng từ kế toán và sổ kế toán trước khi đưa vào lưu trữ | Về nguyên tắc được in ra giấy | Nếu chọn lưu trên phương tiện điện tử thì có thể không in ra giấy để lưu trữ |
| Đơn vị thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước, trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp | Không lưu hoàn toàn điện tử đối với sổ kế toán tổng hợp | Vẫn cần in sổ kế toán tổng hợp ra giấy, ký xác nhận, đóng dấu nếu có để lưu trữ |
| Khi kiểm tra, thanh tra, kiểm toán | Phải xuất trình/cung cấp được dữ liệu | Trong thực tế, việc in ra giấy để phục vụ cung cấp hồ sơ là cách làm phù hợp |
Mấu chốt không nằm ở việc có in giấy hay không, mà nằm ở việc dữ liệu kế toán có được lưu đúng cách, tra cứu được và xuất trình được khi cần hay không.
II. Khi nào được lưu file điện tử thay cho in giấy?
Đơn vị kế toán được ghi sổ bằng phương tiện điện tử. Sau khi khóa sổ, nếu đơn vị chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử thì có thể không in sổ ra giấy để lưu. Một điểm dễ gây hiểu lầm là: không có nghĩa là mọi hồ sơ điện tử đều tự động hợp lệ. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra kỹ khả năng bảo quản và truy xuất dữ liệu, nhất là khi hồ sơ đã lưu nhiều năm.
- An toàn dữ liệu: dữ liệu không bị mất, hỏng, sai lệch trong thời gian lưu trữ.
- Bảo mật thông tin: kiểm soát được việc truy cập, chỉnh sửa, sao chép.
- Tra cứu được trong thời hạn lưu trữ: khi cần có thể tìm lại, đọc được, xuất được dữ liệu.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán là người quyết định hình thức lưu trữ tài liệu kế toán. Nếu đã chọn lưu điện tử, cần rà soát ngay quy trình sao lưu, phân quyền, cách xuất file và nơi lưu dữ liệu. Đây là bước dễ bị xem nhẹ nhưng lại quan trọng.
III. Trường hợp nào vẫn cần in sổ kế toán ra giấy?
1. Đơn vị có quy định riêng trong lĩnh vực kế toán nhà nước
Một số đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước có cách áp dụng riêng. Nếu là đơn vị trong lĩnh vực này, trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp, và chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn cần:
- In sổ kế toán tổng hợp ra giấy;
- Ký xác nhận;
- Đóng dấu nếu có để lưu trữ theo quy định.
Nói cách khác, nhóm này không lưu hoàn toàn điện tử đối với sổ kế toán tổng hợp. Cần lưu ý không áp dụng chung một quy trình lưu trữ cho mọi loại hình đơn vị.
2. Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra hồ sơ
Quy định hiện hành không đi theo hướng buộc mọi đơn vị phải in định kỳ toàn bộ sổ kế toán ra giấy. Tuy nhiên, khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra hoặc kiểm toán, đơn vị cần xuất trình hoặc cung cấp được dữ liệu. Trong thực tế, việc in ra giấy để phục vụ đối chiếu, ký nhận hoặc nộp hồ sơ là yêu cầu rất thường gặp.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp lưu toàn bộ sổ kế toán trên phần mềm và không in giấy định kỳ. Khi đoàn kiểm tra yêu cầu đối chiếu sổ tổng hợp, sổ chi tiết và tài liệu dùng trực tiếp để lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp vẫn đáp ứng được do xuất được file và in ngay theo từng đầu việc. Cách lưu như vậy nhìn chung phù hợp hơn việc chỉ có file rời nhưng không tìm được đúng dữ liệu cần dùng.
IV. Thời hạn lưu trữ và điểm cần rà soát
Việc lưu điện tử không làm rút ngắn thời hạn lưu trữ. Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua điểm này khi chuyển từ hồ sơ giấy sang hồ sơ số.
| Loại tài liệu | Thời hạn lưu trữ tối thiểu |
|---|---|
| Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và tài liệu kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ, lập báo cáo tài chính | 10 năm |
| Một số tài liệu kế toán khác theo phân loại của pháp luật về lưu trữ tài liệu kế toán | 5 năm |
Lưu ý quan trọng
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng có thể chọn lưu bằng giấy hoặc phương tiện điện tử theo hướng dẫn chuyên ngành.
- Nếu lưu điện tử, nên kiểm tra trước khả năng tra cứu trong toàn bộ thời hạn 5 năm hoặc 10 năm tùy từng loại tài liệu.
- Khi khóa sổ xong, cần bảo đảm dữ liệu lưu trữ không bị chỉnh sửa tùy tiện. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác khi đối chiếu chứng từ và sổ sách.
Khi tổ chức lại hồ sơ kế toán, cách an toàn là phân loại rõ tài liệu lưu 5 năm và tài liệu lưu 10 năm, đồng thời kiểm tra lại việc sao lưu và khả năng xuất trình. Rủi ro thường gặp không nằm ở chỗ thiếu bản in, mà ở chỗ có file nhưng đến lúc cần thì không mở được, không truy xuất được hoặc không chứng minh được tính toàn vẹn của dữ liệu.
