Việc điều chỉnh giá trị hợp đồng khi phát hiện sai lệch thuế giá trị gia tăng (VAT/GTGT) cần tuân thủ đúng trình tự, đảm bảo phù hợp quy định pháp luật và tránh các rủi ro thuế cho cả người bán và người mua.
I. Quy trình điều chỉnh hợp đồng khi phát hiện sai lệch VAT
1. Thỏa thuận và lập văn bản điều chỉnh
- Người bán và người mua (nếu là tổ chức/doanh nghiệp) phải lập biên bản thỏa thuận ghi rõ:
- Nội dung sai lệch như sai mã số thuế, thuế suất, số tiền thuế, mô tả hàng hóa, dịch vụ.
- Nguyên nhân và phương án điều chỉnh.
- Biên bản này phải được lập trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh và lưu cùng hóa đơn gốc.
- Lưu ý: Từ 01/06/2025, việc lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh là bắt buộc đối với bên mua là tổ chức, doanh nghiệp hoặc hộ/kỳ kinh doanh.
2. Xuất hóa đơn điều chỉnh
- Trên hóa đơn cần ghi rõ:
- Dòng chữ “Hóa đơn điều chỉnh”.
- Tham chiếu số, ký hiệu và ngày của hóa đơn gốc đã lập sai.
- Khai báo giá trị điều chỉnh (giá trị điều chỉnh ghi âm nếu là giảm) và thuế GTGT tương ứng.
- Ví dụ: Điều chỉnh sai lệch giảm thuế suất VAT từ 10% xuống đúng là 8%.
3. Ký số và chuyển hóa đơn điều chỉnh
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Ký số và gửi trực tiếp cho người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử có mã: Gửi cơ quan thuế cấp mã mới trước khi chuyển cho người mua.
4. Kê khai thuế bổ sung
- Người bán và người mua đều kê khai bổ sung vào kỳ thuế phát sinh hóa đơn gốc, không phải kỳ của thời điểm điều chỉnh.
- Điều chỉnh cả doanh thu bán, mua và thuế GTGT đầu ra, đầu vào.
Ví dụ thực tế
- Hóa đơn gốc ngày 20/06/2025 ghi sai thuế suất 10% (đúng là 8%).
- Biên bản thỏa thuận lập ngày 25/06/2025, mô tả sai lệch.
- Hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ “Điều chỉnh giảm thuế suất 2% cho hóa đơn số AB/2025” với giá trị điều chỉnh ghi âm.
- Kê khai thuế: Bổ sung số liệu điều chỉnh vào tờ khai tháng 6/2025.
Lưu ý quan trọng
- Phạm vi điều chỉnh: Chỉ dành cho sai lệch liên quan đến thuế GTGT như mã số thuế, thuế suất, tiền thuế, mô tả hàng hóa/dịch vụ, không điều chỉnh toàn bộ giá trị hợp đồng.
- Thời hạn thực hiện: Hoàn thành trước hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ phát sinh hóa đơn gốc có sai sót.
- Hồ sơ lưu trữ: Biên bản điều chỉnh, hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh phải lưu ít nhất 10 năm.
- Trường hợp đặc biệt: Trường hợp điều chỉnh do thay đổi thuế suất theo chính sách Nhà nước, cần lập phụ lục hợp đồng có chữ ký hai bên để làm căn cứ pháp lý.
