Có, nhưng không phải mọi khoản phụ cấp đều được tính vào căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Các khoản phụ cấp mang tính bù đắp, được thỏa thuận rõ và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ lương mới được tính. Ngược lại, các khoản phụ cấp hoặc hỗ trợ phụ thuộc vào năng suất, kết quả công việc, quá trình làm việc hoặc mang tính phúc lợi riêng thì thường không tính.
Doanh nghiệp thường gặp sai sót khi đặt tên khoản chi là “phụ cấp” nhưng bản chất lại là thưởng, hỗ trợ hoặc phúc lợi. Thuận Thiên khuyên bạn nên nhìn vào bản chất khoản chi, cách ghi trên hợp đồng lao động và tính ổn định khi chi trả, thay vì chỉ nhìn tên gọi.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Loại khoản chi | Có tính vào căn cứ đóng BHXH | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Phụ cấp bù đắp điều kiện lao động | Có thể tính | Nếu mức lương chính chưa tính đủ và khoản này được trả thường xuyên, ổn định thì được tính. |
| Phụ cấp bù đắp tính chất phức tạp công việc | Có thể tính | Cần được thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc chế độ lương tương ứng. |
| Phụ cấp bù đắp điều kiện sinh hoạt | Có thể tính | Phần này hay bị bỏ sót khi doanh nghiệp trả cố định hàng tháng nhưng không đưa vào căn cứ đóng. |
| Phụ cấp bù đắp mức độ thu hút lao động | Có thể tính | Chỉ phù hợp khi trả đều, ổn định theo kỳ lương. |
| Phụ cấp theo năng suất lao động | Thường không tính | Nếu biến động theo kết quả làm việc thì không xem là khoản đóng BHXH bắt buộc. |
| Phụ cấp theo quá trình làm việc hoặc chất lượng công việc | Thường không tính | Đây là điểm dễ bị truy thu hoặc điều chỉnh sai khi báo tăng, báo giảm. |
| Khoản hỗ trợ, phúc lợi ghi riêng | Thường không tính | Nếu không phải tiền lương trả thường xuyên, ổn định thì không tính vào căn cứ đóng. |
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
II. Những khoản phụ cấp thường được tính đóng BHXH
Bản chất của nhóm này là khoản bù đắp cho yếu tố công việc hoặc điều kiện làm việc mà lương chính chưa phản ánh đủ. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là khoản đó có ghi trong hợp đồng lao động, quy chế lương hay không và có trả đều qua các kỳ lương hay không.
1. Các trường hợp thường thuộc diện tính
- Phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động mà Mức lương theo công việc hoặc chức danh chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ.
- Phụ cấp lương để bù đắp tính chất phức tạp công việc mà mức lương theo công việc hoặc chức danh chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ.
- Phụ cấp lương để bù đắp điều kiện sinh hoạt mà mức lương theo công việc hoặc chức danh chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ.
- Phụ cấp lương để bù đắp mức độ thu hút lao động mà mức lương theo công việc hoặc chức danh chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ.
2. Ví dụ các khoản hay gặp
- Phụ cấp chức vụ, chức danh.
- Phụ cấp trách nhiệm.
- Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
- Phụ cấp thâm niên.
- Phụ cấp khu vực.
- Phụ cấp lưu động.
- Phụ cấp thu hút.
Với nhóm đối tượng thực hiện chế độ tiền lương theo khu vực nhà nước, các khoản như phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề thuộc thành phần tiền lương làm căn cứ đóng theo quy định tương ứng.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp trả phụ cấp trách nhiệm cố định hàng tháng cho trưởng nhóm, ghi rõ trong hợp đồng lao động và bảng lương. Trường hợp này thường được xác định là khoản tính vào căn cứ đóng BHXH. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chi đều hàng tháng nhưng lại tách riêng sang mục hỗ trợ để không đưa vào lương đóng BHXH thì dễ bị truy thu.
III. Những khoản phụ cấp, hỗ trợ, phúc lợi thường không tính đóng BHXH
Không phải cứ có tên “phụ cấp” là được đưa vào căn cứ đóng. Cần phân biệt rõ giữa phụ cấp mang tính tiền lương với khoản hỗ trợ, phúc lợi hoặc thưởng biến động.
1. Các khoản không tính phổ biến
- Khoản phụ cấp lương phụ thuộc vào hoặc biến động theo năng suất lao động.
- Khoản phụ cấp lương phụ thuộc vào hoặc biến động theo quá trình làm việc.
- Khoản phụ cấp lương phụ thuộc vào hoặc biến động theo chất lượng thực hiện công việc.
- Các chế độ, phúc lợi khác ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước, quy chế riêng, nếu không phải là tiền lương trả thường xuyên, ổn định.
2. Ví dụ dễ nhầm khi kê khai
- Tiền ăn giữa ca.
- Hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở.
- Hỗ trợ giữ trẻ, nuôi con nhỏ.
- Trợ cấp khó khăn.
- Hỗ trợ hiếu hỷ.
- Thưởng sáng kiến.
- Thưởng chuyên cần mang tính biến động.
- Thưởng hiệu quả công việc.
- Các khoản thưởng hoặc phúc lợi tương tự.
Nếu khoản chi được trả theo kết quả công việc hoặc theo điều kiện “nếu có” thì không xem là khoản đóng BHXH bắt buộc. Nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm khi cộng cả khoản thưởng hiệu suất vào tiền lương đóng bảo hiểm.
Lưu ý quan trọng
Cùng là phụ cấp trách nhiệm, nếu trả cố định hàng tháng và ghi rõ trong hồ sơ lao động thì cách xử lý sẽ khác với khoản trả theo đánh giá hiệu quả từng tháng. Tên gọi giống nhau nhưng bản chất khác nhau thì cách tính đóng cũng khác.
IV. Mức sàn, mức trần và lỗi hay gặp khi xác định căn cứ đóng
1. Mức sàn và mức trần
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất bằng mức tham chiếu tại thời điểm đóng.
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng.
Khi áp dụng theo luật hiện hành có hiệu lực từ 01/7/2025, ưu tiên khái niệm mức tham chiếu.
2. Các lỗi phổ biến nên rà soát
- Không ghi rõ phụ cấp trong hợp đồng lao động hoặc quy chế lương.
- Tách phụ cấp cố định thành phúc lợi để không đưa vào căn cứ đóng.
- Đưa phụ cấp biến động theo năng suất vào căn cứ đóng.
- Không thống nhất giữa bảng lương, hợp đồng lao động và hồ sơ báo BHXH.
Nếu doanh nghiệp sửa bảng lương nhưng không sửa hợp đồng hoặc quy chế chi trả, hồ sơ sẽ không nhất quán. Rủi ro thường là truy thu, điều chỉnh lại mức đóng và giải trình với cơ quan BHXH.
Lưu ý quan trọng
Để hạn chế sai sót, hãy kiểm tra lại 3 điểm: tên khoản chi, điều kiện hưởng và tính ổn định khi trả lương. Nếu cần rà soát hồ sơ thực tế, Thuận Thiên thường đối chiếu đồng thời hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế lương thưởng và hồ sơ báo BHXH để tránh lệch dữ liệu.
