Khi doanh nghiệp chỉ còn 01 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam và người này xuất cảnh, người đó cần ủy quyền bằng văn bản cho một cá nhân khác cư trú tại Việt Nam để thực hiện quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng chỉ cần giấy giới thiệu nội bộ, nhưng hồ sơ thường bị yêu cầu bổ sung tại phần văn bản ủy quyền và thời hạn.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách xử lý |
|---|---|
| Doanh nghiệp chỉ còn 01 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam và người này xuất cảnh | Ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật |
| Doanh nghiệp có từ 02 người đại diện theo pháp luật trở lên và vẫn còn ít nhất 01 người cư trú tại Việt Nam | Không phát sinh yêu cầu phải ủy quyền do một người đi nước ngoài |
| Hết thời hạn ủy quyền nhưng người đại diện chưa trở lại Việt Nam | Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện theo từng loại hình doanh nghiệp cho đến khi có người quay lại hoặc có quyết định cử người khác |
| Doanh nghiệp chỉ có 01 người đại diện theo pháp luật, vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền | Chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật |
| Vi phạm không có người đại diện cư trú tại Việt Nam hoặc không ủy quyền đúng | Phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với tổ chức; cá nhân bằng 1/2 mức phạt của tổ chức |
Mốc cần nhớ: nếu không có thỏa thuận về thời hạn ủy quyền và pháp luật không có quy định khác, hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm.
II. Cần ủy quyền trong trường hợp nào?
Bản chất của quy định này là doanh nghiệp phải duy trì ít nhất 01 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Không phải cứ đi nước ngoài dài ngày là đương nhiên phát sinh thủ tục ủy quyền. Doanh nghiệp thường nhầm ở chỗ xác định sai số lượng người đại diện và tình trạng cư trú thực tế tại Việt Nam.
- Trường hợp cần ủy quyền: doanh nghiệp chỉ còn 01 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam, và người này xuất cảnh khỏi Việt Nam.
- Trường hợp thường không phát sinh nghĩa vụ ủy quyền chỉ vì đi nước ngoài: doanh nghiệp có từ 02 người đại diện theo pháp luật trở lên và vẫn còn ít nhất 01 người cư trú tại Việt Nam.
- Dù đã ủy quyền: người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
Ví dụ thực tế
Một công ty chỉ có 01 người đại diện theo pháp luật duy nhất đi nước ngoài dài hạn nhưng không lập văn bản ủy quyền, hoặc văn bản đã hết hạn mà không gia hạn. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm. Rủi ro không chỉ là bị xử phạt mà còn vướng mắc khi giao dịch với ngân hàng, đối tác hoặc cơ quan nhà nước.
III. Văn bản ủy quyền cần thể hiện gì?
1. Hình thức ủy quyền
- Việc ủy quyền được lập bằng văn bản.
- Người được ủy quyền là cá nhân cư trú tại Việt Nam.
- Pháp luật doanh nghiệp không ấn định thời hạn cố định cho mọi trường hợp.
- Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không quy định, hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm.
2. Nội dung nên có
- Thông tin bên ủy quyền.
- Thông tin bên được ủy quyền.
- Phạm vi quyền và nghĩa vụ được giao.
- Thời hạn ủy quyền.
- Thời điểm có hiệu lực.
- Chữ ký của các bên.
3. Công chứng, chứng thực và giấy tờ lập ở nước ngoài
- Không có quy định bắt buộc công chứng hoặc chứng thực riêng cho mọi văn bản ủy quyền trong trường hợp này.
- Trong thực tế, vẫn có nơi yêu cầu công chứng hoặc chứng thực tùy mục đích sử dụng với ngân hàng, cơ quan nhà nước hoặc đối tác.
- Nếu văn bản được lập, ký ở nước ngoài thì việc công chứng, chứng nhận, chứng thực và sử dụng tại Việt Nam cần tuân theo quy định về dân sự, công chứng và chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự tương ứng.
Lưu ý: doanh nghiệp thường ủy quyền cho người không cư trú tại Việt Nam, không ghi rõ phạm vi công việc, hoặc bỏ trống thời hạn. Khi rà soát hồ sơ, các lỗi này thường được phát hiện và khiến văn bản khó áp dụng ngay khi phát sinh giao dịch thực tế.
IV. Nếu hết hạn ủy quyền hoặc không ủy quyền thì xử lý ra sao?
1. Hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện chưa trở lại Việt Nam
- Đối với doanh nghiệp tư nhân: người được ủy quyền tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật cho đến khi người đại diện theo pháp luật trở lại làm việc tại doanh nghiệp.
- Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh: người được ủy quyền tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ cho đến khi người đại diện theo pháp luật trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật.
2. Chỉ có một người đại diện theo pháp luật mà vắng mặt quá 30 ngày không ủy quyền
- Nếu doanh nghiệp chỉ có 01 người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền, thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
- Quy tắc này cũng áp dụng khi người đại diện theo pháp luật chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc hoặc cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức làm chủ hành vi, hoặc bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề, làm công việc nhất định.
3. Mức phạt cần lưu ý
Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với tổ chức vi phạm hành vi không có người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam, hoặc không ủy quyền bằng văn bản, hoặc ủy quyền bằng văn bản đã hết hạn nhưng không gia hạn khi người đại diện theo pháp luật duy nhất của doanh nghiệp xuất cảnh khỏi Việt Nam. Mức phạt đối với cá nhân bằng 1/2 mức phạt tổ chức.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp có một người đại diện duy nhất xuất cảnh dài hạn, văn bản ủy quyền hết hiệu lực nhưng không gia hạn. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là: tại thời điểm người đại diện vắng mặt, doanh nghiệp có còn người cư trú tại Việt Nam để ký, làm việc và chịu trách nhiệm không? Nếu kiểm tra sớm phần này, rủi ro xử phạt và ách tắc hồ sơ sẽ giảm đáng kể.
