Việc người bán trên sàn thương mại điện tử (TMĐT) có bắt buộc phải tự lập hóa đơn điện tử hay không phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, mức doanh thu và lĩnh vực hoạt động. Dưới đây là phân tích chi tiết các trường hợp cụ thể:
I. Nghĩa vụ xuất hóa đơn
- Tất cả các tổ chức, doanh nghiệp, hộ/cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ qua sàn TMĐT đều có nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử cho từng giao dịch bán hàng phát sinh, bất kể giá trị đơn hàng lớn hay nhỏ.
- Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
II. Trường hợp bắt buộc tự xuất hóa đơn
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:
- Nếu có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
- Quy định này áp dụng cho cả bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (như trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí…).
Doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy), dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
Nhà cung cấp nước ngoài:
- Nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có hoạt động TMĐT, nền tảng số hoặc dịch vụ xuyên biên giới có thể đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử.
III. Trường hợp không bắt buộc tự xuất hóa đơn
Hộ/cá nhân kinh doanh: Có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Tuy nhiên, vẫn phải lập hóa đơn điện tử khi khách hàng yêu cầu hoặc theo quy định chung về hóa đơn.
Doanh nghiệp: Không thuộc các lĩnh vực bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng thì không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, nhưng vẫn phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định chung.
Ví dụ thực tế
Một cửa hàng thời trang online doanh thu 1,2 tỷ đồng/năm bán qua Shopee phải tự xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế cho khách hàng .
Lưu ý quan trọng
- Từ 01/6/2025, hóa đơn điện tử phải tuân thủ định dạng chuẩn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Người bán cần xác định chính xác doanh thu và lĩnh vực kinh doanh để tránh vi phạm quy định.
- Hộ/cá nhân kinh doanh được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử thay mình theo quy định mới
