Từ thời điểm áp dụng quy định mới, giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn từng hóa đơn riêng lẻ mà bỏ qua trường hợp mua nhiều lần trong cùng ngày với cùng nhà cung cấp.
Mốc cần nhớ: từ 01/07/2025, ngưỡng áp dụng là 05 triệu đồng trở lên, tính theo giá đã bao gồm thuế GTGT.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Tình huống | Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào |
|---|---|
| Mua 1 lần dưới 05 triệu đồng | Thông thường không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| Mua 1 lần từ 05 triệu đồng trở lên | Cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| Mua nhiều lần trong cùng ngày, cùng người bán, mỗi lần dưới 05 triệu nhưng tổng từ 05 triệu đồng trở lên | Chỉ được khấu trừ nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| Nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản bên bán | Không được xem là thanh toán không dùng tiền mặt |
| Mua trả chậm, trả góp từ 05 triệu đồng trở lên | Được kê khai khấu trừ trước trên cơ sở hồ sơ hợp lệ; đến hạn thanh toán nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì cần điều chỉnh giảm phần đã khấu trừ tương ứng |
II. Cách xác định ngưỡng 05 triệu đồng để tránh hiểu nhầm
1. Tính theo từng lần mua và theo tổng mua trong ngày
Quy định này nhằm kiểm soát dòng tiền đối với các giao dịch đạt ngưỡng. Cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ trường hợp chia nhỏ giao dịch để mỗi hóa đơn dưới 05 triệu đồng rồi thanh toán tiền mặt.
- Từng lần mua từ 05 triệu đồng trở lên: cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Từng lần mua dưới 05 triệu đồng: thường chưa bị ràng buộc điều kiện này.
- Mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người nộp thuế, nếu tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên: vẫn xét theo ngưỡng 05 triệu đồng và cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
2. Giá trị dùng để xét ngưỡng là giá đã có thuế GTGT
Quy định xác định theo giá đã bao gồm thuế GTGT, không phải giá chưa thuế. Doanh nghiệp cần lưu ý để tránh sai sót.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp A mua hàng của nhà cung cấp X trong cùng ngày, gồm 03 hóa đơn, mỗi hóa đơn 02 triệu đồng, tổng cộng 06 triệu đồng. Nếu thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt thì phần thuế GTGT đầu vào của cả 03 hóa đơn này sẽ không đủ điều kiện khấu trừ. Nếu thanh toán chuyển khoản hoặc theo hình thức phù hợp quy định, doanh nghiệp mới có cơ sở khấu trừ.
III. Một số trường hợp hay bị vướng khi kê khai
1. Trả chậm, trả góp
Với hàng hóa, dịch vụ mua theo hình thức trả chậm hoặc trả góp có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp vẫn có thể kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào dựa trên hóa đơn, hợp đồng bằng văn bản và hồ sơ liên quan, kể cả khi chưa đến thời điểm thanh toán. Tuy nhiên, khi đến hạn thanh toán theo hợp đồng mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ tương ứng.
2. Nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán
Lưu ý: Nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt. Vì vậy, nếu giao dịch thuộc ngưỡng phải đáp ứng điều kiện này thì cách thanh toán đó không hợp thức hóa điều kiện khấu trừ.
3. Các trường hợp đặc thù
Một số tình huống như bù trừ công nợ, thanh toán ủy quyền, vay mượn, trả thay, quà biếu tặng, trả chậm, trả góp có hướng dẫn riêng. Việc khấu trừ phụ thuộc vào hồ sơ, chứng từ và điều kiện cụ thể của từng trường hợp.
IV. Hậu quả nếu thanh toán sai và điểm cần kiểm tra hồ sơ
Nếu giao dịch thuộc ngưỡng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nhưng không đáp ứng đúng điều kiện, hậu quả là không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng. Nếu đã kê khai khấu trừ trước đó thì cần điều chỉnh giảm theo quy định. Ngoài ra, với khoản chi liên quan, quy tắc ngưỡng 05 triệu đồng cũng áp dụng tương tự khi xem xét chi phí được trừ cho thuế thu nhập doanh nghiệp.
Khi thanh tra, hồ sơ thanh toán sẽ được đối chiếu với hóa đơn, hợp đồng và thời điểm đến hạn. Nếu khai sai dẫn đến thiếu thuế, doanh nghiệp có thể bị xử phạt 20% số thuế thiếu, tiền chậm nộp và các mức phạt hóa đơn liên quan; trường hợp chia nhỏ hóa đơn còn bị xử phạt về hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm từ 4 đến 8 triệu đồng.
Lưu ý quan trọng
- Ngưỡng xét điều kiện là 05 triệu đồng trở lên, tính theo giá đã gồm thuế GTGT.
- Phải kiểm tra cả trường hợp mua nhiều lần trong cùng ngày, cùng nhà cung cấp.
- Nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán không được xem là thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nếu mua trả chậm, trả góp, đến hạn mà thiếu chứng từ thanh toán phù hợp thì cần điều chỉnh giảm khấu trừ.
Nếu bạn đang rà soát chứng từ trước khi kê khai hoặc quyết toán, hãy kiểm tra nhanh 4 điểm: giá trị đã gồm thuế, tổng giao dịch cùng ngày, hình thức thanh toán thực tế, thời điểm thanh toán theo hợp đồng. Chỉ cần lệch một trong các điểm này là sẽ không được khấu trừ phần thuế tương ứng.
